Europaparlamentet fattar detta beslut

–  med beaktande av Europeiska unionens allmänna budget för budgetåret 2018(1),

–  med beaktande av Europeiska unionens konsoliderade årsredovisning för budgetåret 2018 (COM(2019)0316 – C9‑0057/2019)(2),

–  med beaktande av Europeiska ombudsmannens årsrapport till den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om de internrevisioner som genomförts under 2018,

–  med beaktande av revisionsrättens årsrapport om genomförandet av budgeten för budgetåret 2018, med institutionernas svar(3),

–  med beaktande av förklaringen om räkenskapernas tillförlitlighet och de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet(4), som avgetts av revisionsrätten för budgetåret 2018 i enlighet med artikel 287 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt,

–  med beaktande av artikel 314.10 och artiklarna 317, 318 och 319 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt,

–  med beaktande av Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 av den 25 oktober 2012 om finansiella regler för unionens allmänna budget och om upphävande av rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002(5), särskilt artiklarna 55, 99, 164, 165 och 166,

–  med beaktande av Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) 2018/1046 av den 18 juli 2018 om finansiella regler för unionens allmänna budget, om ändring av förordningarna (EU) nr 1296/2013, (EU) nr 1301/2013, (EU) nr 1303/2013, (EU) nr 1304/2013, (EU) nr 1309/2013, (EU) nr 1316/2013, (EU) nr 223/2014, (EU) nr 283/2014 och beslut nr 541/2014/EU samt om upphävande av förordning (EU, Euratom) nr 966/2012(6), särskilt artiklarna 59, 118, 260, 261 och 262,

–  med beaktande av artikel 100 och bilaga V i arbetsordningen,

–  med beaktande av betänkandet från budgetkontrollutskottet (A9-0028/2020).

1.  Europaparlamentet beviljar Europeiska ombudsmannen ansvarsfrihet för genomförandet av Europaparlamentets budget för budgetåret 2018.

2.  Europaparlamentet redovisar sina iakttagelser i resolutionen nedan.

3.  Europaparlamentet uppdrar åt talmannen att översända detta beslut och den resolution som utgör en del av beslutet till Europeiska ombudsmannen, Europeiska rådet, rådet, kommissionen, revisionsrätten, samt till Europeiska dataskyddsstyrelsen och Europeiska utrikestjänsten, och att se till att de offentliggörs i Europeiska unionens officiella tidning (L-serien).

(1) EUT L 57, 28.2.2018. (2) EUT C 327, 30.9.2019, s. 1. (3) EUT C 340, 8.10.2019, s. 1. (4) EUT C 340, 8.10.2019, s. 9. (5) EUT L 298, 26.10.2012, s. 1. (6) EUT L 193, 30.7.2018, s. 1.

Europaparlamentet utfärdar denna resolution

–  med beaktande av sitt beslut om ansvarsfrihet för genomförandet av Europeiska unionens allmänna budget för budgetåret 2018, avsnitt VIII – Europeiska ombudsmannen,

–  med beaktande av artikel 100 och bilaga V i arbetsordningen,

–  med beaktande av betänkandet från budgetkontrollutskottet (A9-0028/2020), och av följande skäl:

A.  I samband med förfarandet för beviljande av ansvarsfrihet betonar den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten hur viktigt det är att ytterligare förstärka EU-institutionernas demokratiska legitimitet genom ökad transparens och redovisningsskyldighet och genom tillämpning av resultatbaserad budgetering och god förvaltning av personalresurser.

1.  Europaparlamentet noterar med tillfredsställelse att revisionsrätten i sin årsrapport om Europeiska ombudsmannen för budgetåret 2018 inte funnit några betydande brister med avseende på de områden som granskats när det gäller personalresurser och upphandlingar.

2.  Europaparlamentet noterar revisionsrättens slutsats att betalningarna i sin helhet för det budgetår som avslutades den 31 december 2018 för administrativa utgifter för ombudsmannen var fria från väsentliga felaktigheter och att de granskade systemen för övervakning och kontroll var ändamålsenliga.

3.  Europaparlamentet beklagar, som en allmän iakttagelse, att kapitel 10 ”Administration” i revisionsrättens årsrapport har en omfattning och slutsatser som är tämligen begränsade, även om rubrik 5 ”Förvaltning” i den fleråriga budgetramen anses ha låg risk.

