Pod lupou
 

Protokol EP – nesplnitelný úkol?

Instituce - 25-08-2006 - 12:44
Sdílet

Na světě není moc míst, kde naleznete tolik oficiálních hostů a pracovních návštěv jako v Evropském parlamentu. EP na svých plenárních zasedáních často přijímá hlavy států a zasedací místnosti a chodby ve Štrasburku se hemží premiéry, ministry, poslanci a diplomaty z celého světa. Nic z toho by nebylo možné bez profesionálního a dobře fungujícího protokolu.

Protokol pomáhá předsedovi Evropského parlamentu, europoslancům, generálnímu tajemníkovi a dalším parlamentním orgánům v protokolárních záležitostech od oficiálních návštěv hlav států, které pronášejí projevy na plenárních zasedáních, až po pracovní nebo zdvořilostní návštěvy a schůze společných výborů a delegací. Protokol připravuje spolu s kanceláří předsedy EP jeho oficiální návštěvy a obstarává europoslancům  víza potřebná pro cesty mimo území EU.
 
Hlava protokolu, François Brunagel, vede tým 13 lidí, kteří ve svém pracovním čase zabezpečují setkání a uvítání, plánují a zařizují programy, přípravují a účastní se recepcí, zajišťují vstup do budov EP, zajišťují víza, plánují jídelní lístky, obstarávají oficiální dary a taktéž spravují finance.
 
V roce 2005 přijal protokol 113 návštěv (z nich 5 oficiálních), poslal 8 178 pozvánek a postaral se o 980 žádostí o vízum. Jelikož se EU v roce 2004 rozšířila a počet europoslanců stoupl ze 626 na 732, činnost týkající se zahraničních vztahů Parlamentu se značně rozrostla. Poptávka po vízech z celkového počtu 571 v roce 2004 vzrostla exponenciálně, takže služba pověřila 2 zaměstnance, kteří se zabývají žádostmi o víza téměř na plný úvazek.
 
 
Odkaz: 20060728FCS09980

Červený koberec a etiketa

Horní část stránkyDalší
 
Photo European Parliament

Červený koberec pro oficiální návštevy

Nejdůležitějšími akcemi jsou pro protokol oficiální návštěvy hlav států, při kterých je zapotřebí důkladná příprava a mimořádná přesnost. Hosté jsou se svými delegacemi vyzvednuti na letišti vedoucím protokolu v doprovodu policie a při vstupu do Evropského parlamentu oficiálně přivítáni předsedou EP. Červený koberec samozřejmě nesmí nikdy chybět. Parlament jako pozorný hostitel musí vědět, čemu host dává v jídle přednost, zda kouří, a dokonce i to, jestli půjde po schodech, nebo pojede výtahem.
 
Protokol EP obvykle koordinuje návštěvy s pracovníky protokolu hosta měsíce dopředu. Neočekávané změny se obvykle týkají časového rozvržení nebo složení delegace, ale není těžké si s nimi poradit. Složitější byla nedávná návštěva prezidenta palestinské národní samosprávy, Mahmúda Abbáse. Na plenární zasedání ve Štrasburku přijel dvakrát po sobě, protože svou první návštěvu musel přerušit kvůli domací krizi. Program bylo samozřejmě nutné opakovat a koberec znovu rozvinout.
 
Parlament musí skloubit evropský a státní protokol. Na státní úrovni je podle protokolu nejvyšším představitelem hlava státu, ale podle Evropských smluv je na místo první instituce EU stavěn Evropský parlament před Radou a Komisí. To znamená, že je jeho předseda na evropské úrovni řazen výše než představitelé všech státních a evropských orgánů. To může být složité, když je přítomno několik institucí. Vedoucí protokolu těchto institucí se proto pravidelně setkávají, aby prodiskutovali přístup společný pro celou EU ohledně takových záležitostí, jako je etiketa nebo například zajištění toho, aby byly ve stejnou dobu vyvěšeny na půl žerdi stejné vlajky (evropské nebo státní). 
 
„Neoficiální” návštěvy, pracovní návštěvy, příležitosti k oficiálnímu  fotografování a zdvořilostní návštěvy jsou méně oficiální a obnášejí méně práce pro pracovníky protokolu, i když se stejnou zdvořilostí a pozorností je třeba přistupovat ke každému hostu. Kromě toho ministři členských států EU formálně nejsou hosty, protože jsou představiteli Rady.
 
