1. Europa-Parlamentets afgørelse af 28. april 2021 om decharge for gennemførelsen af Den Europæiske Unions almindelige budget for regnskabsåret 2019, Sektion VII – Regionsudvalget (2020/2146(DEC))
Europa-Parlamentet,
– der henviser til Den Europæiske Unions almindelige budget for regnskabsåret 2019(1),
– der henviser til Den Europæiske Unions konsoliderede årsregnskab for regnskabsåret 2019 (COM(2020)0288 – C9-0226/2020)(2),
– der henviser til Regionsudvalgets årsberetning til dechargemyndigheden om de interne revisioner, der er foretaget i 2019,
– der henviser til Revisionsrettens årsberetning om budgetgennemførelsen i regnskabsåret 2019, med institutionernes svar(3),
– der henviser til Revisionsrettens erklæring(4) for regnskabsåret 2019 om regnskabernes rigtighed og de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed, jf. artikel 287 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,
– der henviser til artikel 314, stk. 10, og artikel 317, 318 og 319 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,
– der henviser til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) 2018/1046 af 18. juli 2018 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget, om ændring af forordning (EU) nr. 1296/2013, (EU) nr. 1301/2013, (EU) nr. 1303/2013, (EU) nr. 1304/2013, (EU) nr. 1309/2013, (EU) nr. 1316/2013, (EU) nr. 223/2014, (EU) nr. 283/2014 og afgørelse nr. 541/2014/EU og om ophævelse af forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012(5), særlig artikel 59, 118, 260, 261 og 262,
– der henviser til forretningsordenens artikel 100 og bilag V,
– der henviser til betænkning fra Budgetkontroludvalget (A9-0055/2021),
1. meddeler Regionsudvalgets generalsekretær decharge for gennemførelsen af Regionsudvalgets budget for regnskabsåret 2019;
2. fremsætter sine bemærkninger i nedenstående beslutning;
3. pålægger sin formand at sende denne afgørelse og beslutningen, der er en integrerende del heraf, til Regionsudvalget, Det Europæiske Råd, Rådet, Kommissionen og Revisionsretten og drage omsorg for, at de offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende (L-udgaven).
2. Europa-Parlamentets beslutning af 29. april 2021 med bemærkningerne, der er en integrerende del af afgørelsen om decharge for gennemførelsen af Den Europæiske Unions almindelige budget for regnskabsåret 2019, Sektion VII – Regionsudvalget (2020/2146(DEC))
Europa-Parlamentet,
– der henviser til sin afgørelse om decharge for gennemførelsen af Den Europæiske Unions almindelige budget for regnskabsåret 2019, Sektion VII – Regionsudvalget,
– der henviser til forretningsordenens artikel 100 og bilag V,
– der henviser til betænkning fra Budgetkontroludvalget (A9-0055/2021),
A. der henviser til, at dechargemyndigheden inden for rammerne af dechargeproceduren gerne vil understrege, at det er særlig vigtigt at styrke EU-institutionernes demokratiske legitimitet yderligere ved at forbedre gennemsigtigheden og ansvarligheden, gennemføre begrebet resultatbaseret budgettering og sørge for god forvaltning af de menneskelige ressourcer;
1. noterer sig med tilfredshed, at Revisionsretten i sin årsberetning for 2019 ("Revisionsrettens beretning") har bemærket, at der ikke er blevet konstateret væsentlige svagheder med hensyn til revision af områderne menneskelige ressourcer og indkøbsaftaler, for så vidt angår Regionsudvalget ("udvalget");
2. glæder sig over, at Revisionsretten på grundlag af sin revision konkluderede, at betalingerne, der omfattede udvalgets administrationsudgifter og andre udgifter for det regnskabsår, der afsluttedes den 31. december 2019, som helhed betragtet var uden væsentlige fejl, og at de undersøgte overvågnings- og kontrolsystemer var effektive;
3. beklager, som en generel bemærkning, at kapitel 9 "Administration" i Revisionsrettens beretning har et ret begrænset omfang og begrænsede konklusioner, selv om udgiftsområde 5 "Administration" i den flerårige finansielle ramme anses for at være et område med lav risiko; anmoder om, at revisionsarbejdet for dette kapitel i højere grad fokuserer på spørgsmål af stor relevans eller endog afgørende betydning for udvalget;
4. minder om, at udvalgets budget hovedsagelig er af administrativ karakter, hvor et stort beløb anvendes til personer, der er knyttet til institutionen (afsnit 1), og ejendomme, løsøre, udstyr og forskellige driftsudgifter;
5. bemærker, at udvalget i 2019 havde et godkendt budget på 98 751 000 EUR (sammenlignet med 96 101 000 EUR i 2018 og 93 295 000 EUR i 2017); bemærker, at gennemførelsesgraden for forpligtelser udgjorde 99,6 % i 2019 (sammenlignet med 99,3 % i 2018 og 98,1 % i 2017), og at gennemførelsesgraden for betalinger i 2019 på 88,8 % var lavere end gennemførelsesgraderne for betalinger, som udgjorde 91,0 % i 2018 og 89,9 % i 2017; bemærker imidlertid, at den endelige gennemførelsesgrad for betalinger i 2019 vil være højere ved udgangen af budgetcyklussen (efter betaling af fremførsler);
6. understreger, at gennemførelsesgraden for forpligtelser under afsnit 1 var på 99,6 %, og at den for afsnit var på 99,7 %; bemærker med tilfredshed, at der ved årets udgang ikke var indgået forpligtelser for ca. 400 000 EUR (0,4 %), som derfor blev tilbageført til Unionens budget, hvilket svarede til en nedgang i forhold til 2018, hvor der ikke var indgået forpligtelser for ca. 700 000 EUR (0,7 %);