4.  Europaparlamentet noterar att revisionsrätten gjorde ett urval av 45 transaktioner för rubrik 5 ”Administration” i den fleråriga budgetramen för alla unionens institutioner och organ. Urvalet utformades så att det skulle vara representativt för alla kostnader under rubrik 5, som motsvarar 6,3 % av unionens budget. Parlamentet noterar att revisionsrätten betecknar de administrativa utgifterna som låg risk. Parlamentet anser dock att antalet utvalda transaktioner för ”övriga institutioner” inte är tillräckligt stort, och uppmanar revisionsrätten att öka antalet granskade transaktioner med minst 10 %.

5.  Europaparlamentet gläder sig över att ombudsmannen följer bästa praxis genom att fastställa en tidsfrist för inlämnandet av den årliga verksamhetsrapporten till den 31 mars året efter räkenskapsåret. Parlamentet gläder sig därför över att ombudsmannen antog sin årliga verksamhetsrapport den 28 mars, vilket ger den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten mer tid att grundligt gå igenom rapporten och genomföra ansvarsfrihetsförfarandet på ett bättre sätt.

6.  Europaparlamentet betonar att ombudsmannens budget är rent administrativ och att den 2018 uppgick till 10 837 545 EUR (jämfört med 10 905 441 EUR år 2017), vilket är en minskning på 67 896 EUR (0,62 %). Parlamentet välkomnar ombudsmannens generellt försiktiga och sunda ekonomiska förvaltning under budgetåret 2018. Parlamentet noterar att av de totala anslagen hade åtaganden ingåtts för 95,33 % (jämfört med 93,91 % 2017) och att de betalades ut med 91,33 % (jämfört med 86,20 % 2017).

7.  Europaparlamentet noterar förbättringarna avseende de anslag som förts över från 2018 till 2019 och som uppgår till 433 865,17 EUR (4 % av 2018 års budget) jämfört med 841 340,68 EUR (7,71 % av 2017 års budget) från 2017 till 2018.

8.  Europaparlamentet konstaterar dock att det fanns outnyttjade anslag för flera budgetposter, såsom externa sammanträden (budgetpost B3-030) med 13 514,61 EUR i outnyttjade anslag av 45 000 EUR, publikationer (budgetpost B3-210) med 47 530,48 EUR i outnyttjade anslag av 161 000 EUR etc. Parlamentet påminner om behovet av åtgärder för att minimera budgetöverskattningar.

9.  Europaparlamentet noterar att ombudsmannen har begränsade resurser för att hantera en ständigt ökande arbetsbörda. Parlamentet stöder ombudsmannens begäran om att anpassa tjänsteförteckningen till de faktiska behoven och den faktiska arbetsbördan genom att fastställa permanenta funktioner som bör utföras av fast personal. Parlamentet noterar att tjänsteförteckningen består av 82 tjänster 2018 (jämfört med 77 tjänster 2013). Parlamentet uppmanar ombudsmannen att rapportera om möjligheterna att så småningom öka effektiviteten genom omorganisation och omfördelning av uppgifter.

10.  Europaparlamentet uppmanar ombudsmannens kansli att samarbeta med andra EU-institutioner för att begränsa utgifterna. Parlamentet konstaterar att ombudsmannen, i fråga om översättning, inte har interna översättare och därför är beroende av parlamentet och Översättningscentrum för Europeiska unionens organ. Parlamentet noterar dock att kostnaden för översättning ökade under 2018, då ombudsmannen använde 343 771 EUR för översättning (jämfört med 262 631 EUR år 2017).

11.  Europaparlamentet välkomnar den exemplariska könsfördelningen i ledande befattningar, med 4 kvinnor och 4 män. Parlamentet noterar dock att 65 % av personalen är kvinnor och endast 35 % är män. Parlamentet uppmuntrar till en mer jämställd arbetsmiljö vid ombudsmannens kansli.

12.  Europaparlamentet noterar när det gäller den geografiska balansen bland cheferna att det fanns sex olika nationaliteter (tyska, grekiska, irländska, italienska, polska och svenska) representerade 2018 jämfört med åtta 2013 (österrikiska, tyska, danska, grekiska, irländska, polska, portugisiska och brittiska). Parlamentet noterar att det totala antalet chefer minskade från elva till åtta mellan 2013 och 2018. Parlamentet uppmanar ombudsmannen att fortsätta sina ansträngningar för att uppnå geografisk balans, men tar dock hänsyn till den begränsade storleken för ombudsmannens kansli och dess specifika kärnverksamhet.

13.  Europaparlamentet välkomnar de åtgärder som vidtagits av ombudsmannen inom ramen för den nya jämställdhetspolicyn, men beklagar skillnaden mellan det genomsnittliga antalet utbildningsdagar för kvinnor och för män: 6,80 för män jämfört med 5,90 för kvinnor.

