Europaparlamentet fattar detta beslut

–  med beaktande av Europeiska unionens allmänna budget för budgetåret 2018(1),

–  med beaktande av Europeiska unionens konsoliderade årsredovisning för budgetåret 2018 (COM(2019)0316 – C9-0059/2019)(2),

–  med beaktande av revisionsrättens årsrapport om genomförandet av budgeten för budgetåret 2018, med institutionernas svar(3),

–  med beaktande av förklaringen om räkenskapernas tillförlitlighet(4) och de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet, som avgetts av revisionsrätten för budgetåret 2018 i enlighet med artikel 287 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt,

–  med beaktande av artikel 314.10, 317, 318 och 319 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt,

–  med beaktande av Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 av den 25 oktober 2012 om finansiella regler för unionens allmänna budget och om upphävande av rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002(5), särskilt artiklarna 55, 99 och 164–167,

–  med beaktande av Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) 2018/1046 av den 18 juli 2018 om finansiella regler för unionens allmänna budget, om ändring av förordningarna (EU) nr 1296/2013, (EU) nr 1301/2013, (EU) nr 1303/2013, (EU) nr 1304/2013, (EU) nr 1309/2013, (EU) nr 1316/2013, (EU) nr 223/2014, (EU) nr 283/2014 och beslut nr 541/2014/EU samt om upphävande av förordning (EU, Euratom) nr 966/2012(6), särskilt artiklarna 59, 118 och 260–263,

–  med beaktande av artikel 100 och bilaga V i arbetsordningen,

–  med beaktande av yttrandet från utskottet för utrikesfrågor,

–  med beaktande av betänkandet från budgetkontrollutskottet (A9-0043/2020).

1.  Europaparlamentet beviljar unionens höga representant för utrikes frågor och säkerhetspolitik ansvarsfrihet för genomförandet av Europeiska utrikestjänstens budget för budgetåret 2018.

2.  Europaparlamentet redovisar sina iakttagelser i resolutionen nedan.

3.  Europaparlamentet uppdrar åt talmannen att översända detta beslut och den resolution som utgör en del av beslutet till Europeiska utrikestjänsten, Europeiska rådet, rådet, kommissionen, revisionsrätten, Europeiska unionens domstol, Europeiska ombudsmannen och Europeiska datatillsynsmannen, och att se till att de offentliggörs i Europeiska unionens officiella tidning (L-serien).

(1) EUT L 57, 28.2.2018. (2) EUT C 327, 30.9.2019, s. 1. (3) EUT C 340, 8.10.2019, s. 1. (4) EUT C 340, 8.10.2019, s. 9. (5) EUT L 298, 26.10.2012, s. 1. (6) EUT L 193, 30.7.2018, s. 1.

Europaparlamentet utfärdar denna resolution

–  med beaktande av sitt beslut om ansvarsfrihet för genomförandet av Europeiska unionens allmänna budget för budgetåret 2018, avsnitt X – Europeiska utrikestjänsten,

–  med beaktande av artikel 100 och bilaga V i arbetsordningen,

–  med beaktande av yttrandet från utskottet för utrikesfrågor,

–  med beaktande av betänkandet från budgetkontrollutskottet (A9-0043/2020), och av följande skäl:

A.  Förvaltningssystemens effektivitet och ändamålsenlighet och användningen av resurser i huvudkontor och unionens delegationer är viktiga vägledande principer för att uppnå de utrikespolitiska målen, reagera på geopolitiska utmaningar och stärka unionens roll som global aktör.

B.  Det är mycket viktigt att främja en gemensam förvaltningskultur inom Europeiska utrikestjänsten (nedan kallad utrikestjänsten) genom att stärka den diplomatiska personalens europeiska karaktär och kåranda.

C.  I samband med förfarandet för beviljande av ansvarsfrihet betonar den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten hur viktigt det är att ytterligare stärka EU‑institutionernas demokratiska legitimitet genom ökad transparens och ansvarsskyldighet och genom tillämpning av en resultatbaserad budgetering och god förvaltning av personalresurser.

1.  Europaparlamentet beklagar, som en allmän kommentar, att kapitel 10 ”Administration” i revisionsrättens årsrapport om genomförandet av budgeten för budgetåret 2018 (”revisionsrättens rapport”) har en ganska begränsad omfattning och begränsade slutsatser, även om rubrik 5 ”Administration” i den fleråriga budgetramen anses ha låg risk.

2.  Europaparlamentet anser att revisionsarbetet enligt kapitel 10 i revisionsrättens rapport bör balanseras bättre mellan unionens institutioner och gå utöver efterlevnadskraven.

3.  Europaparlamentet anser att mer revisionsarbete bör utföras i förbindelse med driftsutgifter eller frågor som är på väg att bli mycket viktiga eller helt avgörande för utrikestjänsten, såsom strategisk kommunikationskapacitet och informationsteknik, till exempel cybersäkerhet, genomförandet av det globala säkerhetspaketet för delegationerna eller den ekonomiska förvaltningen och det administrativa stödet till plattformen för uppdragsstöd för den civila gemensamma säkerhets- och försvarspolitiken.

4.  Europaparlamentet konstaterar också att revisionsrätten för andra året i rad inte rapporterade om några specifika problem rörande utrikestjänsten.

5.  Europaparlamentet konstaterar med uppskattning att revisionsrätten för andra året i rad inte identifierade några väsentliga felnivåer i utrikestjänstens årliga verksamhetsrapport och förvaltningsverktyg.