Menneskelige ressourcer
7. bemærker, at det samlede antal ansatte var 576 i 2019 (sammenlignet med 538 i 2018 og 533 i 2017); bemærker, at antallet af stillinger i stillingsfortegnelsen er på 491, hvilket udvalget anser for at være utilstrækkeligt; anerkender resultaterne af en vurdering af arbejdsbyrden, der blev afsluttet i 2019, med henblik på en potentiel omstrukturering, som har til formål at opnå yderligere effektivitetsgevinster og skabe synergier; er informeret om, at udvalget ønsker, at Unionens budgetmyndigheder adresserer problemet og gradvist afbalancerer den nuværende personalesituation; opfordrer udvalget til at uddybe sit administrative samarbejde med Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalg via de fælles tjenester for at samle ressourcer med henblik på at udvikle flere synergier;
8. anerkender udvalgets fortsatte bestræbelser på at styrke sin politiske rolle og imødekomme det øgede behov for permanent ekspertise på politiske og administrative områder; noterer sig den talentmasse, der er opbygget for at motivere og fastholde erfarne medarbejdere i udvalget; bemærker, at den første generelle interne udvælgelsesprøve i udvalgets historie blev afsluttet i første halvdel af 2019 med i alt 40 beståede kandidater ud af 113 kandidater; anmoder udvalget om at redegøre for de konkrete beskæftigelsesmuligheder, der tilbydes de beståede kandidater;
9. bemærker, at overførslen af 24 oversætterstillinger fra udvalget til Parlamentet blev anslået til at resultere i årlige besparelser på ca. 2,9 mio. EUR; opfordrer udvalget til at forelægge en rapport om virkningen af denne overførsel;
10. beklager, at situationen med hensyn til kønsbalance i mellemlederstillinger og lederstillinger ikke er forbedret, men snarere har været forholdsvis stabil siden 2018, idet 35 % af disse stillinger besættes af kvinder; anerkender, at en ny strategi for lige muligheder med konkrete mål, der skal nås inden 2025, er blevet vedtaget; opfordrer udvalget til at fremlægge køreplanen for vedtagelsen og den planlagte virkning af den nye strategi for lige muligheder og på årsbasis at aflægge rapport til dechargemyndigheden om dens gennemførelse og om de foreløbige resultater heraf;
11. glæder sig over udnævnelsen af en ligestillingsansvarlig, der arbejder centralt i HR-direktoratet, samt "roadshows om ligestilling"; anmoder udvalget om at aflægge rapport om de konkrete resultater af den nye strategi, herunder resultaterne af de tiltag, der er truffet for at forbedre mangfoldigheden og gøre udvalget til en mere inklusiv arbejdsplads for personer med handicap;
12. bemærker, at alle EU-nationaliteter var repræsenteret i 2019 med undtagelse af luxembourgere; opfordrer udvalget til fortsat at stræbe mod at opnå geografisk balance blandt sit personale med henblik på at etablere en passende repræsentation af statsborgere fra alle medlemsstater, herunder på ledelsesniveau; opfordrer udvalget til at styrke sin kommunikationsindsats i de lande, der er underrepræsenterede;
13. opfordrer udvalget til at fortsætte sine bestræbelser på at opnå en ligelig kønsfordeling på alle hierarkiske niveauer og glæder sig over foranstaltninger såsom obligatorisk tilstedeværelse af begge køn i udvælgelsespaneler, aktiv tilskyndelse af kvindelige ansøgere til alle lederstillinger, specifikke kurser for kvindelige medarbejdere, der ønsker at forberede sig på en lederkarriere, og mere fleksible arbejdsordninger, herunder muligheden for deltidsarbejde og telearbejde; noterer sig den række incitamenter, som udvalget har indført, såsom formel anerkendelse af ledelsesansvar under kontorchefniveau og oprettelse af et uformelt netværk for kønsbalance i ledelsen, der er iværksat med støtte fra administrationen;
14. anerkender, at den nye strategi for lige muligheder også fokuserer på handicap og mangfoldighed; noterer sig kurserne om ubevidst forudindtagethed, der tilbydes ledere og HR-medarbejdere, der er involveret i udvælgelsesprocedurer; anmoder udvalget om at aflægge rapport til budgetmyndigheden om strategiens specifikke mål, foranstaltninger og indikatorer;
15. påskønner udvalgets fokus på at udvikle og opretholde sundheds- og velfærdstjenester af høj kvalitet baseret på forebyggelse og tidlig indgriben gennem et tæt samarbejde mellem de berørte HR-tjenester og om bevidstgørelsesprogrammer for både ledere og andre medarbejdere; glæder sig over de kurser, der afholdes med ledere på både junior-, mellem- og seniorniveau om fraværsstyring og vellykket integration af kolleger efter lang tids fravær; bemærker, at der blev registreret ti tilfælde af udbrændthed i 2019; bemærker, at udvalgets sociale tjeneste yder bistand under sygdomsperioden og efter tilbagevenden til arbejdet; anmoder udvalget om at medtage identifikation af udbrændthed i sine sundheds- og velfærdstjenester; glæder sig over de øgede flekstids- og telearbejdsordninger for at forbedre balancen mellem arbejdsliv og privatliv for personalet samt videreførelsen af programmet til forebyggelse af stress og udbrændthed; opfordrer udvalget til at færdiggøre de fleksible arbejdsordninger med en beskyttelse af personalets ret til at være offline;