14.  Europaparlamentet konstaterar att man håller på att genomföra 2017 års policyram för mänskliga resurser genom antagandet av nya regler om rekrytering av tillfälligt anställda, ett beslut om deltidsarbete och kredittimmar och en policy mot diskriminering och för likabehandling. Parlamentet noterar ytterligare initiativ för att förbättra rekryteringsförfarandena och insatser såsom studiebesök för personal och personalutbytesprogram.

15.  Europaparlamentet uppmanar ombudsmannen att fortsätta arbetet med att ta fram en långsiktig ram för personalpolitiken där man tar upp balansen mellan arbete och privatliv, livslång vägledning och karriärutveckling, jämn könsfördelning, icke-diskriminering, distansarbete, geografisk balans och rekrytering samt integration av personer med funktionsnedsättning i arbetsstyrkan.

16.  Europaparlamentet noterar med intresse att ombudsmannen med avseende på sin interna verksamhet uppmanade Europeiska handikappforumet att sprida ombudsmannens erbjudande av praktikplatser genom sina kanaler för att uppmuntra personer med funktionsnedsättning att ansöka. Parlamentet noterar att man har sett över ansökningsformuläret för att inkludera en fråga om rimliga anpassningsåtgärder i samband med urvalsförfarandena.

17.  Europaparlamentet gläder sig över att åtgärder vidtagits inom ramen för ombudsmannens normer för intern kontroll för att genomföra beslutet om förebyggande av trakasserier, däribland utnämningen av etikombud (ett i Bryssel och ett i Strasbourg) och ledamöter av förlikningskommittén. Parlamentet noterar att all personal deltog i en obligatorisk utbildning om etiskt uppträdande (däribland förebyggande av trakasserier) i september 2018 och att en särskild kurs för enhetschefer hölls i november 2018.

18.  Europaparlamentet välkomnar genomförandet av riktlinjerna för etik och korrekt uppförande för ombudsmannens personal från 2017, som kräver att nyanställda ska fylla i en intresseförklaring och som informerar anställda som lämnar institutionen om deras skyldigheter.

19.  Europaparlamentet beklagar att ombudsmannens uppföljning av resolutionen om ansvarsfrihet för 2017 endast erkänner parlamentets kommentarer avseende de flesta av de punkter som tas upp utan att tillföra ytterligare detaljer. Parlamentet betonar att uppföljningsrapporten är väsentlig för parlamentets budgetkontrollutskott och uppmanar ombudsmannen att i sin nästa uppföljningsrapport inkludera nödvändiga svar och förklaringar till de punkter som tagits upp.

20.  Europaparlamentet noterar att ombudsmannens centrala resultatindikator för den övergripande efterlevnaden med det ambitiösa målet på 90 % inte kunde uppnås 2018. Parlamentet noterar att efterlevnadsgraden uppgick till 81 % (jämfört med 85 % 2017), medan efterlevnaden när det gäller undersökningar av allmänt intresse uppgick till 85 % (jämfört med 79 % 2017). Parlamentet erkänner att efterlevnaden när det gäller undersökningar av allmänt intresse är betydelsefull eftersom effekten av efterlevnaden sannolikt kommer att gynna en större publik.

21.  Europaparlamentet stöder ombudsmannens avsikt att samarbeta ännu närmare med parlamentet för att säkerställa att parlamentet uppmärksammas på brister (särskilt när det gäller fall av administrativa missförhållanden som konstaterats inom ramen för utredningar eller institutionernas negativa svar på ombudsmannens rekommendationer). Parlamentet anser att denna information, när den sammanfattats och strukturerats upp, skulle vara ytterst värdefull för parlamentets budgetkontrollutskott. Parlamentet noterar dock att ombudsmannen bekräftat att institutionerna generellt tenderar att samarbeta konstruktivt med ombudsmannen.

22.  Europaparlamentet betonar att resultaten för alla tre komponenterna i den centrala resultatindikatorn 7 (effektivitet: en sammansatt indikator för hanteringen av klagomål och förfrågningar) uppfyller eller ligger över målet. Parlamentet noterar att andelen undersökningar som avslutats inom sex månader och 18 månader är 57 % respektive 88 % (målen var 50 % respektive 80 %) och att den tredje komponenten, andelen beslut om tillåtlighet som fattats inom en månad, har ökat avsevärt från 69 % 2016 till 86 % 2017, och nådde målet på 90 % 2018.

