Fokus
 

Parlamentets protokoltjeneste – det umuliges kunst

Institutioner - 28-08-2006 - 11:44
Del/Gem

Ikke mange steder i verden finder man så mange officielt inviterede og arbejdende gæster som i Europa-Parlamentet. Parlamentet modtager hyppigt statsoverhoveder under plenarmøderne, og mødelokaler og korridorer i Strasbourg og Bruxelles myldrer med regeringschefer, ministre, parlamentsmedlemmer og diplomater fra hele verden. Dette ville ikke være muligt uden Parlamentets professionelle og velsmurte protokoltjeneste.

Protokoltjenesten assisterer Parlamentets formand, MEP'er, generalsekretariatet og Parlamentets øvrige organer med sager af ceremoniel og etikettemæssig karakter. Det kan være besøg af statsoverhoveder, der skal tale ved plenarsamlingerne eller høfllighedsvisitter og møder i fælles udvalg og delegationer. Afdelingen arrangerer parlamentsformandens officielle besøg sammen med hans sekretariat, og de forsyner MEP'er med visa til rejser udenfor EU.
 
Chefen for protokoltjenesten, François Brunagel, råder over et team af 13 personer fordelt på mange opgaver. De arrangerer møder og samtaler, planlægger programmer, afholder receptioner, sikrer adgangsforholdene til EP's bygninger, sørger for visa, står for bespisning og officielle gaver og tager sig af økonomien.
 
I 2005 modtog protokoltjenesten 113 besøg (heraf 5 officielle), udsendte 8178 invitationer og ekspederede 980 ansøgninger om visa. Efter at EU blev udvidet i 2004 og antallet af MEP'er voksede fra 626 til 732, er Parlamentets udadvendte aktiviteter blevet væsentligt flere. Behovet for visa er vokset eksponentielt (det var i 2004 på 571 ansøgninger), og tjenesten har nu 2 personer beskæftiget næsten udelukkende med dette.
 
 
Ref.: 20060728FCS09980

Røde løbere og ceremonier

Sidens topNæste
 
Group of dignitaries arriving at the Parliament: Photo European Parliament

Officielt besøg i Europa-Parlamentet

De vigtigste begivenheder for protokoltjenesten er når statsoverhoveder aflægger officielt besøg. Her er det nødvendigt med omhyggelig forberedelse og ekstrem præcision. Gæsterne og deres delegationer afhentes i lufthavnen af protokolchefen og bliver budt officielt velkommen af Parlamentsformanden ved indgangen til Parlamentet. Og naturligvis er den røde løber rullet ud. Parlamentet må som den gode vært kende til gæsternes madønsker, om de ryger eller ej, og endda om de foretrækker elevatoren eller trappen.
 
Protokoltjenesten koordinerer som regel besøgene med gæsternes stab flere måneder i forvejen. De uforudsete overraskelser handler som regel om tidsplanen eller ændringer i delegationernes sammensætning, og det er til at klare i farten. Mere kompliceret var det, da Det Palæstinensiske Selvstyres formand Mahmoud Abbas for nylig var på besøg. Han ankom til to på hinanden følgende plenarmøder i Strasbourg, fordi han måtte afbryde det første besøg og tage sig af en hjemlig krise. Naturligvis blev hele programmet gentaget og den røde løber rullet frem på ny.
 
Parlamentet skal have den europæiske og nationale protokollære orden til at mødes. På nationalt niveau er statsoverhovedet den øverste protokollære autoritet, men ifølge europæiske traktater rangerer Europa-Parlamentet over såvel Ministerrådet som Kommissionen. Det betyder, at på europæisk niveau rangerer Parlamentsformanden over alle øvrige europæiske og nationale autoriteter. Det kan godt give lidt vanskeligheder, når flere EU-institutioner er tilstede samtidig. Institutionernes protokolchefer mødes derfor jævnligt og aftaler fælles retningslinier for forskellige emner fx. ceremonier og flagregler.
 
"Uofficielle" besøg, arbejds-visitter, opstilling til pressefotos og høflighedsbesøg er mindre formelle begivenheder, som kræver mindre indsats af protokoltjenesten, selvom alle gæster bliver vist samme nøje opmærksomhed og høflighed. For ministre fra EU-medlemsstaterne gælder det, at de ikke har formel gæstestatus eftersom de repræsenterer Ministerrådet.
 