16. understreger, at udvalget hovedsagelig anvender kontraktansatte til at yde passende støtte i form af afløsere i forbindelse med fravær på mellemlang til lang sigt og til specifikke projekter i forskellige direktorater med det formål at yde yderligere støtte til udvalgets medlemmer; minder imidlertid om, at anvendelsen af kontraktansatte også medfører et betydeligt tab af viden og ekspertise for udvalget ved udløbet af deres kontrakter, og opfordrer derfor udvalget til fortsat at forhandle om udvidelsen af sin stillingsfortegnelse; bemærker, at der i 2019 som følge af samarbejdet mellem udvalget og Parlamentet var en nedgang i antallet af kontraktansatte med langtidskontrakter i udvalgets og EØSU's direktorat for oversættelse sammenlignet med årene 2013-2017;
17. bemærker, at udvalget er nødt til at opgradere sine sikkerhedskontrolsystemer og sørge for en sikker arbejdsplads for sine medlemmer og medarbejdere, hvilket kræver yderligere specialiserede ressourcer, og at forholdet mellem de ressourcer, der afsættes til både fysisk sikkerhed og IT-støtte pr. ansat, er meget lavt sammenlignet med andre EU-enheder; opfordrer udvalget til at fortsætte med at udarbejde nye projekter til fremme af cybersikkerhed;
18. bemærker, at udvalget har identificeret yderligere projekter inden for modernisering af administration og kommunikation, såsom støtte til bedre lovgivning gennem forudgående og efterfølgende overvågning af gennemførelsen af EU-lovgivningen på stedet samt outreachaktiviteter med henblik på at inddrage alle lokale og regionale myndigheder i processen, og at disse yderligere projekter kræver tilstrækkelige ressourcer;
Kommunikation
19. understreger, at der blev foretaget en ekstern evaluering af udvalgets kommunikationsstrategi i overensstemmelse med de standarder, der anvendes af alle andre EU-enheder inden for rammerne af en fælles rammekontrakt; bemærker, at kvaliteten af udvalgets kommunikation ikke altid opfyldte publikums behov, men generelt er effektiv, eftersom centrale interessenter har en positiv opfattelse af udvalget; opfordrer udvalget til at forbedre den digitale kommunikation med offentligheden og øge synligheden af sine undersøgelser for interessenter og EU-borgere; opfordrer udvalget til at nå ud til Parlamentet for at styrke samarbejdet, f.eks. gennem afholdelse af fælles møder og arrangementer;
20. anmoder udvalget om at redegøre for, hvordan det vil gennemføre evalueringsrapportens anbefalinger; bemærker, at de største succeser i udvalgets kommunikation er borgerdialogerne med Kommissionen og udvalgets egne lokale dialoger, flagskibsarrangementerne "EuroPCom" (europæisk konference om offentlig kommunikation) og "den europæiske uge for regioner og byer";
Digitalisering, cybersikkerhed
21. glæder sig over, at udvalgets præsidium vedtog en digital strategi i begyndelsen af 2019 på grundlag af Tallinnerklæringen om digital forvaltning med dens centrale princip "digital betjening som udgangspunkt", og at gennemførelsen blev iværksat efter vedtagelsen; bemærker, at de vigtigste resultater af strategien er medlemsorienterede informationssystemer til støtte for udvalgets politiske arbejde, informationssystemer til støtte for papirløse administrative processer og et program for digitale arbejdspladser; opfordrer udvalget til at styrke digitaliseringen også gennem interinstitutionelt samarbejde;
22. glæder sig over det interinstitutionelle cybersamarbejde, i forbindelse med hvilket udvalget modtog bistand fra IT-Beredskabsenheden for EU's Institutioner, Organer og Agenturer, f.eks. oplæring på arbejdspladsen i cloudsikkerhed og efterretninger om cybertrusler i form af målrettede angreb på EU-organer; bemærker, at mange af digitaliseringsprojekterne vedrører digitaliseringen af menneskelige ressourcer og finansielle processer, hvor udvalget anvender Sysper- og ABAC-systemerne, som stilles til rådighed af Kommissionen; anmoder udvalget om at undersøge muligheden for at forhandle bedre betingelser med Kommissionen for at forbedre og gøre applikationsdelingen økonomisk attraktiv;
23. noterer sig, at IT-budgettet deles med EØSU; fremhæver, at dette IT-budget blev forhøjet i 2019 baseret på budgetoverførsler fra 7 963 825 EUR i 2018 til 9 082 838,76 EUR i 2019; glæder sig over, at IT-enheden arbejdede på at levere informationssystemer til støtte for fire operationelle områder, nemlig politisk arbejde, dokumentforvaltning, kommunikation og menneskelige ressourcer/finansiering, og at der med hensyn til den digitale arbejdsplads er gjort fremskridt for så vidt angår alle aspekter af programmet;
24. glæder sig over udvalgets aktive politik for open source-teknologi; opfordrer udvalget til at prioritere open source-teknologi for at forhindre binding til en leverandør, bevare kontrollen over sine egne tekniske systemer, give stærkere garantier for brugernes privatliv og databeskyttelse og øge sikkerheden og gennemsigtigheden for offentligheden; bemærker, at der blev medtaget 39 open source-softwareapplikationer i fortegnelsen over softwarepakker i 2019, og at der i øjeblikket gennemføres aktive projekter med henblik på at implementere en ny digital signaturportal og en forvaltningskonsol baseret på open source-teknologi;
25. tilskynder udvalget til at følge de anbefalinger, som Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse har fremsat, om at genforhandle den interinstitutionelle licensaftale og gennemførelseskontrakt, som EU-institutionerne og Microsoft indgik i 2018, med sigte på at opnå digital suverænitet, undgå leverandørfastlåsning og manglende kontrol samt sikre beskyttelsen af personoplysninger;