6.  Europaparlamentet konstaterar att utrikestjänstens totala budget för 2018 uppgick till 678,5 miljoner EUR (dvs. en ökning med 2,8 % jämfört med 2017) med en genomförandenivå på 99,9 % för åtaganden och 84,8 % (något lägre än 2017 med 86,7 %) för betalningar vid årets slut, och med ytterligare bidrag från kommissionen för att täcka de administrativa kostnaderna för kommissionens personal vid unionens delegationer. Parlamentet noterar den nuvarande uppdelningen av budgeten, nämligen 249,7 miljoner EUR för utrikestjänstens huvudkontor och 428,8 miljoner EUR för delegationerna.

7.  Europaparlamentet konstaterar att ett bidrag på 58,5 miljoner EUR också togs emot 2018 från Europeiska utvecklingsfonden och förvaltningsfonderna jämfört med 55 miljoner EUR 2017.

8.  Europaparlamentet uppmanar utrikestjänsten att om möjligt förenkla den nuvarande kontoplanen för att göra administrationen enklare och mer effektiv för utrikestjänsten, genom att gradvis rationalisera de 35 budgetposter som används för att finansiera kommissionens personals verksamhet i delegationerna, så att de avspeglar geografiska instrument och olika utvecklingsinstrument.

9.  Europaparlamentet konstaterar med tillfredsställelse förenklingen av budgetförfarandet genom att de allmänna gemensamma omkostnaderna för alla delegationskontor (hyra, säkerhet, rengöring och andra omkostnader), inklusive EUF-delegationerna, uteslutande finansierades från utrikestjänstens budgetposter för tredje året i rad under 2018. Parlamentet stöder utrikestjänstens insatser för att modernisera och förenkla sin administration genom projektet ”Innovative 2019”, som omfattar 20 förslag som håller på att behandlas. Parlamentet uppmanar utrikestjänsten att rapportera till budgetkontrollutskottet om de förslag som är under behandling.

10.  Europaparlamentet noterar att huvudkontorets budget uppgick till 249,7 miljoner EUR, varav 162,4 miljoner EUR (dvs. 65,5 %) hade anslagits till utbetalning av löner och andra ersättningar till tjänstemän och extern personal, 30,8 miljoner EUR (dvs. 12 %) till byggnader och därtill hörande kostnader och 34,9 miljoner EUR (dvs. 14 %) till it‑system, utrustning och inventarier.

11.  Europaparlamentet konstaterar att delegationernas budget på 428,8 miljoner EUR fördelades med 118,4 miljoner EUR (dvs. 27,6 %) för löner till tjänstemän, 168 miljoner EUR (39,2 %) för byggnader och därtill hörande kostnader, 72,1 miljoner EUR (eller 16,8 %) för extern personal och externa tjänster, 27,6 miljoner EUR (6,4 %) för övriga utgifter avseende personal och 42,7 miljoner EUR (10 %) för andra administrativa utgifter. Parlamentet konstaterar även att 196,4 miljoner EUR (jämfört med 185,6 miljoner EUR 2016 och 204,7 miljoner EUR 2015) erhölls från kommissionen för de administrativa kostnaderna för kommissionens personal vid unionens delegationer och fördelades mellan kommissionens rubrik V (47,2 miljoner EUR), de administrativa posterna för operativa program (93,2 miljoner EUR) samt Europeiska utvecklingsfonden och förvaltningsfonder (58,5 miljoner EUR jämfört med 55 miljoner EUR 2017 och 45,4 miljoner EUR 2016).

12.  Europaparlamentet konstaterar att fastighetsförvaltningen är komplex med tanke på utrikestjänstens uppdrag. Parlamentet betonar att utrikestjänsten måste ge en tillfredsställande förklaring rörande dess fastighetsförvaltning i förbindelse med köp, hyra eller förvaltning av fastigheter. Parlamentet uppmanar utrikestjänsten att konstant övervaka fastighetsförvaltningen och att framför allt säkerställa att misstänkta fall av bedrägeri eller korruption som upptäcks i förbindelse med köp, hyra eller förvaltning av fastigheter omedelbart åtgärdas. Parlamentet uppmanar utrikestjänsten att ge en tillfredsställande förklaring avseende sina anbudsförfaranden och kostnaderna för de fastigheter som omfattas av ansvarsfrihetsförfarandet.

13.  Europaparlamentet betonar att ett gott samarbete mellan parlamentet och utrikestjänsten är väsentligt för att hantera och kontrollera fastighetsärendena. Parlamentet uppmanar med kraft utrikestjänsten att lägga fram fastighetsärendena för godkännande i god tid, för att ge tid till en grundlig översyn och uppföljningsfrågor. Parlamentet upprepar att ärenden som överlämnas till budgetmyndigheten en kort tid före bindande tidsfrister skapar onödig tidspress och tvingar budgetmyndigheten att godkänna dem utan möjlighet att få mer tid för att granska dem.

14.  Europaparlamentet uppmanar utrikestjänsten att åta sig att inför kommande ansvarsfrihetsförfaranden fortsätta att skicka sitt arbetsdokument om utrikestjänstens fastighetsförvaltning till budgetkontrollutskottet, med information om omständigheterna kring och täckningen av fastighetskostnaderna. Parlamentet noterar den uttömmande och detaljerade information om utrikestjänstens fastighetsförvaltning som tillhandahålls genom de skriftliga frågeformulären.

