Dossier
 

Servicio de Protocolo del Parlamento Europeo: ¿Misión imposible?

Instituciones - 25-08-2006 - 12:55
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No existen muchos lugares en el mundo donde se puedan encontrar tantos invitados oficiales y tengan lugar tantas visitas de trabajo como en el Parlamento Europeo. Éste recibe frecuentes visitas de Jefes de Estado durante las sesiones plenarias y es fácil encontrar en las salas de reuniones y pasillos de Estrasburgo y Bruselas primeros ministros, ministros, parlamentarios y diplomáticos de todo el mundo.

Todo esto sería imposible sin el profesional y eficiente Servicio de Protocolo  de la Institución.
 
El Servicio de Protocolo asiste al Presidente del Parlamento Europeo, a los eurodiputados, al Secretario General y a otros órganos del Parlamento en  asuntos protocolarios relacionados con  las visitas oficiales  de los Jefes de Estado, visitas de cortesía, de trabajo  y reuniones de comisiones y delegaciones mixtas.
 
El jefe del Servicio de Protocolo, François Brunagel,  encabeza un equipo de 13 personas, que dividen su tiempo entre bienvenidas, preparación y concertación de programas, organización y asistencia a reuniones,  permitir el acceso a los edificios del Parlamento, tramitar visados, planear menús, elegir regalos oficiales y supervisar  los gastos relacionados con estas actividades.
 
En 2005, el Servicio de Protocolo recibió 113 visitas (5 de ellas oficiales), remitió 8.178 invitaciones a actos oficiales y tramitó 980 solicitudes de visado. Desde la ampliación de la UE en 2004,  cuando se añadieron 10 Estados miembros y el número de eurodiputados pasó de 626 a 732,  este tipo de actividades ha aumentado considerablemente. La demanda de visados también ha crecido significativamente con respecto a las 571 solicitudes de 2004, por lo que el servicio cuenta ya con dos personas trabajando exclusivamente en esta tarea.
 
 
Ref.: 20060728FCS09980

Alfombra roja y ceremonial

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Group of dignitaries arriving at the Parliament: Photo European Parliament

Tratamiento de alfombra roja para visitas ilustres

Las ocasiones más importantes para el Servicio de Protocolo son las visitas oficiales de Jefes de Estado, para las que se requiere una preparación y precisión extremas. Los huéspedes y sus delegaciones son recogidos en el aeropuerto por el jefe de Protocolo,  escoltados por  la policía y recibidos oficialmente por el Presidente del Parlamento Europeo en la entrada del Parlamento donde, por supuesto, estará  colocada la alfombra roja  de rigor. Como todo buen anfitrión, el Parlamento debe conocer las preferencias alimenticias del invitado, sus costumbres y también si prefiere utilizar las escaleras o el ascensor.
 
El Servicio de Protocolo generalmente coordina las visitas con el  Protocolo del invitado con meses de antelación. Siempre pueden  producirse modificaciones de última hora, especialmente  en el programa o en la composición de la delegación, aunque no son aspectos difíciles de solventar. La reciente visita del Presidente de la Autoridad Nacional Palestina, Mahmoud Abbas, fue sin embargo más complicada de lo habitual. El Presidente palestino acudió a Estrasburgo  dos veces en pocas semanas, ya que debió interrumpir su primera visita debido a una crisis interna en su país. Por supuesto, el programa  tuvo que repetirse y la alfombra roja volvió a extenderse bajo sus pies. 
 
El Parlamento debe respetar el protocolo europeo pero también los protocolos nacionales. A nivel nacional, el Jefe de Estado es la primera autoridad protocolaria  pero, según los Tratados Europeos, el Parlamento Europeo es considerado la primera institución de la Unión, por  delante del Consejo y de la Comisión por lo que su Presidente precede a todas las autoridades nacionales y europeas. Por eso puede resultar complejo cuando se encuentran presentes varias instituciones en un mismo acto.  Con fin de evitar este tipo de problemas, los jefes de protocolo de cada institución se reúnen regularmente para decidir el enfoque común  en materia de ceremonial o, por ejemplo, para asegurarse  de que las banderas (la europea y la nacionales ) ondeen a media asta al mismo tiempo en caso de duelo oficial.
 
Las visitas "no oficiales"  (visitas de trabajo, de cortesía, saludos a invitados, etc...), requieren menos formalismo y trabajo, pero el Servicio de Protocolo   presta la misma concienzuda y amable atención a todos los huéspedes de la Institución Sin embargo, los ministros de los Estados miembros de la UE no son considerados como invitados, ya que son representantes del Consejo y como tales tienen la obligación de acudir al Parlamento en determinadas ocasiones. 
 