Bygninger, sikkerhed
26. glæder sig over, at der er gennemført en række foranstaltninger for at sikre passende bygningssikkerhedsstandarder, såsom installation af nyt udstyr til adgangskontrol og installation af et nyt kameraovervågningssystem (CCTV); bemærker, at de tilknyttede sikkerhedsstandarder har nået samme niveau som dem i Parlamentet og Kommissionen, og at udbudsproceduren for et nyt besøgsforvaltningssystem, der var planlagt til at blive installeret i 2020, desuden er iværksat;
27. noterer sig de vejledende principper i udvalgets bygningsstrategi, som omfatter den geografiske koncentration af bygninger, prioritering af ejerskab frem for leje, bæredygtig bygningsforvaltning og flerårig planlægning; bemærker, at den arbejdsgruppe, der er nedsat sammen med EØSU, har fastlagt retningslinjer for anvendelse og tildeling af kontorlokaler under hensyntagen til situationen i andre EU-organer; glæder sig over, at disse parametre blev forelagt og drøftet med personalerepræsentanterne; anerkender udvalgets gennemsigtige og samarbejdsbaserede tilgang over for personalerepræsentanter; bemærker, at i alt 241 arbejdsstationer ikke er i brug, og anmoder udvalget om at redegøre for sine planer for disse arbejdsstationer inden for rammerne af den nuværende bygningsstrategi;
28. anerkender, at udvalget sammen med EØSU har givet instrukser om at fjerne asbest i efteråret 2020, samtidig med at man fuldt ud overholder de nødvendige beskyttelsesforanstaltninger under arbejdet, således som det blev krævet i dechargebeslutningen for 2018; glæder sig over, at de fleste af både udvalgets og EØSU's bygninger er asbestfrie; giver udtryk for bekymring over arbejdstagernes sundhed og forekomsten af asbest i VMA-bygningen; anerkender imidlertid, at udvalget har modtaget en attest for "asbestsikkerhed";
Intern forvaltning, intern kontrol, finans
29. understreger, at udvalget opstiller klare centrale resultatindikatorer for sine forskellige administrative områder ved at formulere mål og resultater og angive det dertil knyttede antal menneskelige ressourcer; anmoder udvalget om i den næste årlige aktivitetsrapport ud over disse meget detaljerede oplysninger at fremlægge en konsolideret udgave med de vigtigste mål og de opnåede resultater og undersøge mere læsevenlige datavisualiseringsmuligheder for tabellerne over de centrale resultatindikatorer;
30. bemærker, at der blev iværksat en overholdelses- og effektivitetsundersøgelse i 2019 med henblik på at vurdere, i hvilket omfang udvalget overholder de 16 interne kontrolstandarder; bemærker, at overholdelsesundersøgelsen i 2019 viste, at gennemførelsen og effektiviteten af de gældende krav som helhed forblev tilfredsstillende og stabil i forhold til 2018; bemærker imidlertid, at der blev identificeret områder, hvor der kan ske yderligere forbedringer, herunder tilpasning af udvalgets mission og organisatoriske struktur til nye prioriteter, det administrative samarbejde mellem Parlamentet og udvalget, yderligere digitalisering af datalagring og forenkling af administrative processer samt en gennemgribende ændring af den eksisterende forretningskontinuitetsplan som følge af de erfaringer, der er indhøstet under den nuværende covid-19-situation; opfordrer udvalget til at aflægge rapport om gennemførelsen af disse meget tiltrængte forbedringer i forbindelse med opfølgningen på decharge for 2019;
31. bemærker, at overvågningen af den interne revisionsfunktion varetages af et revisionsudvalg, der består af et medlem pr. politisk gruppe i udvalgets Udvalg for Finansielle og Administrative Anliggender samt en ekstern rådgiver på højt plan; bemærker, at revisionsudvalget i 2019 afholdt to møder, hvor den årlige interne revisionsberetning for 2018 og arbejdsprogrammet for 2020 blev fremlagt, og at medlemmerne blev informeret om fremskridtene med de igangværende revisioner, udestående henstillinger og de dermed forbundne risici; bemærker, at 57 % af de meget vigtige henstillinger blev afsluttet efter seks måneder (mål for 2019-2020: 75 %) og 100 % af de meget vigtige henstillinger blev afsluttet efter 12 måneder (mål for 2019-2020: 100 %); foreslår, at udvalget tilføjer en sammenfatning af revisionshenstillingerne i sin årlige aktivitetsrapport;
32. bemærker, at de interne finansielle regler for gennemførelsen af udvalgets budget blev ajourført den 1. januar 2019 ved afgørelse nr. 0014/2018 og er blevet gennemført i løbet af 2019; bemærker med tilfredshed inddragelsen af de operationelle medarbejdere som formelle aktører i proceduren for finansiel godkendelse og udnævnelsen af ledere med ansvar for den operationelle forvaltning som anvisningsberettigede ved subdelegation;
33. glæder sig over, at alle ved subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede i forbindelse med 2019 underskrev deres individuelle revisionserklæringer, at alle rapporter om undtagelser var nævnt i de relevante revisionserklæringer, og at korrigerende foranstaltninger gennemføres og overvåges for at forhindre, at disse undtagelser gentager sig;