15.  Europaparlamentet konstaterar att utrikestjänsten har överfört 30,8 miljoner EUR, varav det största beloppet användes för att köpa en byggnad i Washington, och att detta belopp minskade den slutgiltiga budgeten för huvudkontoret till 239 miljoner EUR, samtidigt som det ökade delegationsbudgeten med 10,7 miljoner EUR.

16.  Europaparlamentet konstaterar att unionen står inför en allt mer utmanande internationell miljö, vilket har lett till ökade krav på unionen att spela en ledande roll på den internationella arenan. Parlamentet betonar utrikestjänstens centrala roll i genomförandet av unionens utrikespolitik under ledning av unionens höga representant för utrikes frågor och säkerhetspolitik/vice ordföranden för kommissionen. Parlamentet noterar att utrikestjänstens förstärkta roll inte har underbyggts av motsvarande ökning av personalstyrkan. Parlamentet begär att tillräckliga personalresurser ska ställas till förfogande så att inte unionens roll som global aktör äventyras.

17.  Europaparlamentet noterar att utrikestjänsten har en avgörande roll att spela för att säkerställa att unionens utrikespolitik är konsekvent. Parlamentet betonar också behovet av att tillhandahålla nödvändiga resurser för ett framgångsrikt genomförande av en effektiv gemensam säkerhets- och försvarspolitik för EU.

18.  Europaparlamentet inser att utrikestjänstens verksamhetsområde där unionens delegationer utövar sin verksamhet är besvärligt, eftersom de politiska och socioekonomiska förhållandena ofta är komplexa, instabila och förenade med höga risker med potentiellt betydande budget- och kostnadsmässiga konsekvenser, främst för personalens och infrastrukturens säkerhet.

19.  Europaparlamentet uppmanar utrikestjänsten att inrätta tjänster för lokalt anställda med ansvar för rapportering om lagstiftningsarbetet i länder som är av strategiskt intresse (särskilt anslutningsländerna och länderna i det östliga partnerskapet) för att öka unionens förståelse av grannländerna och tillnärmningen av deras regelverk till unionens regelverk. Parlamentet uppmanar utrikestjänsten att vidta åtgärder för att lösa de problem som lett till de konstaterade upphandlingsfelen och för att förhindra framtida överträdelser av de relevanta reglerna.

20.  Europaparlamentet noterar att East Strat Com Task Force 2018 beviljades 1,1 miljoner EUR för sitt arbete för att åtgärda rysk desinformation. Budgeten ökade 2019 till 3 miljoner EUR. Parlamentet kräver en betydande ökning av budgeten så att unionen framgångsrikt kan gå till motangrepp mot det ryska informationskriget. Parlamentet efterlyser fler informationskampanjer för att bättre förklara unionens politik i länderna inom det östliga partnerskapet.

21.  Europaparlamentet erkänner i detta sammanhang att strukturen för vissa av utrikestjänstens kostnader, t.ex. infrastrukturkostnaderna, kan vara svårare att hantera på grund av fluktuationer i växelkurserna eller lokala specifika marknadsförhållanden som gör hanteringen och planeringen på delegationsnivån svårare.

22.  Europaparlamentet konstaterar att det i artikel 60 i budgetförordningen föreskrivs nya arrangemang när det gäller delegering av budgetgenomförandebefogenheter till delegationerna, nämligen möjligheten för ställföreträdande delegationschefer att fungera som vidaredelegerade utanordnare och att genomföra kommissionens verksamhetsbudget så att driftskontinuiteten säkerställs.

23.  Europaparlamentet välkomnar i detta sammanhang utrikestjänstens anpassningar av sina interna regler i enlighet med detta, men uppmanar dock utrikestjänsten att noggrant övervaka de situationer där denna nya bestämmelse tillämpas, närmare bestämt i små delegationer. Parlamentet uppmanar utrikestjänsten att inom ramen för sin interna kontrollstrategi vara särskilt uppmärksam på de potentiella risker som detta medför, genom att förstärka fjärrkontrollen av verksamheten avseende de finansiella arbetsflödenas lämplighet och/eller genom att tillhandahålla ökat tillfälligt stöd med relevant ad hoc-övervakning och rapportering av dessa tidsperioder. Parlamentet påminner om att normen för internkontroll ”Driftskontinuitet” var en av de svagaste delarna av utrikestjänstens internkontrollsystem i flera år, särskilt för delegationer.

24.  Europaparlamentet anser att inrättandet av instrumentet för riskbedömning och riskhantering med riskregister för huvudkontor och delegationer liksom antagandet av en ny intern kontrollram är positiva åtgärder. Parlamentet uppmanar dock utrikestjänsten att gå utöver enbart riskmedvetenhet genom att säkerställa att riskreduceringen genomförs på ett ändamålsenligt sätt och ses över regelbundet.

25.  Europaparlamentet noterar frekvensen av avvikelser som upptäcktes vid förhandskontrollerna av åtaganden och betalningar (209 fel av 1 041 respektive 258 fel av 1 841). Parlamentet beklagar den återkommande karaktären hos de fel som konstaterats, dvs. främst den bristande tillgången på styrkande handlingar när finansiella transaktioner läggs fram för förhandskontroll. Parlamentet uppmanar utrikestjänsten att också fortsätta att tillhandahålla specifikt stöd för alla stora offentliga upphandlingar i delegationerna. Parlamentet välkomnar införandet av elektroniska finansiella arbetsflöden vid huvudkontoret i slutet av 2019, vilket ska bidra till en minskning av felnivån i allmänna termer.