23.  Europaparlamentet noterar att den genomsnittliga tiden för att hantera alla kategorier av klagomål ökade till 79 dagar 2018 (jämfört med 64 dagar 2017), medan den genomsnittliga tiden för behandling av förfrågningar minskade till 255 dagar 2018 (jämfört med 266 dagar 2017 och 369 år 2013). Parlamentet noterar dock ökningen på 53 % av antalet undersökningar på grundval av klagomål som avslutats (vilket förklarar ökningen av genomsnittstiden för hantering av alla kategorier av klagomål).

24.  Europaparlamentet noterar att antalet klagomål inom ramen för mandatet (880 jämfört med 751 år 2017) har fortsatt att öka betydligt under 2018 (+ 17 %) efter en ökning på 5,5 % år 2017. Parlamentet noterar att antalet undersökningar som inleddes på grundval av klagomål var 482 jämfört med 433 under 2017 (+ 11 %) och att antalet avslutade undersökningar på grundval av klagomål var 534 jämfört med 348 under 2017 (+ 53 %). Parlamentet noterar att ökningen av antalet undersökningar som inleddes och avslutades delvis återspeglar en omklassificering av ett antal fall som tidigare skulle ha klassificerats som att ”det saknas skäl för en undersökning”, och som numera klassificeras som en ”undersökning där inget administrativt missförhållande har konstaterats”.

25.  Europaparlamentet noterar resultatet av de undersökningar som avslutades av ombudsmannen under 2018 såsom a) inga konstaterade administrativa missförhållanden i 254 fall (46,6 %), b) löst av den berörda institutionen – förslag godtagna – lösningar uppnåtts för 221 fall (40,6 %), c) inga ytterligare undersökningar motiverade för 56 fall (10,3 %), d) konstaterade administrativa missförhållanden i 29 fall (5,3 %) och e) annat för 10 fall (1,8 %). Parlamentet bekräftar ombudsmannens grundläggande uppdrag, nämligen att se till att unionens förvaltning tjänar det allmänna intresset och att hjälpa alla som har problem med anknytning till unionens institutioner.

26.  Europaparlamentet konstaterar att detaljerad information om ombudsmannens uppdrag, däribland kostnader, ändamål och varaktighet, har offentliggjorts på ombudsammens webbplats sedan 2013. Parlamentet noterar att kostnaderna för uppdragen uppgick till 27 206,79 EUR 2018 (jämfört med 30 592 EUR 2017). Parlamentet upprepar att av transparensskäl bör en förteckning över den årliga uppdragssituationen inkluderas i den årliga verksamhetsrapporten.

27.  Europaparlamentet uppskattar initiativet ”utmärkelse för god förvaltning”, som är värdefullt eftersom det formellt erkänner ett gott arbete, främjar utbyte av bästa praxis mellan institutionerna och tjänar som exempel för framtida projekt. Parlamentet välkomnar samarbetet med Europeiska ombudsmannanätverket, andra medlemsstaters organ och internationella nätverk och organisationer för att fastställa och främja högsta standarder.

28.  Europaparlamentet välkomnar de åtgärder som ombudsmannen har vidtagit för att förbättra cybersäkerheten och skyddet av personuppgifter, såsom utbildning om säkerheten på området för informations- och kommunikationsteknik, utveckling av förfaranden för hantering av personuppgiftsincidenter och anordnandet av samråd i god tid med dataskyddsombudet och Europeiska datatillsynsmannen för att säkerställa att projekt utformas på ett integritetsvänligt sätt. Parlamentet uppmanar ombudsmannen att fortsätta att rapportera om framstegen i genomförandet av åtgärdspunkterna, däribland utformningen av en mall för konsekvensbedömningar avseende dataskydd och ett centralt register över behandlingsförfaranden.

29.  Europaparlamentet konstaterar att fri programvara med öppen källkod kan tillföra ett mervärde för ombudsmannen. Parlamentet understryker i synnerhet denna programvaras roll i arbetet med att öka transparensen och för att undvika inlåsning till en säljare. Parlamentet är också medvetet om en sådan programvaras möjligheter till säkerhetsförbättringar eftersom den gör det möjligt att identifiera och åtgärda svagheter. Parlamentet rekommenderar med eftertryck att all programvara som utvecklas för institutionen görs tillgänglig för allmänheten med licens för fri och öppen källkod.