34. opfordrer udvalget til at styrke sin indsats for at analysere situationen med henblik på at opnå et fuldstændigt papirløst udbudsmiljø for alle udbudsprocedurer; bemærker, at dette ville gøre det nødvendigt at erhverve det værktøj til forvaltning af offentlige udbud, som Kommissionens Fælles Forskningscenter har udviklet, sideløbende med udviklingen eller erhvervelsen af et forbedret dokumenthåndteringssystem for administrative dokumenter; bemærker, at den eksisterende procedure for "papirløse arbejdsgange fra faktura til betaling" blev udvidet til at omfatte en række yderligere enheder og direktorater i løbet af 2019, og at udvalgets mål for de kommende år er yderligere at udvide omfanget af papirløse arbejdsgange til også at omfatte andre typer transaktioner under hensyntagen til de tilgængelige IT-ressourcer;
Flersprogethed
35. glæder sig over, at udvalget på grundlag af Den Europæiske Ombudsmands praktiske anbefalinger til EU-administrationen om brugen af officielle EU-sprog i kommunikationen med offentligheden (sag SI/98/2018/DDJ) uddelte disse praktiske anbefalinger til alle ansatte; bemærker, at udvalget i 2019 også tog initiativ til at udarbejde en vejledning om personaleklager til Den Europæiske Ombudsmand for at sikre en nøjagtig opfølgning;
36. noterer sig, at de samlede udgifter til ekstern oversættelse for udvalget og EØSU var på 6 043 592 EUR i 2019, og at udvalgets andel udgjorde 2 492 830 EUR, og at de samlede udgifter til intern oversættelse ville have udgjort 8 781 075 EUR, og at udvalgets andel ville have beløbet sig til 3 621 974 EUR;
37. anmoder udvalget om at fremlægge oplysninger om den igangværende rationaliseringsproces på oversættelsesområdet, som hovedsagelig består i en sammenlægning af forskellige oversættelsesafdelinger; anmoder udvalget om at rapportere om eventuelle opnåede effektivitetsgevinster som følge af rationalisering og eventuelle dermed forbundne risici;
Interinstitutionelt samarbejde
38. understreger betydningen af interinstitutionelt samarbejde og bemærker, at udvalget betalte ca. 6 mio. EUR i henhold til serviceleveranceaftaler indgået med andre EU-organer i 2019; bemærker, at dette samarbejde sikrer synergier og supplerer de fælles tjenesters aktiviteter mellem udvalget og EØSU; bemærker, at udvalget afholder sine plenarmøder i Parlamentets og Kommissionens lokaler, og at det køber tolketjenester fra Parlamentet og Kommissionen, og at det samarbejder med flere EU-organer på HR- og IT-området samt på andre administrative områder;
39. påskønner samarbejdsaftalen af 5. februar 2012, som fortsat er gældende mellem udvalget og Parlamentet, og som omfatter politisk samarbejde mellem Parlamentet og udvalget og administrativt samarbejde mellem Parlamentet, udvalget og EØSU; anmoder udvalget om at orientere det om resultatet af revisionen af denne aftale;
40. opfordrer udvalget til at rapportere om eventuelle resultater i forbindelse med forhandlingerne om en ny samarbejdsaftale med Kommissionen, da den nuværende samarbejdsaftale med Kommissionen (fra 2005 med et tillæg fra 2007) udløb den 31. december 2019, men blev forlænget med et år;
41. anmoder udvalget om at rapportere tilbage om enhver kontrolmekanisme, der kan sikre en effektiv forvaltning af de fælles tjenester med EØSU; anerkender relevansen af det administrative samarbejde mellem udvalget og EØSU via de fælles tjenester, hvorved udvalget og EØSU i fællesskab samlet har ca. 470 ansatte (heraf ca. 170 ansatte i udvalget) og anvender mere end 50 mio. EUR om året (hvoraf ca. 22 mio. EUR kommer fra udvalget), eksklusive lønrelaterede udgifter; bemærker, at den årlige værdi af de fælles tjenesters aktiviteter sammen med de tilhørende lønrelaterede udgifter overstiger 100 mio. EUR; bemærker, at forhandlingerne om en ny aftale om administrativt samarbejde med EØSU (den eksisterende aftale er indgået for perioden 2016-2020) blev udsat på grund af covid-19-krisen, hvilket øgede kompleksiteten af ændringerne af udvalgets mandat i begyndelsen af 2020 og af EØSU's mandat i efteråret 2020; bemærker, at udvalget og EØSU derfor enedes om at forlænge varigheden af den nuværende aftale indtil den 30. juni 2021;
42. opfordrer i lyset af de eksisterende samarbejdsaftaler mellem Parlamentet, udvalget og EØSU udvalget til at identificere yderligere potentielle synergier og besparelser, herunder andre områder, hvor backoffice-funktioner kan deles;
43. støtter udvalget og EØSU i den opfattelse, at der i tilfælde af en forlængelse af den nuværende aftale eller en ny aftale med Parlamentet skal findes en løsning på alle udestående spørgsmål, såsom den ubalancerede situation for udvalget og EØSU, som i alt overførte 60 oversættere til Parlamentet (herunder 24 fra udvalget), og hvor udvalget til gengæld kun fik mulighed for at gøre brug af Europa-Parlamentets Forskningstjenestes tjenester; bemærker med bekymring, at udvalget og EØSU som følge heraf var nødt til at ansætte kontraktansatte og outsource deres oversættelsestjenester, hvilket resulterede i en reel budgetnedskæring; er bekendt med de anmodninger, som både udvalget og EØSU har fremsat inden for rammerne af dechargeproceduren, om, at den igangværende samarbejdsaftale skal overholdes, således at udvalget og EØSU kompenseres for de stillinger, der blev overført til Parlamentet; anmoder de tre berørte parter om i fællesskab at underrette Parlamentets Budgetkontroludvalg om den igangværende gennemgang af aftalen;