26.  Europaparlamentet välkomnar anpassningen av metoden för efterhandskontroll till revisionsrättens metod under 2018, vilket gör det möjligt att ange andelen fel för vart och ett av de viktigaste utgiftsområdena, dvs. personalkostnader, infrastruktur, säkerhet och it/telekommunikationer, baserat på ett stratifierat slumpmässigt urval av transaktioner. Parlamentet anser att denna positiva utveckling kommer att ge ledningen och den delegerade utanordnaren en bättre översikt över de driftsrelaterade och övergripande finansiella riskbeloppen baserat på en större och uttömmande täckning av de finansiella transaktionerna. Parlamentet betonar att denna metod kommer att ge mer objektiva skäl för att utfärda särskilda handlingsplaner med riskreducerande åtgärder eller potentiella reservationer.

27.  Europaparlamentet upprepar vikten av att tillhandahålla ett resultatinriktat stöd till delegationerna på alla områden, särskilt i förbindelse med offentlig upphandling. Parlamentet anser att erfarenheterna från, samarbetet med och resultatet av Regional Centre Europe, som omfattar 27 delegationer, bör värderas på lämpligt sätt, särskilt för den högre grad av säkerhet som ges, samtidigt som man eventuellt överväger andra lika effektiva metoder.

28.  Europaparlamentet uppmanar utrikestjänsten att gradvis förstärka sin kontrollkedja i linje med den nya uppsättningen normer för internkontroll som lägger större tonvikt vid både individuella kompetenser och ansvarigheten för deras roll i genomförandet av kontroller (vilket också avspeglades i frågeformuläret från 2018 om genomförandet av principerna för internkontroll, särskilt på området för kontroll av teknik med något sämre resultat) och vid risken för bedrägeri.

29.  Europaparlamentet välkomnar utrikestjänstens arbete för att främja en känsla av ansvarighet hos nyutnämnda delegationschefer för en sund ekonomisk förvaltning av unionens medel, som omfattas av både deras operativa ansvar och deras politiska uppdrag. Parlamentet anser att detta också gäller alla aktörer på utrikesområdet, däribland EU:s särskilda representanter, EU:s särskilda sändebud, ansvariga för militära operationer och ansvariga för civila uppdrag.

30.  Europaparlamentet påminner om att reservationer utgör hörnstenar i ansvarskedjan och därför utgör ett förebyggande instrument och ett instrument för transparens i uppbyggnaden av utrikestjänstens kontrollkedja, som speglar de aktuella utmaningarna eller kvarvarande och uppkomna svagheter som delegationscheferna står inför.

31.  Europaparlamentet konstaterar att bara två delegationer lämnade motiverade reservationer, nämligen delegationen i Syrien, liksom för 2017, och delegationen i Europarådet i Strasbourg för bristande överensstämmelse med upphandlingsreglerna i förbindelse med genomförda kontrakt. Parlamentet uppmanar utrikestjänsten att fortsätta den pågående fullständiga översynen av alla kontrakt för att säkerställa efterlevnad av de finansiella bestämmelserna.

32.  Europaparlamentet konstaterar att vid utgången av 2018 utgjorde diplomater från medlemsstaterna 33,76 % av det totala antalet handläggare, vilket nästan motsvarar 2014 års nivå på 33,8 %. Parlamentet noterar följande små variationer mellan 2014 och 2018: 32,83 % i slutet av 2017, 31,7 % i slutet av 2016 och 32,9 % 2015. Parlamentet uppmanar utrikestjänsten att hålla sig i linje med den bemanningsmodell som fastställs i beslut 2010/427/EU(1), nämligen att en tredjedel av personalen ska komma från medlemsstaterna och två tredjedelar från unionsinstitutionerna.

33.  Europaparlamentet är alltjämt bekymrat över de fortsatta obalanserna i utrikestjänstens personalsammansättning med hänsyn till nationalitet. Parlamentet konstaterar att vid utgången av 2017 utgjorde diplomater från medlemsstaterna 32,83 % av det totala antalet handläggare på utrikestjänsten (dvs. 307 personer), och att vid utgången av 2016 kom 31,7 % av utrikestjänstens personal från medlemsstaterna jämfört med 32,9 % 2015 och 33,8 % 2014.

34.  Europaparlamentet understryker att utrikestjänsten, trots upprepade uppmaningar, fortfarande inte uppfyller kraven på geografisk balans och uppvisar kraftig obalans när det gäller delegationscheferna: Belgien (9), Tyskland (15), Frankrike (16), Italien (21), Polen (5) och Tjeckien (2). Parlamentet noterar särskilt det ökade antalet italienska delegationschefer de senaste två åren.

35.  Europaparlamentet kräver en förbättring av den geografiska balansen inom utrikestjänsten. Parlamentet upprepar vikten av att medborgare från alla medlemsstater företräds på ett lämpligt och meningsfullt sätt. Parlamentet betonar att utrikestjänsten måste säkerställa att alla medlemsstater företräds på ett adekvat sätt samtidigt som kandidaternas kompetenser och meriter respekteras. Parlamentet uppmanar därför utrikestjänsten att fortsätta dialogen med medlemsstaterna för att sprida information om sina tjänster inom de nationella diplomatnäten.

