Φάκελος
 

Υπηρεσία Πρωτοκόλλου του ΕΚ: μια ανέφικτη αποστολή;

Θεσμικά όργανα - 28-08-2006 - 11:24
Μοιράστε το
Κοινωνικά δίκτυα
Αγαπημένα
 

Δεν υπάρχουν πολλά μέρη στον κόσμο, όπου θα βρείτε τόσους πολλούς επίσημους προσκεκλημένους και επισκέπτες εργασίας, όπως στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο. Το ΕΚ υποδέχεται συχνά αργηχούς κρατών κατά τη διάρκεια των συνόδων ολομέλειάς του, ενώ οι αίθουσες συνεδριάσεων και οι διάδρομοί του στο Στρασβούργο και τις Βρυξέλλες γεμίζουν με πρωθυπουργούς, υπουργούς, βουλευτές και διπλωμάτες από ολόκληρο τον κόσμο.

Τίποτα από αυτά δεν θα ήταν δυνατά χωρίς τους επαγγελματίες του ΕΚ και την καλογρασαρισμένη Υπηρεσία Πρωτοκόλλου.
 
Η Υπηρεσία Πρωτοκόλλου βοηθά τον Πρόεδρο του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, τους ευρωβουλευτές, την Γενική Γραμματεία και άλλα σώματα του Κοινοβουλίου σε θέματα πρωτοκόλλου - από επίσημες επισκέψεις αρχηγών κρατών, οι οποίοι απευθύνουν λόγο προς την ολομέλεια, έως τις επισκέψεις εργασίας ή ευγενείας μικτών επιτροπών και αποστολών. Η Υπηρεσία φροντίζει τις διαδικαστικές υποθέσεις μαζί με το γραφείο του Προέδρου για τις επίσημες επισκέψεις του και εφοδιάζει τους ευρωβουλευτές με βίζα για αποστολές εκτός της ΕΕ.
 
Ο επικεφαλής της Υπηρεσίας Πρωτοκόλλου, François Brunagel, διαθέτει μια ομάδα 13 ατόμων, που μοιράζουν το χρόνο τους μεταξύ "συναντήσεων και χαιρετισμών", τα οποία καταρτίζουν και κανονίζουν προγράμματα, διοργανώνουν και παρακολουθούν δεξιώσεις, διευθετούν την πρόσβαση στα κτίρια του ΕΚ, εξασφαλίζουν βίζες, σχεδιάζουν μενού, διαχειρίζονται επίσημα δώρα και ασχολούνται με τα οικονομικά.
 
Το 2005 η Υπηρεσία Πρωτοκόλλου δέχθηκε 113 επισκέψεις (5 από αυτές επίσημες), απέστειλε 8178 προσκλήσεις και διαχειρίστηκε 980 αιτήσεις για βίζα. Από τη διεύρυνση της ΕΕ το 2004 και μετά και την αύξηση του αριθμού των ευρωβουλευτών από 626 σε 732 οι δραστηριότητες εξωτερικών σχέσεων του Κοινοβουλίου αυξήθηκαν σημαντικά. Η απαίτηση για βίζες μεγάλωσε ραγδαία από τις  571 αιτήσεις συνολικά το 2004 και η υπηρεσία έχει 2 άτομα που εργάζονται σχεδόν αποκλειστικά για τις αιτήσεις βίζας.
 
 
Αναφ.: 20060728FCS09980

Κόκκινα χαλιά όχι πρόσωπα

Κορυφή σελίδαςΕπόμενο
 
Group of dignitaries arriving at the Parliament: Photo European Parliament

Κόκκινο χαλί για τους επισκέπτες του ΕΚ

Τα πιο σημαντικά γεγονότα για την Υπηρεσία Πρωτοκόλλου είναι οι επίσημες επισκέψεις αργηγών κρατών. Απαιτείται προετοιμασία και εξαιρετική ακρίβεια. Οι καλεσμένοι και οι αποστολές τους παραλαμβάνονται στο αεροδρόμιο από τον επικεφαλής του Πρωτοκόλλου, συνοδευόμενοι από την αστυνομία και καλωσορίζονται επισήμως από τον Πρόεδρο του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου στην είσοδο του ΕΚ. Και, βεβαίως, πάντα πρέπει να υπάρχει το κόκκινο χαλί. Ως φιλόξενος οικοδεσπότης, το Κοινοβούλιο πρέπει να γνωρίζει τις γαστρονομικές προτιμήσεις ενός καλεσμένου, αν καπνίζει ή όχι, ακόμα και αν θα χρησιμοποιήσει σκάλες ή ασανσέρ.
 