44. understreger, at udvalget i sine skriftlige svar til Parlamentet anerkender, at samarbejdet med Parlamentet i 2019 fortsatte med at bygge videre på resultaterne fra de foregående år og viste tilfredsstillende fremskridt på flere niveauer, såsom forbindelserne mellem udvalgets udvalg og Parlamentets udvalg, nye samarbejdsmetoder, herunder bidrag til gennemførelsesbetænkninger og undersøgelsesmissioner og et vellykket og virkningsfuldt samarbejde gennem Parlamentets tværpolitiske gruppe om klimaændringer, biodiversitet og bæredygtig udvikling; understreger, at udvalget har anmodet om, at det politiske samarbejde fortsat udvikles yderligere, samtidig med at autonomien og de specifikke tilgange i de enkelte parlamentsudvalg og udvalgets underudvalg respekteres; noterer sig, at samarbejdet med Parlamentet har skabt grundlaget for et bæredygtigt samarbejde mellem udvalget og Parlamentet, og at udvalget har opnået intensiveret samarbejdet med Parlamentets udvalg, og sikret sig inddragelse i arbejdet med det europæiske semester, en reserveret plads under Parlamentets udvalgsmøder, anvendelse af Europa-Parlamentets Forskningstjenestes tjenester og fælles projekter og synergier i forbindelse med oversættelse, etablering af korridorer mellem Parlamentets bygninger og udvalgets og EØSU's bygninger, en serviceleveringsaftale, herunder levering af tolketjenester og teknisk støtte fra Parlamentet, regelmæssig brug af Parlamentets bygninger i Bruxelles samt Parlamentets forbindelseskontorer i medlemsstaterne til arrangementer og aktiviteter, øget samarbejde inden for informatik, gensidig adgang til kantiner, flere samarbejdsmekanismer for at sikre en ensartet tilgang og skabe synergier inden for information og kommunikation, og om nødvendigt juridisk rådgivning i tekniske eller administrative spørgsmål fra Parlamentets Juridiske Tjeneste;
45. bemærker, at samarbejdet med Parlamentet på administrativt plan er vellykket; er enig i behovet for yderligere at fremme det politiske samarbejde for så vidt angår den årlige og flerårige programmering, den fælles erklæring fra Parlamentet, Rådet og Kommissionen om lovgivningsmæssige prioriteter og overvågningen af det årlige arbejdsprogram; støtter udvalgets konkrete anbefalinger om at udvikle en mere systematisk tilgang til det politiske samarbejde i betragtning af udvalgets betydning som repræsentant for regioner og byer i Unionen; glæder sig over udvalgets deltagelse i Det Paritetiske Udvalg for Ligestilling;
46. understreger betydningen af at fremme inddragelsen af regionale og lokale myndigheder i udformningen af Unionens politikker gennem øget samarbejde med Kommissionen og medlovgiverne;
47. anmoder udvalget om at blive informeret om eventuelle forbedringer af effektiviteten med hensyn til de administrative processer, som synes at være en uundgåelig nødvendighed af en stadig større arbejdsbyrde og en verden i hastig forandring; gentager, at fortsatte reformer er en nødvendighed for at sikre, at udvalget er godt rustet til at reagere på fremtidige udfordringer;
48. anerkender og glæder sig over udvalgets deltagelse i Parlamentets valgkampagne i 2019 ved at sikre mobiliseringen af alle dets interne og eksterne netværk med henblik på at fremme både feltøvelsen "Denne gang stemmer jeg" og onlinevideoen "Vælg din fremtid" samt gennem udvalgets opsøgende arbejde på de sociale medier; tilskynder til yderligere samarbejdsaktiviteter med henblik på at skabe synergier på kommunikationsområdet;
Den miljømæssige dimension
49. noterer sig udvalgets indsats inden for rammerne af miljøledelsessystemet med hensyn til at mindske CO2-aftrykket og reducere plastic-, fødevare- og papiraffaldet; er enig i, at nedbringelse af CO2-aftrykket er blandt de vigtigste mål for de kommende år; opfordrer udvalget til at tage behørigt hensyn til energimikset i dets elektricitetskilder og opfordrer til indkøb af elektricitet fra vind-, sol-, bio- og vandkraftværker; tilskynder udvalget til at deltage i projekter inden for områder, der har forbindelse til andre EU-enheder, og til at udarbejde en omfattende plan for udvalget med henblik på at gennemføre de principper og anbefalinger, der er fremlagt i den europæiske grønne pagt, med det overordnede mål at blive klimaneutral senest i 2030;
Etik og integritetspolitik
50. understreger, at udvalget den 5. december 2019 vedtog en adfærdskodeks for sine medlemmer, der fastsætter en detaljeret procedure i tilfælde af påstået chikane af en ansat fra et udvalgsmedlems side, som i vid udstrækning er baseret på Parlamentets Præsidiums afgørelse af 2. juli 2018 om klager over chikane; glæder sig over, at adfærdskodeksen omfatter en række sanktioner, der skal sikre, at den overholdes, og noterer sig, at udvalget har oprettet et rådgivende udvalg om chikane; anmoder udvalget om at forelægge en rapport om gennemførelsen af adfærdskodeksen;
51. bemærker, at adfærdskodeksen er nævnt på medlemmernes side på udvalgets websted med link til en særlig side; bemærker, at adfærdskodeksen indeholder bestemmelser, der specifikt har til formål at undgå interessekonflikter, herunder forpligtelsen til at indgive en erklæring om økonomiske interesser;
52. glæder sig over indledningen af en dialog med forskellige interessenter med henblik på at gennemgå den nuværende interne afgørelse nr. 362/2010 af 29. november 2010 om psykisk og seksuel chikane på arbejdspladsen på grundlag af et nyt forslag til en ændret ramme for bekæmpelse af chikane med det formål at udvide anvendelsesområdet ved at inkludere forebyggende foranstaltninger og konfliktløsningsmidler samt for at styrke princippet om nultolerance over for chikane, herunder forskellige kurser i forebyggelse af chikane; opfordrer udvalget til at etablere en ny ramme for chikane så hurtigt som muligt og til at rapportere om sine opfølgende foranstaltninger til Parlamentet;