36.  Europaparlamentet uppmanar utrikestjänsten att införa jämställdhetsbudgetering för alla offentliga utgifter.

37.  Europaparlamentet påminner om att jämställdhetsintegrering innebär (om)organisering, förbättring, utveckling och utvärdering av politiska processer, så att de aktörer som deltar i beslutsfattandet integrerar ett jämställdhetsperspektiv i all politik på alla nivåer.

38.  Europaparlamentet noterar med tillfredsställelse att den övergripande könsfördelningen nästan var helt jämn med 47,4 % kvinnor på det totala antalet tjänster. Parlamentet uppmanar dock utrikestjänsten att fortsätta att ytterligare minska den befintliga kvalitativa obalansen på alla nivåer, funktioner och i olika kategorier, särskilt för handläggare, som för närvarande till 34,92 % är kvinnor. Parlamentet uppmanar utrikestjänsten att fortsätta att arbeta med de åtgärder som vidtagits för att stödja en jämn könsfördelning och öka mångfalden, såsom nätverket för kvinnor med chefsförberedande tjänster och den särskilda utbildningen för kvinnor i ledande befattningar och kvinnor som strävar efter att få ledande befattningar.

39.  Europaparlamentet noterar att könsfördelningen och den geografiska fördelningen också bör respekteras när det gäller EU:s särskilda representanter och noterar att för närvarande är två av åtta av EU:s särskilda representanter kvinnor. Parlamentet anser också att etiska normer måste beaktas för att undvika potentiella intressekonflikter. Parlamentet stöder utrikestjänstens utarbetande av etiska riktlinjer som tar hänsyn till särdragen i arbetet på delegationerna.

40.  Europaparlamentet konstaterar samma situation i den övergripande könsfördelningen bland personalen i ledande befattningar och noterar samtidigt en liten förbättring 2018 med 27,1 % jämfört med 24,5 % 2017, vilket motsvarar 71 kvinnor, nämligen 60 av 211 befattningar på mellanchefsnivå (eller 28,4 % jämfört med 26 % 2017) och 11 av 51 högre chefsbefattningar (21,57 % jämfört med 18 % 2017).

41.  Europaparlamentet efterlyser ytterligare insatser för att åtgärda dessa obalanser. Parlamentet uppmanar utrikestjänsten att uppdatera sin strategi för jämställdhet och lika möjligheter i syfte att införa konkreta mål för antalet kvinnor i ledande befattningar. Parlamentet betonar att en förbättring av den geopolitiska och könsmässiga balansen inom utrikestjänsten skulle bidra till att stärka unionens ansvar för och kontroll över sina externa åtgärder.

42.  Europaparlamentet konstaterar att 34 av 135 befattningar som delegationschefer innehades av kvinnor. Parlamentet beklagar också den låga andelen kvinnliga kandidater till ledande befattningar i den årliga rotationen för delegationerna, som fortfarande bara är 18 %. Parlamentet uppmanar utrikestjänsten att fortsätta sitt samarbete med medlemsstaterna för att få fler kvinnliga kandidater.

43.  Europaparlamentet noterar att efter en regelbunden ökning sedan 2011 har antalet utstationerade nationella experter från medlemsstaterna stabiliserats till 449 med samma antal som 2017. Parlamentet noterar att 87,31 % av de utstationerade nationella experterna är placerade på utrikestjänstens huvudkontor, med den motiveringen att de uppfyller mycket specialiserade behov inom utrikestjänstens struktur. Parlamentet uppmanar också utrikestjänsten att rikta särskild uppmärksamhet på potentiella intressekonflikter i sin rekryteringspolicy för utstationerade nationella experter.

44.  Europaparlamentet påminner om vikten av karensperioder för tjänstemän som tidigare varit anställda av unionens institutioner eller byråer, eftersom intressekonflikter som lämnas därhän kan komma att äventyra efterlevnaden av de höga etiska normerna inom unionsförvaltningen. Parlamentet understryker att artikel 16 i tjänsteföreskrifterna ger unionens institutioner och byråer, däribland utrikestjänsten, möjlighet att avslå en begäran från en före detta tjänsteman om godkännande att acceptera en specifik anställning om restriktionerna inte är tillräckliga för att skydda institutionernas legitima intressen. Parlamentet befarar att det ofta inte är möjligt att genomdriva de villkor som ställs för verksamhet efter avslutad anställning i offentlig tjänst. Parlamentet uppmanar därför utrikestjänsten och unionens alla andra institutioner och byråer att beakta alla de verktyg som finns att tillgå inom ramen för artikel 16 i tjänsteföreskrifterna, särskilt när de underrättas om en övergång till en organisation eller ett företag som är registrerat i öppenhetsregistret, för att utesluta alla risker att före detta tjänstemän bedriver lobbyverksamhet vid unionens institutioner inom två år efter det att de har avslutat sin tjänstgöring Parlamentet uppmanar dessutom alla unionens institutioner och byråer, inbegripet utrikestjänsten, att strikt offentliggöra sin bedömning av varje fall i enlighet med artikel 16 i tjänsteföreskrifterna.

45.  Europaparlamentet anser att det krävs ett bättre utbyte av erfarenheter i samband med tillämpningen och uppföljningen av artikel 16 i tjänsteföreskrifterna och andra etiska regler mellan alla EU-institutioner. Parlamentet välkomnar kommissionens ordförande Ursula von der Leyens åtagande att inrätta en gemensam etikkommitté för unionens institutioner.

46.  Europaparlamentet noterar att intresset för och antalet samlokaliseringsprojekt ökade gradvis på grund av deras kostnadseffektivitet och synergieffekter, och att de skapar en mekanism genom vilken man kan täcka hela kostnaden vid samlokalisering.