Horní část stránkyDalší

Dary

Horní část stránkyDalšíPředchozí
 
Photo European Parliament/Pietro Naj-Oleari

Suvenýry pro návštěvníky Parlamentu

Doba, kdy se panovníci zahrnovali drahocennými dary je pryč, ale gesto výměny darů stále zůstává symbolem přátelství mezi jednotlivci i zeměmi. Výměna darů se uskutečňuje během téměř každé oficiální návštěvy a na starost ji mají právě pracovníci protokolu. Dary se dávají hlavám států, ale i řidičům delegací, takže se pohybují od prostého pera nebo klíčenky až po prestižnější dary. Někdy může být těžké najít ten správný dar. Dary od předsedy Parlamentu a předsedů delegací představují evropskou jednotu a kulturní různorodost, musí však být zároveň neutrální, aby neurazily národní nebo náboženské cítění.
 
Každý předseda EP dodává darům osobní charakter. Josep Borrell své protějšky obdarovává křišťálovým pohárem, který má na sobě vyryty úryvky z Listiny základních práv a svobod, vytvořeným umělcem z Barcelony. Mezi jeho dary figurují i knihy a šátky s reprodukcemi španělského umělce Joana Miró.
 
Obdarovávání bohužel nemůže být příliš spontánní. Dary se plánují značně dopředu, protože k získání budoucích darů musí EP vypisovat zdlouhavé veřejné soutěže. To znamená, že pracovníci protokolu musí vše plánovat 3-4 roky dopředu. Značně snížený zvláštní rozpočet pro neočekávané dary ponechává určitou rezervu k manévrování.
 
Předseda Parlamentu a předsedové delegací také dostávají dary od zahraničních delegací. Bývají to ústavy, obrazy a sochy, které pak zůstavají instituci a často se vystavují ve veřejně přístupných částech Parlamentu.
 
A samozřejmě se stává, že se cestou dary rozbijí, nebo dokonce ztratí. V takovém případě pomůže zabránit nedorozumění diskrétní komunikace s pracovníky protokolu druhé strany. Avšak ani nejpečlivější práce pracovníků protokolu i delegace nedokáže zabránit všem nehodám. Jednou se stalo, že předseda delegace EP dal svému protějšku prázdnou krabičku, protože medaile mu cestou vypadla.
 
Horní část stránkyDalšíPředchozí

Jde hlavně o detaily a nápaditost

Horní část stránkyPředchozí
 
Photo European Parliament/Pietro Naj-Oleari

Protokol nebo Protocollo?

François Brunagel je toho názoru, že nejsou problematičtí návštěvníci, ale že problematické mohou být situace. Předseda EP měl například v plánu předat americkému prezidentu Ronaldu Reaganovi starožitný porcelán. Americká bezpečnostní služba však chtěla dar prověřit ještě před oficiálním setkáním, což ovšem nebylo pro předsedu EP přijatelné. Naštěstí se oběma čelním představitelům podařilo vyměnit si dary mimo dohled americké bezpečnostní služby.
 
Každý host je jedinečný, na což je zapotřebí brát ohled, aby návštěvy probíhaly hladce. F. Brunagel říká, že například protokol panovníků je obvykle náročnější. Nicméně znalost jazyků otevírá dveře a při jednání s jakýmkoliv hostem vysokého postavení i drobné detaily mohou dělat divy. Pokud se o prezidentovi ví, že má rád určitou whisky v určité sklenici, věnování pozornosti tomuto detailu mu určitě udělá radost," pronesl F. Brunagel.
 
Personál musí být opravdu nápaditý a schopný improvizace například tím, že nastříhá ručníky na proužky a ohřeje je v mikrovlnné troubě, aby tak obstaral pro hosta horké ubrousky. Musí umět sehnat další pár punčoch, nebo se třeba postarat o to, aby návštěvníci v budovách EP ve Štrasburku a Bruselu, které připomínají labyrint, nezabloudili. Je třeba brát v úvahu kulturní rozdíly, jako je například rozdílné vnímání času. Někteří přeruší svůj oficiální program, aby se dozvěděli novinky od kolemjdoucího úředníka EU, nebo si touží užít trochu turistiky. To jsou ale výjimky. „Zatím nedošlo k žádnému diplomatickému incidentu,“ pravil François Brunagel.
 
Jak je však možné zvládnout takové množství detailů? „Často jde o obvyklá pravidla, zkušenosti a zdravý rozum," vysvětluje F. Brunagel. I když existují průvodci oslovováním a etiketou, neexistuje žádná příručka pro evropskou etiketu ta je  totiž v každé zemi jiná. Tým F. Brunagela se setkává každých půl roku s vedoucími protokolu členských států, aby spolu probrali takové technické záležitosti jako například víza. Ne každý člen EU má dlouho zavedená pravidla ohledně protokolu a velikost personálu diplomatických služeb jednotlivých členských států se značně liší.
 
Horní část stránkyPředchozí