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Regalos

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EP protocol gifts for official visits: Photo European Parliament/Pietro Naj-Oleari

Regalos de protocolo para visitas oficiales

Ya han pasado los días en que los soberanos se agasajaban mutuamente con valiosos obsequios, pero el gesto de intercambiar regalos permanece como símbolo de amistad entre países y personas. El intercambio de presentes es una constante en casi todas las visitas oficiales y también forma parte de las tareas del Servicio de Protocolo. Los regalos pueden estar destinados desde a Jefes de Estado  hasta a los chóferes de las delegaciones, así,  igual puede tratarse de un sencillo  bolígrafo  de un llavero de recuerdo que de regalos de mayor valor. Lograr el correcto equilibrio resulta difícil. Los regalos del Presidente del PE y  de los Presidentes de sus delegaciones  parlamentarias representan la unidad y la diversidad cultural europeas y deben ser lo suficientemente neutros como para no herir sensibilidades nacionales o religiosas de ningún tipo.
 
Todos los Presidente del Parlamento Europeo han aportado su toque personal a los regalos. Josep Borrell ofrece a sus homólogos una copa de cristal realizada por un artista de Barcelona  en la que se han grabado fragmentos de la Carta de Derechos Fundamentales. Sus regalos también suelen incluir libros y pañuelos con reproducciones del artista español Joan Miró.
 
Desafortunadamente,  en esta materia no puede haber mucha espontaneidad.  El Servicio de Protocolo debe planificar la adquisición de los regalos con 3  ó 4 años de anticipación, ya que  ésta se hace por concurso público. Existe también un pequeño presupuesto adicional para regalos no previstos.
 
El Presidente del PE y los Presidentes de las delegaciones también reciben regalos de las delegaciones extranjeras, que van desde copias de Constituciones a cuadros o estatuas, que pasan a pertenecer al Parlamento y  que generalmente  son expuestos en sus instalaciones. 
 
En aquellas ocasiones en las que un regalo se rompe o se extravía antes de llegar a su destinatario, una discreta comunicación  entre los   servicio de Protocolo de ambas partes puede ayudar a solucionar  el contratiempo, ya que ni siquiera la más escrupulosa preparación puede evitar que a veces se produzcan este tipo de situaciones. En una ocasión, el Presidente de una delegación del PE obsequió con una caja vacía a su homólogo, debido a que  nadie se dio cuenta de que la medalla que contenía se cayó de la misma durante el viaje.
 
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Todo está en la creatividad y en el detalle

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European Parliament Protocol sign: Photo European Parliament/Pietro Naj-Oleari

Protocolo o Protokoll?

François Brunagel comenta que no existen visitas difíciles, pero sí situaciones difíciles. Por ejemplo, con motivo de la visita del  entonces Presidente de los Estados Unidos, Ronald Reagan, el Presidente del Parlamento quiso regalarle una porcelana antigua. El servicio de seguridad de los EE.UU.  solicitó examinar el regalo antes de la ceremonia,  algo que resultó inaceptable para el Presidente del PE. Afortunadamente, los presidentes lograron intercambiar  sus  regalos lejos de la mirada del servicio de seguridad  norteamericano.
  
Cada visitante es único y esto  es algo que debe ser tenido en cuenta para que  una visita tenga éxito. Por ejemplo, explica Brunagel, los servicios  de protocolo de  las monarquías suelen ser más rígidos que los demás. El conocimiento de idiomas y la atención a los más mínimos detalles realmente marcan la diferencia en el momento de tratar con un huésped de alto nivel. "Si se sabe que a un Presidente le apetece un tipo especial de whisky en una cierta clase de vaso, seguramente prestar atención a este detalle marcará la diferencia," añade  Brunagel.
 
El personal debe ser creativo y capaz de improvisar como, por ejemplo, preparando toallas y calentándolas en un microondas para  poder ofrecer servilletas húmedas calientes  a un invitado, saber dónde encontrar un par de medias o evitar que los huéspedes se pierdan en los laberínticos edificios del Parlamento en Estrasburgo o Bruselas. Las diferencias culturales, tales como  el sentido de la puntualidad,  también deben ser tenidas en cuenta. Alguna vez  un  invitado  ha descuidado el programa oficial para charlar con un funcionario  con el que se ha cruzado por casualidad o ha preferido hacer algo de turismo, pero esas son las excepciones. " Hasta ahora nunca hemos tenido   incidentes diplomáticos," nos dice François Brunagel.
 
Pero, ¿cómo se las arreglan  para cuidar tantos detalles? " Combinando las costumbres, la experiencia y el sentido común," manifiesta Brunagel. Aunque existe bibliografía sobre etiqueta  y ceremonial, no hay un libro de etiqueta europea, ya que ésta varía de país a país. El equipo de  François Brunagel se reúne cada seis meses con los jefes de protocolo de los Estados miembros para debatir asuntos técnicos. No todos los Estados miembros de la UE tienen una larga tradición de protocolo y el tamaño de los servicios diplomáticos de cada Estado miembro varía considerablemente.
 
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