47.  Europaparlamentet välkomnar ökningen av EU-delegationernas samlokaliseringsarrangemang med medlemsstaterna med undertecknandet av 22 nya samlokaliseringsavtal 2018 som rör 65 delegationer och leder till totalt 114 samlokaliseringsprojekt. Parlamentet noterar också ingåendet av två tjänstenivåavtal med Europeiska unionens immaterialrättsmyndighet och kommissionens generaldirektorat för europeiskt civilskydd och humanitära biståndsåtgärder, och välkomnar att ytterligare tjänstenivåavtal är under förhandling med Europeiska investeringsbanken, Europeiska gräns- och kustbevakningsbyrån och Europeiska unionens byrå för luftfartssäkerhet.

48.  Europaparlamentet noterar med uppskattning att samlokaliseringar genererade icke försumbara nya inkomstkällor för utrikestjänsten på totalt 52,1 miljoner EUR, vilket har gett ekonomiskt utrymme för att utveckla dess policy för köp av fastigheter. Parlamentet konstaterar att utrikestjänsten ägde 34 kontorsbyggnader i delegationerna och hyrde 143.

49.  Europaparlamentet kräver att utrikestjänsten säkerställer att samlokalisering i dess lokaler är öppen för alla intresserade unionsinstitutioner och unionsorgan såsom parlamentet och Europeiska investeringsbanken, enligt samma villkor som för utrikestjänsten. Parlamentet betonar de ekonomiska fördelarna med samlokalisering genom minskade underhålls-, drifts- och säkerhetskostnader. Parlamentet upprepar vidare att utrikestjänsten ska se till att kostnaderna för hyra eller köp av fastigheter för dess delegationer respekterar den prisnivå som medlemsstaternas representationer måste följa. Parlamentet understryker att utrikestjänsten ska införliva lämpliga uppskattningar av säkerhetskostnaderna i sina beräkningar för att undvika begäranden om ytterligare finansiering i senare skeden.

50.  Europaparlamentet välkomnar de framsteg som gjorts för att minska antalet delegationer som överskrider det maximala utrymmet på 35 m² per person, i enlighet med revisionsrättens rekommendationer för att på bästa sätt utnyttja utrikestjänstens lokaler och undvika onödiga utgifter.

51.  Europaparlamentet stöder den permanenta årliga översynsmekanismen som ett ändamålsenligt instrument för förvaltningen av personalstyrkan med avseende på att bättre kunna prioritera och säkerställa en löpande anpassning av utrikestjänstens personalresurser inom nätverket av delegationer till de skiftande geopolitiska prioriteringarna och projektportföljernas storlek (t.ex. förberedelserna inför öppnandet av delegationen i Förenade kungariket, stängningen av delegationen i Salomonöarna, uppgraderingen av delegationen i Panama och öppnandet av en delegation i Mongoliet). Parlamentet noterar att det 2018, som ett första resultat av denna rationalisering av personalresurserna, har överförts åtta tjänster mellan delegationerna.

52.  Europaparlamentet upprepar att unionen har tagit ett steg i riktning mot en rättvis ersättning för alla inom sina institutioner. Parlamentet betonar att utrikestjänsten bör säkerställa att dess praktikanter på huvudkontoret och vid delegationerna får en skälig ersättning för alla former av praktik (Blue Book, Brygge och andra). Parlamentet gläder sig över att man infört avlönad praktik vid delegationerna och avskaffat oavlönad praktik i enlighet med Europeiska ombudsmannens rekommendationer. Parlamentet noterar att antalet praktikanter vid delegationerna har mer än fyrdubblats, från 26 år 2017 till 109 år 2018. Parlamentet beklagar dock att av de totalt 404 praktikplatser som utrikestjänsten erbjöd 2018 var 126 inte avlönade, eftersom de ingick i en obligatorisk utbildning för studenter. Parlamentet uppmanar utrikestjänsten att garantera en lämplig ersättning till alla praktikanter vid utrikestjänsten för att undvika ökad diskriminering på ekonomiska grunder.

53.  Europaparlamentet anser att det är viktigt att förbättra verktygen för att hantera arbetsbördan vid sidan av en handlingsplan för att locka och behålla medarbetare, med beaktande av olika yrkesmässiga behov, erfarenheter och nationaliteter. Parlamentet välkomnar personalrapporten och uppmanar utrikestjänsten att tydligt uppge sina institutionella behov (eller ny nödvändig expertis) och identifiera de risker för personalen på organisationsnivå som kan hindra utrikestjänsten från att uppnå sina politiska mål. Parlamentet stöder utrikestjänstens åtgärder för att hantera den ökande arbetsbelastningen till följd av personalnedskärningarna.

54.  Europaparlamentet noterar bekymrat de 135 medlingsärenden som behandlades i delegationerna och huvudkontoret under 2018 i fråga om antingen olösta meningsskiljaktigheter kring rättigheter och skyldigheter eller olika typer av konflikter på arbetsplatsen, inbegripet påstådda psykiska eller sexuella trakasserier. Parlamentet uppmanar utrikestjänsten, särskilt medlingstjänsten som nu rapporterar direkt till generalsekretariatet, att fortsätta att ge högsta prioritet åt denna fråga i resursförvaltningen. Parlamentet upprepar vikten av att utveckla en kultur av nolltolerans för trakasserier med en strikt uppföljning av anmälda fall. Parlamentet välkomnar det initiativ för ökad medvetenhet om trakasserier som lanserades av utrikestjänstens generalsekreterare 2018 i syfte att ge mer information om utrikestjänstens strategi mot trakasserier.