53. bemærker, at der ikke blev indberettet nogen nye tilfælde af whistleblowing i 2019; glæder sig over, at udvalget i slutningen af 2019 iværksatte en undersøgelse af personalets kendskab til etik, der navnlig indeholdt en lang række spørgsmål om medarbejdernes bevidsthed om whistleblowerprocedurer, og over, at der blev fulgt op på resultatet i 2020; bemærker, at afgørelse nr. 508/2015 definerer de fortrolige kanaler, der står til rådighed for medarbejderne til at adressere indberetninger fra whistleblowere internt til enhver direktør i udvalget efter eget valg eller direkte til Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF); bemærker, at der inden iværksættelsen af en sådan procedure kan indhentes vejledning fra de personer, der er ansvarlige for etiske og vedtægtsmæssige spørgsmål;
54. anmoder udvalget om at følge andre organers gode eksempel ved at offentliggøre et kapitel om etik på sit websted, der består af regler til at forebygge, identificere og undgå potentielle interessekonflikter, som skal finde anvendelse på alle udvalgets medlemmer og ansatte; udtrykker sin interesse i at modtage opdateringer om de etiske rammer og relaterede uddannelsesforløb i offentlig etik, herunder for nye medarbejdere;
55. anmoder udvalget om at indlede proceduren for at tilslutte sig den interinstitutionelle aftale om det obligatoriske åbenhedsregister, der for nylig blev indgået mellem Parlamentet, Rådet og Kommissionen; minder om betydningen af en høj grad af gennemsigtighed med hensyn til lobbymøder, der kan påvirke medlemmer og personale i deres rådgivende rolle i EU-institutionerne;
56. minder om, at Revisionsretten i sin særberetning nr. 13/2019 "EU-institutionernes etiske rammer: mulighed for forbedring" anfører, at etisk adfærd i offentlig forvaltning bidrager til en mere forsvarlig økonomisk forvaltning og øget offentlig tillid, og at uetisk adfærd blandt ansatte i og medlemmer af EU-institutioner og -organer tiltrækker stor offentlig interesse og svækker tilliden til EU-institutionerne;
57. påskønner fremskridtene i McCoys sag som svar på decharge for 2018; noterer sig det arbejde, der blev udført af flere på hinanden følgende ordførere og skyggeordførere for øvrige institutioner, som indledte dialogen, der i lang tid var gået i stå; minder om, at det tredje invaliditetsudvalg enstemmigt bekræftede, at den tidligere interne revisor var blevet invalideret af erhvervsmæssige årsager, og at udvalget efterfølgende den 26. juni 2019 formelt godkendte denne konklusion; bemærker, at McCoy i henhold til artikel 78, stk. 5, i personalevedtægten blev refunderet i juli 2019 for alle sine bidrag til pensionsordningen fra den dato, hvor han begyndte at modtage invaliditetsydelsen (1. juli 2007), og til dagen før han begyndte at modtage alderspension (31. juli 2010);
58. minder om, at udnævnelsen af et medlem af Parlamentet som mægler fandt sted på grundlag af dechargebeslutningen for 2017, og at alle parter indledte en mæglingsproces med henblik på at bringe tvisten mellem udvalget og den tidligere revisor, McCoy, til ophør og nå frem til en mindelig løsning, og at den første fase af mæglingen førte til undertegnelsen af en fælles erklæring den 4. december 2020 om principperne for løsningen af McCoys bona fide-whistleblowersag; minder om, at dette afsluttede den ikke-finansielle del af løsningen; minder om, at den anden fase af mæglingen, der fokuserer på den finansielle afregning, også er blevet iværksat og er i øjeblikket i gang;
59. påskønner den udveksling, der fandt sted den 10. november 2020 i forbindelse med dechargeproceduren for 2019 med mægleren, McCoy og en repræsentant for udvalget; minder om, at McCoy og udvalget blev indbudt til et møde i Parlamentets Budgetkontroludvalg på grundlag af et forslag fra ordføreren fra 2018 for øvrige institutioner og som blev godkendt af de politiske gruppers koordinatorer; understreger betydningen af at nedtrappe situationen og tilnærme McCoys og udvalgets holdninger til hinanden; glæder sig over mæglerens forslag om et møde mellem udvalgets formand og McCoy som et udgangspunkt for forsoning, inden der indledes forhandlinger;
60. glæder sig over skrivelsen af 10. november 2020 fra formanden for udvalgets udvalg om finansielle og administrative anliggender til formanden for Parlamentets Budgetkontroludvalg, hvori det bekræftes, at udvalgets formand er rede til at mødes med McCoy; glæder sig over opfølgningsmøderne mellem mægleren, dechargeordføreren for 2019, den tidligere interne revisor og udvalgets repræsentanter; glæder sig meget over skrivelsen af 4. december 2020, hvori det meddeles, at den første fase af proceduren for en aftale blev afsluttet med en fælles erklæring underskrevet af udvalgets repræsentanter og McCoy; opfordrer parterne til at nå frem til en aftale om at ordne den finansielle del og minder om, at det står til rådighed for at støtte forhandlingerne; værdsætter den indsats, som alle parter har gjort, anerkender, at der er taget et vigtigt første skridt, og mener, at der snart bør opnås enighed.