30.  Europaparlamentet understryker vikten av att unionsmedborgarna görs medvetna om möjligheten att vända sig till ombudsmannen vid administrativa missförhållanden. Parlamentet noterar de pågående insatserna vid ombudsmannens kansli för att öka synligheten med hjälp av verktyg såsom den nya webbplatsen, som lanserades 2018 och som innehåller ett reviderat gränssnitt för potentiella klagomål och en användarvänlig sökfunktion. Parlamentet noterar den nya videon som behandlar frågor såsom tillgång till information, problem med EU-finansiering och transparens i samband med lobbyverksamhet. Parlamentet noterar att antalet följare av ombudsmannen på twitter ökade med 17 %, på LinkedIn med 13 % och på Instagram en betydande ökning med 61 %. Parlamentet uppmuntrar dessutom till användning av fria plattformar på egna servrar för sociala nätverk med öppen källkod, med särskilt fokus på personuppgiftsskyddet för användarna.

31.  Europaparlamentet uppmuntrar ombudsmannen att gå framåt mot en konkret strategi för att digitalisera sina tjänster.

32.  Europaparlamentet välkomnar utvecklingen av riktlinjer för sociala medier, i samarbete med andra EU-institutioner, och utbyte av bästa praxis för att hantera de utmaningar som unionens institutioner står inför när det gäller den ökande användningen av och exponeringen för sociala medier.

33.  Europaparlamentet uppmanar ombudsmannens kansli att fortsätta sina ansträngningar för att minska sin miljöpåverkan, till exempel genom att främja digitalisering för att minska användningen av papper, begränsa personalens tjänsteresor genom att främja användningen av videokonferensutrustning och främja användningen av kollektiva transportmedel. Parlamentet begär mer information om genomförandet av sådan verksamhet i samband med ansvarsfrihetsförfarandet för 2019.

34.  Europaparlamentet understryker parlamentets upprepade begäran om att ombudsmannens stadga revideras med hänsyn till nya realiteter och utmaningar. Parlamentet noterar att den senaste revisionen gjordes 2008 och att en resolution om ett förslag till parlamentets förordning om föreskrifter och allmänna villkor för ombudsmannens ämbetsutövning (Europeiska ombudsmannens stadga) slutligen gick till omröstning i februari 2019. Parlamentet konstaterar att det är ombudsmannens uppgift att anta genomförandebestämmelserna för denna förordning. Parlamentet uppmanar ombudsmannen att redogöra för dessa frågor i sin kommande årliga verksamhetsrapport.

35.  Europaparlamentet gläder sig över att ombudsmannen genomförde en undersökning av hanteringen av ”svängdörrssituationer” och undersökte hur 15 av unionens institutioner och organ (inklusive parlamentet, rådet och domstolen) offentliggör information när deras högre tjänstemän begär att få tillträda en extern tjänst (inbegripet en undersökning av hur ofta sådan information offentliggörs samt informationens omfattning och innehåll). Parlamentet noterar att ombudsmannen fann en stor medvetenhet om vikten av robusta genomförandebestämmelser på detta område, men att några förslag till förbättringar har utfärdats. Parlamentet välkomnar ombudsmannens avsikt att genomföra en uppföljande undersökning under 2020.

36.  Europaparlamentet gratulerar ombudsmannen till det nya interna påskyndade förfarandet för att hantera klagomål som rör tillgång till handlingar. Parlamentet noterar att enligt det nya systemet fattas beslut om klagomål tre gånger snabbare än enligt standardförfarandet. Parlamentet uppmanar ombudsmannen att dela resultatet av utvärderingen av effektiviteten med detta nya förfarande med andra EU-institutioner och organ.

37.  Europaparlamentet välkomnar ombudsmannens samarbete med Europeiska byrån för bedrägeribekämpning i ärenden som lämnats in till båda organisationerna. Parlamentet noterar den direkta kontaktkanalen för att undvika dubbla utredningar som fick sina första resultat under 2018.

38.  Europaparlamentet understryker alla resultat som har uppnåtts under de senaste åren, bland annat på området för resultatbaserad budgetering, den etiska ramen med alla sina tillhörande regler och förfaranden, utökad kommunikationsverksamhet och ett utökat antal åtgärder för att förbättra transparensen. Parlamentet välkomnar det stora antalet interinstitutionella tjänste- och samarbetsavtal. Parlamentet understryker betydelsen av att samarbeta och dela erfarenheter mellan unionens institutioner och organ. Parlamentet föreslår att man undersöker om det är möjligt att upprätta ett formaliserat nätverksarbete inom olika områden för att sprida bästa praxis och ta fram gemensamma lösningar.