55.  Europaparlamentet uppmanar i detta sammanhang också utrikestjänsten att utvidga nätverket av konfidentiella rådgivare, som för närvarande omfattar sex personer, särskilt i nätverket av delegationer, genom att eventuellt öka antalet utbildade frivilliga rådgivare i delegationerna. Parlamentet uppmanar utrikestjänsten att främja den sociala dialogen oberoende av personalens ursprung och medarbetarnas olika status.

56.  Europaparlamentet noterar att, efter att ha uppdaterat sitt administrativa avtal med Europeiska byrån för bedrägeribekämpning och förstärkt sitt samarbete i bedrägerirelaterade frågor med generaldirektoraten som är verksamma inom yttre förbindelser, t.ex. generaldirektoratet för utrikespolitiska instrument (GD FPI), generaldirektoratet för grannskapspolitik och utvidgningsförhandlingar (GD NEAR) och generaldirektoratet för internationellt samarbete och utveckling (GD DEVCO) 2017, har utrikestjänsten fortsatt sitt arbete för att förbättra sin strategi mot bedrägeri. Parlamentet betonar att ytterligare samarbete bör genomföras med Europeiska byrån för bedrägeribekämpning och kommissionen (de generaldirektorat som är verksamma inom yttre förbindelser, t.ex. GD FPI, GD NEAR och GD DEVCO). Parlamentet noterar med uppskattning att delegationscheferna i samförstånd med GD DEVCO och GD NEAR i ökad grad har uppmärksammat frågor som förebyggande och rapportering av bedrägeri via den interna kontrollprincipen ”förebyggande av bedrägeri”. Parlamentet gläder sig över att utrikestjänsten är medlem i nätverk för förebyggande och upptäckt av bedrägerier som leds av Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (OLAF).

57.  Europaparlamentet uppmanar utrikestjänsten att i sin årliga verksamhetsrapport ange antalet ärenden som har hänskjutits till OLAF och antalet pågående utredningar vid OLAF som rör potentiella intressekonflikter i utrikestjänsten.

58.  Europaparlamentet noterar att det 2018 rapporterades ett fall där en extern person hänvisade till påstådda missförhållanden från en kommissionsanställds sida vid en EU‑delegation. Parlamentet uppmanar utrikestjänsten att förse parlamentet med information om den politik och de förfaranden som den har infört, särskilt vid delegationerna, för hanteringen av fall av rapportering av missförhållanden.

59.  Europaparlamentet stöder utrikestjänstens insatser för att förbättra transparensen genom att främja och förbättra utrikestjänstens e-register (e-EEAS Register), genom vilket medborgarna kan begära tillgång till handlingar. Parlamentet noterar med tillfredsställelse att medborgarna använde utrikestjänstens e-register oftare än under 2017. Parlamentet uppmanar utrikestjänsten att se till att ge snabba svar på medborgarnas begäranden.

60.  Europaparlamentet välkomnar ikraftträdandet 2020 av de tre gemensamma besluten om anställningsvillkoren, sjukkassan och pensionsfonden som inför nya bestämmelser för lokalanställda vid delegationerna i syfte att modernisera och förbättra de sociala trygghetssystemen. Parlamentet välkomnar utrikestjänstens och kommissionens första gemensamma personalundersökning vid delegationerna 2018. Europaparlamentet stöder inledandet av en intern revision av rekryteringen och hanteringen av lokalt anställda för att avhjälpa vissa svagheter som revisionsrätten har konstaterat i rekryteringsförfarandena för lokalt anställda i delegationerna (dvs. en brist på transparens när det gäller vissa steg i förfarandet).

61.  Europaparlamentet noterar internrevisionstjänstens revision av samordningen mellan kommissionen och utrikestjänsten och noterar med tacksamhet revisionens slutsats att samordningen mellan kommissionens avdelningar (GD DEVCO, GD NEAR och GD FPI) och utrikestjänsten som helhet är effektiv och ändamålsenlig. Parlamentet konstaterar dock att en icke-fragmenterad bild av unionens totala yttre bistånd till ett visst land måste tas fram, och att riskbedömningen och riskhanteringen måste förstärkas i samordning med GD DEVCO och GD NEAR för att utveckla en gemensam syn på osäkerhet och riskreduceringsstrategier.

62.  Europaparlamentet riktar uppmärksamhet på slutsatserna och rekommendationerna i revisionsrättens särskilda rapport nr 15/2018 Att stärka de interna säkerhetsstyrkornas kapacitet i Niger och Mali: endast begränsade och långsamma framsteg. Parlamentet uppmanar utrikestjänsten att i) vidta åtgärder för att förbättra uppdragens operativa effektivitet genom att tillhandahålla lämplig praktisk vägledning och tillräckligt stöd, ii) öka andelen tillsatta tjänster i uppdragen, iii) fastställa mandat och budgetar som matchar verksamheten och skapa en gemensam, omfattande exitstrategi som tydligt definierar roller och ansvarsområden i avvecklingen av de gemensamma säkerhets- och försvarspolitiska uppdragen, iv) öka fokus på hållbarhetsaspekter och v) förbättra resultatindikatorerna och utrikestjänstens konsekvensbedömningar för att på ett tillfredsställande sätt övervaka och utvärdera utförandet av uppgifter.