61. glæder sig over, at udvalgets formand og generalsekretær ufortøvet gav et fast tilsagn om at nå frem til en mindelig løsning og dermed afslutte sagen; bemærker, at McCoy og udvalgets formand og generalsekretær den 4. december 2020 med bidraget fra Parlamentets mægler og Parlamentets Budgetkontroludvalg afgav en fælles erklæring om principperne for løsningen af tvisten i overensstemmelse med Parlamentets krav siden 2004, og at udvalget med McCoys godkendelse offentliggjorde den fælles erklæring på udvalgets websted.
62. anerkender, at udvalget i den fælles erklæring navnlig uden forbehold accepterer OLAF's rapport og konklusioner og anerkender sine tidligere fejltagelser og mangler; anerkender ligesom Parlamentet, at McCoy med rette henvendte sig direkte til Parlamentet med sine bekymringer, og at udvalget burde have gjort mere for at opfylde Parlamentets krav fra 2004, herunder kravet om at McCoy ikke måtte lide nogen negative konsekvenser som følge af, at han havde rapporteret uregelmæssigheder; anerkender McCoy som en bona fide-whistleblower, en rolle, som Parlamentet tildelte ham politisk i 2004, og beklager, at McCoy ikke blev beskyttet, selv om Parlamentet tilbød ham beskyttelse som whistleblower i 2003; beklager dybt den betydelige skade, som udvalget har påført McCoy, udvalgets behandling af ham og dets utilstrækkelige overholdelse af dets omsorgspligt, accepterer, at sagen aldrig burde have fået lov til at forblive uløst i mere end sytten år;
63. bemærker med tilfredshed, at udvalgets formand og generalsekretær har givet udtryk for deres formelle undskyldning over for McCoy for disse hændelser og for udvalgets fejlagtige behandling af hans sag, at udvalget og McCoy har forpligtet sig til at finde en løsning på de finansielle aspekter af forliget med støtte fra Parlamentets Juridiske Tjeneste og politisk vejledning fra Parlamentets Budgetkontroludvalg, og at udvalget igen har gentaget sit fulde engagement i reglerne og principperne om beskyttelse af whistleblowere og mere præcist til de umistelige principper om lighed og retfærdighed og har draget de nødvendige konklusioner af McCoys sag og taget alle de nødvendige skridt i sin interne forvaltning for at sikre, at en sådan situation ikke kan opstå igen; opfordrer indtrængende alle parter til hurtigst muligt at nå frem til en finansiel aftale;
64. anerkender forhandlingsteamenes bestræbelser på at forlige de to parter og roser dem for at mægle et potentielt grundlag for en fair, retfærdig og passende hæderlig løsning på denne tvist;
65. opfordrer indtrængende alle parter til at indgå en aftale om en retfærdig finansiel afregning som opfølgning på den fælles erklæring uden yderligere unødig forsinkelse; anerkender den oprigtige anmodning fra udvalget til Parlamentets Juridiske Tjeneste om dets bistand til at nå frem til en sådan finansiel afregning;
66. bemærker, at udvalget oprindeligt blev oprettet for at behandle vigtige spørgsmål, da omkring tre fjerdedele af EU-lovgivningen gennemføres på lokalt eller regionalt plan, hvorfor det var nødvendigt for de lokale og regionale repræsentanter at have indflydelse på udviklingen af ny EU-lovgivning; bemærker endvidere, at dets oprindelige opgave var at lukke den voksende kløft mellem offentligheden og den europæiske integrationsproces ved at inddrage en regional repræsentation;
67. opfordrer udvalget til at overveje at udarbejde en plan for omstrukturering og strømlining af interne processer for at opnå et tættere samarbejde med Parlamentet og en mere effektiv anvendelse af udvalgets knowhow;
o o o
68. glæder sig over, at udvalget på sit websted offentliggør årsberetninger om konsekvensanalyserne af sine udtalelser siden 2010; opfordrer udvalget desuden til at fastsætte klare og målbare centrale resultatindikatorer for de kommende år for at optimere sin funktion.