Η Υπηρεσία Πρωτοκόλλου συντονίζει συνήθως τις επισκέψεις με την αντίστοιχη υπηρεσία του καλεσμένου, μήνες πριν. Οι απρόβλεπτες αλλαγές αφορούν κυρίως το συγχρονισμό ή τη σύνθεση της αποστολής και δεν είναι πολύ δύσκολο να διευθετηθούν. Πιο περίπλοκη ήταν η πρόσφατη επίσκεψη του Προέδρου της Παλαιστινιακής Εθνικής Αρχής, Mahmoud Abbas. Ο κ. Abbas ήρθε δύο φορές σε δύο διαδοχικές συνόδους ολομέλειας στο Στρασβούργο, επειδή χρειάστηκε να διακόψει την πρώτη του επίσκεψη λόγω μιας εγχώριας κρίσης. Φυσικά, το πρόγραμμα έπρεπε να επαναληφθεί και το κόκκινο χαλί στρώθηκε ξανά.
 
Το Κοινοβούλιο πρέπει να συστεγάζει και το ευρωπαϊκό και το εθνικό πρωτόκολλο. Σε εθνικό επίπεδο, ο αρχηγός κράτους είναι η πρώτιστη αρχή πρωτοκόλλου, όμως σύμφωνα με τις Ευρωπαϊκές Συνθήκες το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο κατατάσσεται ως ο κορυφαίος θεσμός της ΕΕ, πριν από το Συμβούλιο και την Επιτροπή. Αυτό σημαίνει ότι ο Πρόεδρος προηγείται όλων των εθνικών και ευρωπαϊκών αρχών σε ευρωπαϊκό επίπεδο. Αυτό μπορεί να αποδειχτεί δύσκολο, όταν παρίστανται αρκετοί οργανισμοί. Κατά συνέπεια, οι επικεφαλής πρωτοκόλλου των οργανισμών συναντώνται τακτικά για να χαράξουν μια κοινή προσέγγιση σε ορισμένα ζητήματα, όπως οι τελετές ή, για παράδειγμα, να είναι βέβαιο ότι οι ίδιες σημαίες (Ευρωπαϊκές ή εθνικές) κυματίζουν μεσίστιες, την ίδια στιγμή.
 
Οι “ανεπίσημες” επισκέψεις, οι ευκαιρίες φωτογράφησης και τα καλέσματα ευγενείας σημαίνουν λιγότερη επισημότητα και λιγότερη εργασία για την Υπηρεσία Πρωτοκόλλου, μολονότι πρέπει να επιδεικνύεται η ίδια ευγένεια και λεπτομερής προσοχή σε κάθε καλεσμένο. Επιπλέον, οι υπουργοί των μελών της ΕΕ δεν συνιστούν
επίσημους καλεσμένους, μιας και είναι αντιπρόσωποι του Συμβουλίου.
 
Κορυφή σελίδαςΕπόμενο

Δώρα

Κορυφή σελίδαςΕπόμενοΠροηγούμενο
 
EP protocol gifts for official visits   Photo: European Parliament/Pietro Naj-Oleari