63.  Europaparlamentet vill se en förstärkt koppling mellan politik, offentlig diplomati och strategisk kommunikation. Parlamentet noterar i detta sammanhang att 3 miljoner EUR avsattes till utrikestjänsten 2018 (jämfört med 1,1 miljoner EUR 2017) för att konsolidera dess åtgärd ”Strategic Communication Plus” i syfte att motverka desinformation och hybridhot och utveckla motståndskraft mot utländsk inblandning, och noterar samtidigt utvecklingen av tjänster för kommersiella upplysningar (business intelligence services).

64.  Europaparlamentet understryker behovet av att bekämpa propaganda och avslöja desinformation och skadligt utländskt inflytande. Parlamentet betonar vikten av utrikestjänstens arbetsgrupp för strategisk kommunikation och begär att den ska förses med nödvändiga ekonomiska resurser och personalresurser.

65.  Europaparlamentet välkomnar systemet för tidig varning, som inrättats av EU‑institutionerna och medlemsstaterna för att underlätta utbyte av bästa praxis i samband med desinformationskampanjer och samordna reaktioner baserade på information från öppna källor från den akademiska världen, faktagranskare, onlineplattformar och internationella partner. Parlamentet uppmanar utrikestjänsten att utveckla en långsiktig vision för systemet för tidig varning och att främja samordningen med medlemsstaterna och andra viktiga partner. Parlamentet uppmanar dessutom utrikestjänsten att främja webbplatsen EUvsDisinfo.eu, som innehåller över 5 000 fall av desinformation, men som under 2018 endast registrerade 1,2 miljoner sidvisningar.

66.  Europaparlamentet stöder utrikestjänstens arbete för att stärka alla frågor som rör den fysiska säkerheten och it-säkerheten, både när det gäller personalens och fastigheternas säkerhet, genom inköp av ny säkerhetsutrustning för att utbilda regionala säkerhetsansvariga med avseende på att skydda utrikestjänstens säkerhetsintressen och ställa mer säkerhetsmässig knowhow till förfogande genom att införa en formell politik för hanteringen av säkerhetsrisker och cybersäkerhetsutmaningen. Parlamentet välkomnar särskilt lanseringen av programmet för säkerhetsmedvetenhet för att minska riskerna vid huvudkontoret, baserat på personalundersökningen från 2018, och säkerhetsriskhanteringssystemet i delegationerna för att standardisera rapporteringen av lokala säkerhetshot, inbegripet risker för hälsa och säkerhet. Parlamentet uppmuntrar utrikestjänsten att fullfölja en verklig politik för digitaliseringen av dess tjänster.

67.  Europaparlamentet välkomnar den första uppföljande rapporten om resolutionen om ansvarsfrihet för utrikestjänsten för räkenskapsåret 2017 som antogs av en majoritet av parlamentets ledamöter, och utrikestjänstens åtagande att ta itu med de huvudsakliga rekommendationer och observationer som togs upp under ansvarsfrihetsförfarandet med målet att ytterligare förbättra förvaltningen av unionens medel.

68.  Europaparlamentet uppmanar utrikestjänsten att utarbeta en uppföljningsrapport för budgetåret 2018 i enlighet med artikel 266 i budgetförordningen.

69.  Europaparlamentet välkomnar nya initiativ för att förbättra kommunikationen med unionsmedborgarna om vikten av offentlig diplomati och strategisk kommunikation som en integrerad del av unionens yttre förbindelser. Parlamentet uppmanar utrikestjänsten att investera i digital kommunikation, via sociala medier och sina webbplatser. Parlamentet uttrycker sin uppskattning över att utrikestjänsten har börjat anlita informationsförmedlare för att driva informationskampanjer för allmänheten i hela EU. Parlamentet uppmuntrar dessutom till användning av fria plattformar på egna servrar med öppen källkod för sociala nätverk, med särskilt fokus på användarnas dataskydd.

70.  Europaparlamentet beklagar att utrikestjänsten ännu inte har ett miljöledningssystem. Parlamentet noterar att ansträngningar har gjorts för att främja användningen av videokonferenser. Parlamentet uppmanar dock utrikestjänsten att införa en konkret handlingsplan för att minska sitt miljömässiga avtryck i sitt huvudkontor och vid sina delegationer.

71.  Europaparlamentet välkomnar programmet för kortfristig utstationering av tjänstemän mellan utrikestjänsten och parlamentet. Parlamentet betonar programmets roll när det gäller att öka den ömsesidiga förståelsen av de båda institutionernas strukturer och arbetsmetoder och på detta sätt förbättra samarbetet mellan de två institutionerna. Parlamentet uppmanar utrikestjänsten att mer aktivt främja detta program bland personalen för att öka antalet deltagare. Parlamentet rekommenderar vidare att man utvidgar programmet för diplomatiskt utbyte och utstationering mellan utrikestjänsten och medlemsstaternas diplomattjänster, vars syfte är att bidra till utvecklingen av en gemensam diplomatisk kultur.

72.  Europaparlamentet betonar den växande betydelsen av EU:s politik för Arktis och behovet av att stärka unionens trovärdighet bland sina partner genom att säkerställa stabilitet för befattningen som EU:s ambassadör för Arktis.

(1) Rådets beslut 2010/427/EU av den 26 juli 2010 om hur den europeiska avdelningen för yttre åtgärder ska organiseras och arbeta (EUT L 201, 3.8.2010, s. 30).