Sidens topNæste

Gaver

Sidens topNæsteForrige
 
EP protocol gifts for official visits: Photo European Parliament/Pietro Naj-Oleari

Souvenirs fra Parlamentet til gæster

De dage er forbi, hvor statsoverhoveder overøser hinanden med gaver, men symbolsk udveksling af gaver er fortsat en gestus, der symboliserer venskab mellem mennesker og nationer. Gaveudveksling finder sted ved næsten alle officielle besøg, og den organiseres af protokoltjenesten. Gaver gives til statsoverhoveder såvel som til chauffører, og det kan være alt lige fra en beskeden pen eller nøglering og til mere prestigefyldte gaver. Det kan være svært at finde den rette balance. Gaver fra Parlamentsformanden og formænd for delegationerne repræsenterer europæisk enhed og kulturel forskellighed, men dog må de være neutrale for ikke at støde følsomme nationale eller religiøse interesser.
 
Enhver formand for EP sætter selv sit personlige præg på gaverne. Josep Borrell giver bl.a. et krystalbæger af en kunstner fra Barcelona, hvori er indgraveret dele af menneskerettighedserklæringen. Bøger og tørklæder med motiver af den spanske kunstner Joan Miró hører også blandt hans gaver.
 
Desværre er der ikke megen spontanitet i gavegivningen. Gaverne bliver planlagt i god tid eftersom offentlige udbud af en vis varighed er påkrævede for Parlamentets indkøb af gaver. Protokoltjenesten må derfor planlægge i op til 3-4 år i forvejen. Et stærkt begrænset budget til uventede gaver efterlader dog et lille råderum.
 
Formanden og delegationerne modtager også gaver fra de udenlandske parter; forfatninger, malerier, statuetter, alle genstandene tilhører institutionen og bliver ofte udstillet for offentligheden i Parlamentets bygninger.
 
Og jo, det forekommer, at gaver går i stykker eller bliver væk under rejser og transport. I så fald tages en diskret kontakt til den anden parts protokoltjeneste så misforståelser kan undgås. Men selv ikke det mest samvittighedsfulde forarbejde af protokol- og delegationspersonale kan afværge alle uheld. Ved en lejlighed forærede en delegationsformand sin modpart en tom æske, hvor indholdet – en medalje – var faldet ud under turen.
 
Sidens topNæsteForrige

Det handler om detaljer og kreativitet

Sidens topForrige
 
European Parliament Protocol sign: Photo European Parliament/Pietro Naj-Oleari

Protokol eller Protokolla?

François Brunagel siger, at der ikke findes vanskelige gæster, men der kan altid opstå vanskelige situationer. For eksempel ville en parlamentsformand forære USA's præsident Ronald Reagan et stykke antikt porcelæn. Præsidentens sikkerhedsfolk ønskede at undersøge gaven på forhånd, hvilket var uacceptabelt for parlamentsformanden. Heldigvis lykkedes det de to at udveksle gaver udenfor synsvidde af sikkerhedstjenesten.
 
Enhver besøgende er unik, og det skal tages i betragtning så besøget kan afvikles så gnidningsløst som muligt. For eksempel er de protokollære foranstaltninger for kongelige som regel mere formelle end for andre, siger Brunagel. Et ord det rette sted kan dog gøre en stor forskel, lige meget hvilken fornem gæst man har med at gøre. "Hvis en præsident vides at værdsætte en særlig whisky i et specielt glas, kan den lille detalje redde hans dag," siger Brunagel.
 
Personalet skal udvise stor kreativitet og kunne improvisere. En gæst ønskede varme servietter; det blev klaret ved at klippe et håndklæde i stykker og varme det i en mikroovn. Måske skal man kunne trylle et ekstra par sokker frem eller blot prøve at hjælpe gæster til at finde rundt i de labyrintiske EP-bygninger i Bruxelles og Strasbourg. Kulturelle forskelle - fx. tidsfornemmelse – skal også tages i betragtning. Nogle gæster dropper det officielle program og shanghajer EU-embedsmænd, som tilfældigvis passerer forbi, til drøftelser, eller de vil måske gerne lege turister i nogle timer, men det er undtagelsen. "Indtil nu har vi ikke haft diplomatiske episoder" siger Brunagel.
 
Men hvordan får de alle disse detaljer til at fungere? "Meget af det er daglig praksis, erfaring og sund fornuft", forklarer Brunagel. Og selvom der findes bøger om protokol og etikette, er der ingen facitliste for en europæisk etikette – som jo varierer fra land til land. François Brunagels team mødes hvert halve år med kolleger fra medlemsstaterne og diskuterer tekniske emner såsom visumregler. Ikke alle EU-medlemmer har lang tradition for protokollære forhold og størrelsen af medlemslandets diplomatiske korps kan være stærkt varieret.
 
Sidens topForrige