Σουβενίρ από το ΕΚ για τους επισκέπτες

 
Οι ημέρες που οι ηγεμόνες κατέκλυζαν ο ένας τον άλλο με πολύτιμα δώρα έχουν παρέλθει, όμως η χειρονομία της ανταλλαγής δώρων παραμένει ένα σύμβολο φιλίας μεταξύ ανθρώπων και χωρών. Η ανταλλαγή δώρων αποτελεί μια πραγματικότητα για κάθε σχεδόν επίσκεψη και εμπίπτει στις οργανωτικές αρμοδιότητες της υπηρεσίας πρωτοκόλλου. Τα δώρα μπορεί να απονέμονται στους αργηγούς κρατών ή τους επικεφαλής των αποστολών, επομένως ποικίλουν από μια ταπεινή πένα ή ένα μπρελόκ έως δώρα μεγαλύτερου κύρους. Το να βρει κανείς την ισορροπία μπορεί να αποδειχτεί δύσκολο. Τα δώρα από τον Πρόεδρο και τους προέδρους αποστολών αντιπροσωπεύουν την ευρωπαϊκή ενότητα και την πολιτιστική ποικιλομορφία. Ωστόσο, πρέπει να παραμένουν ουδέτερα, προκειμένου να μην θίξουν τυχόν εθνικές ή θρησκευτικές ευαισθησίες.
 
Κάθε πρόεδρος του ΕΚ προσδίδει στα δώρα το προσωπικό του γούστο. Ο Josep Borrell χαρίζει στους ομολόγους του ένα κρυστάλλινο κύπελλο, δημιουργία ενός καλλιτέχνη από την Βαρκελώνη, με αποσπάσματα από το Χάρτη των Θεμελιωδών Δικαιωμάτων χαραγμένα πάνω του. Επίσης, μεταξύ των δώρων του συγκαταλέγονται βιβλία και μαντήλες με αναπαραστάσεις του Ισπανού καλλιτέχνη Joan Miró.
 
Δυστυχώς, δεν μπορεί να υπάρξει μεγάλο περιθώριο για αυθορμητισμούς στην απόδοση δώρων. Τα δώρα σχεδιάζονται καλά εκ των προτέρων, καθώς απαιτούνται δημόσιες προσκλήσεις για διαγωνισμό  υποβολής προσφορών ώστε να αποκτηθούν τα μελλοντικά δώρα του ΕΚ. Αυτό σημαίνει ότι η Υπηρεσία Πρωτοκόλλου πρέπει να έχει έναν σχεδιασμό 3 ή 4 χρόνων. Ένας αρκετά μειωμένος ειδικός προϋπολογισμός για μη προβλεπόμενα δώρα επιτρέπει ένα σχετικό χώρο για ελιγμούς.
 
Ο Πρόεδρος και οι επικεφαλής των αποστολών  λαμβάνουν επίσης δώρα από ξένες αποστολές, - από συντάγματα έως πίνακες ζωγραφικής και αγαλματίδια - που ανήκουν στο θεσμικό οργανισμό και εκτίθενται συχνά στους δημόσιους χώρους του Κοινοβουλίου.
 
Και, ναι, τα δώρα μπορεί να σπάσουν ή να χαθούν κατά τη διάρκεια ενός ταξιδιού. Κατόπιν, μια διακριτική επικοινωνία με την υπηρεσία πρωτοκόλλου του άλλου μέρους βοηθά στην αποφυγή παρεξηγήσεων. Ούτε ακόμα και η πιο σχολαστική εργασία από το προσωπικό πρωτοκόλλου και αποστολών δεν μπορεί να αποτρέψει όλες τις κακοτυχίες. Σε μια περίπτωση ένας πρόεδρος μιας αποστολής του ΕΚ έδωσε ένα άδειο κουτί στον ομόλογό του, καθώς το μετάλλιο είχε πέσει έξω από το κουτί κατά τη διάρκεια του ταξιδιού.
 
 
 
Κορυφή σελίδαςΕπόμενοΠροηγούμενο

Τα πάντα είναι θέμα λεπτομέρειας και δημιουργικότητας

Κορυφή σελίδαςΠροηγούμενο
 
European Parliament Protocol sign    Photo:  European Parliament/Pietro Naj-Oleari

Το σήμα της Υπηρεσίας Πρωτοκόλλου του ΕΚ

Ο κ. Brunagel λέει ότι δεν υπάρχουν δύσκολοι επισκέπτες, μπορεί όμως να προκύψουν δύσκολες καταστάσεις. Για παράδειγμα, ο Πρόεδρος του ΕΚ σχεδίαζε να παρουσιάσει ένα προσελάνινο κομμάτι αντίκας στον Πρόεδρο των Ηνωμένων Πολιτειών, Ronald Reagan. Ωστόσο, η υπηρεσία ασφαλείας των ΗΠΑ θέλησε να εξετάσει το δώρο πριν από την τελετή, γεγονός που ήταν απαράδεκτο για τον Πρόεδρο του ΕΚ. Ευτυχώς, οι πρόεδροι κατάφεραν να ανταλλάξουν δώρα μακριά από τα μάτια της αμερικανικής υπηρεσίας ασφαλείας.
 
Κάθε επισκέπτης είναι μοναδικός και αυτό πρέπει να λαμβάνεται υπόψη ώστε οι επισκέψεις να εκτυλίσσονται ομαλά. Για παράδειγμα, οι υπηρεσίες πρωτοκόλλου μοναρχών είναι συνήθως πιο αυστηρές από ό,τι οι άλλες, αναφέρει ο κ. Brunagel. Παραταύτα, οι ξένες γλώσσες ανοίγουν πόρτες και η προσοχή στις μικρολεπτομέρειες κάνουν την πραγματική διαφορά, όταν ασχολείται κανείς με υψηλού επιπέδου καλεσμένους. "Αν είναι γνωστό ότι σε έναν Πρόεδρο αρέσει ένα συγκεκριμένο ουίσκι σε ένα συγκεκριμένο ποτήρι, το να το προσέξουμε αυτό, σίγουρα θα του φτιάξει το κέφι του", λέει ο κ. Brunagel.
 
Το προσωπικό πρέπει πραγματικά να είναι δημιουργικό και ικανό να αυτοσχεδιάζει, για παράδειγμα να κόβει πετσέτες και να τις θερμαίνει στο φούρνο μικροκυμάτων ώστε να παράσχει υγρές και ζεστές πετσέτες φαγητού για έναν καλεσμένο, να ξέρει που να βρει ένα επιπλέον ζευγάρι καλσόν ή να βοηθά στον προσανατολισμό των καλεσμένων μέσα στο λαβύρινθο των κτιρίων του ΕΚ στο Στρασβούργο και τις Βρυξέλες. Οι πολιτιστικές διαφορές, όπως οι διαφορετικές αντιλήψεις του χρόνου, πρέπει να λαμβάνονται υπόψη. Μερικοί αποκλίνουν από την επίσημη ατζέντα τους για να προλάβουν να έχουν μια σύντομη κουβεντούλα με έναν επίσημο της ΕΕ, που τυγχάνει να είναι περαστικός ή έχουν όρεξη για λίγο τουρισμό. Αυτές όμως είναι μόνο οι εξαιρέσεις. "Δεν είχαμε κανένα διπλωματικό επισόδειο μέχρι στιγμής," λέει ο κ. Mr Brunagel.
 
Αλήθεια, πως καταφέρουν να διαχειρίζονται αυτή την πληθώρα  λεπτομερειών; "Με την γνώση εθιμοτυπικών κανόνων, εμπειρία και κοινή λογική", εξηγεί ο κ. Brunagel. Μολονότι υπάρχουν οδηγοί για τίτλους και πρωτόκολλα, δεν υπάρχει κανένα βιβλίο κανόνων για το ευρω παϊκό πρωτόκολλο – που ποικίλει από χώρα σε χώρα. Η ομάδα του κ. Brunagel συναντάται κάθε έξι μήνες με επικεφαλής πρωτοκόλλου από τα κράτη μέλη για να συζητήσουν τεχνικά ζητήματα, όπως οι βίζες. Δεν έχει κάθε μέλος της ΕΕ μακρά θεσμοθετημένους κανόνες πρωτοκόλλου και το μέγεθος των διπλωματικών υπηρεσιών των κρατών μελών ποικίλει σημαντικά.
 
 
Κορυφή σελίδαςΠροηγούμενο