Teema-artikkeli
 

EP:n protokolla – visainen tehtävä ?

Toimielimet - 25-08-2006 - 11:45
Jaa / tallenna

Maailmassa ei ole kovin montaa paikkaa, jossa tapaisi yhtä paljon virallisia vieraita tai työvierailulla olevia kävijöitä kuin Euroopan parlamentissa. EP vastaanottaa usein valtionpäämiehiä täysistunnoissaan ja sen käytävät Strasbourgissa ja Brysselissä kuhisevat pääministereitä, ministereitä, parlamentaarikkoja ja diplomaatteja maailman joka kolkasta. Tämä ei olisi mahdollista ilman EP:n ammattimaista ja hyvinrasvattua protokollayksikköä.

Protokollayksikkö avustaa Euroopan parlamentin puhemiestä, jäseniä, pääsihteeriä ja muita sen elimiä protokollaan liittyvissä kysymyksissä, oli sitten kyseessä valtionpäämiehen virallinen vierailu täysistuntoon tai yhteistyövaliokunnan taikka valtuuskunnan työvierailu, kohteliaisuuskäynti tai kokous. Protokolla huolehtii puhemiehen esikunnan kanssa tämän virallisten vierailujen järjestelyistä, kuten myös parlamentin jäsenten viisumeista EU:n ulkopuolelle suuntautuville matkoille.
 
Protokollayksikön päällikkö François Brunagelin 13 hengen tiimi jakaa työaikansa tapaamisten, tervehdysten, ohjelmien luonnostelun ja järjestelyjen, vastaanottojen valmistelun ja niihin osallistumisen, EP:n rakennuksiin kulun järjestämisen, viisumien, ruokalistojen, virallisten lahjojen, sekä raha-asioiden hoitamisen kesken.
 
Vuonna 2005 protokollayksikkö vastaanotti 113 vierailua (joista 5 virallista), lähetti 8178 kutsua ja käsitteli 980 viisumihakemusta. EU:n laajennuttua 2004 ja parlamentin jäsenmäärän kasvettua 626:sta 732:een, sen ulkosuhdetoiminta on lisääntynyt huomattavasti. Viisumihakemusten määrä on kasvanut räjähdysmäisesti (2004 571) ja kaksi henkilöä työskenteleekin lähes täyspäiväisesti viisumihakemusten parissa.
 
 
Viite: 20060728FCS09980

Punainen matto ja juhlamenot

Sivun alkuunSeuraava
 
Ryhmä arvohenkilöitä saapumassa parlamenttiin. Kuva: EP

Punainen matto arvovieraille

Protokollayksikön työn kannalta tärkeimpiä tapahtumia ovat valtionpäämiesten vierailut, jotka edellyttävät erityisen huolellista valmistelua. Protokollapäällikkö noutaa vieraat ja heidän valtuuskuntansa lentokentältä poliisisaattueessa. Puhemies ottaa vieraat vastaan parlamentin sisäänkäynnillä. Punainen matto on tietysti aina odottamassa. Huolehtivaisena isäntänä EP:n tulee tietää vieraan erityistoiveet ruoan suhteen, tupakoiko hän vai ei, kuten myös sen, käyttääkö vieras mieluummin hissiä vai portaita.
 
Protokollayksikkö koordinoi vierailuja yleensä kuukausia etukäteen vieraidensa protokollaosastojen kanssa. Ennalta arvaamattomat muutokset koskevat lähinnä aikatauluja tai valtuuskunnan kokoonpanoa, eivätkä aiheuta ylitsepääsemättömiä vaikeuksia. Hankalampaa oli sen sijaan palestiinalaishallinnon presidentin Mahmoud Abbasin vierailun järjestäminen. Hän vieraili parlamentissa kahteen otteeseen, perättäisissä Strasbourgin täysistunnoissa, sillä tilanne Palestiinassa pakotti Abbasin keskeyttämään ensimmäisen vierailunsa. Ohjelma jouduttiinkin toistamaan ja punainen matto rullattiin uudelleen esille...
 
Parlamentin täytyy ottaa huomioon sekä eurooppalainen että kansallinen protokolla. Kansallisella tasolla valtionpäämies on protokollan mukainen ykkönen. EU:n perustamissopimukset taas rankkaavat parlamentin ensimmäiseksi toimielimeksi, ennen komissiota ja neuvostoa. Tästä seuraa, että parlamentin puhemies edeltää asemansa puolesta sekä kansallisia että eurooppalaisia vallanpitäjiä Euroopan unionin tasolla. Vaikeuksia voi syntyä silloin kun useampi EU-toimielin on läsnä. Toimielinten protokollapäälliköt tapaavatkin säännöllisesti sopiakseen yhteisistä EU-lähestymistavoista juhlamenoihin liittyen tai esimerkiksi varmistaakseen, että EU:n ja kansalliset liput liehuvat puolitangossa samaan aikaan.
 
Epäviralliset vierailut, työvierailut, valokuvien otot ja kohteliaisuuskäynnit merkitsevät vähemmän muodollisuuksia ja vähemmän työtä protokollayksikölle, vaikkakin sama kohteliaisuus ja huomaavaisuus varataan kaikille vieraille. EU:n jäsenvaltioiden ministereitä ei sitä paitsi muodollisesti lasketa vieraiksi, sillä he ovat neuvoston edustajia.
 
 
Sivun alkuunSeuraava

Lahjat

Sivun alkuunSeuraavaEdellinen
 
EP-protokollan lahjoja virallisille vierailuille. Kuva: EP/Pietro Naj-Oleari

Muistoja Euroopan parlamentista vieraille

Ne ajat jolloin hallitsijat hukuttivat toisensa kallisarvoisiin lahjoihin ovat kaukana takanapäin. Lahjojen vaihto kuitenkin pysyy ystävyyden symbolina kansojen ja maiden välillä. Lahjojen vaihto on osa lähes jokaisen virallisen vierailun ohjelmaa ja sen järjestäminen lankeaa protokollayksikölle. Lahjat on voitu osoittaa valtionpäämiehestä alkaen valtuuskuntien autonkuljettajille saakka, joten ne vaihtelevat vaatimattomasta kynästä tai avaimenrenkaasta arvokkaampiin lahjoihin. Tasapainon löytäminen voi olla vaikeaa. Parlamentin puhemiehen ja valtuuskuntien puheenjohtajien lahjat edustavat Euroopan yhtenäisyyttä ja kulttuurista monimuotoisuutta. Niiden on kuitenkin oltava neutraaleja, jotta kansallisia tai uskonnollisia herkkyyksiä ei sohittaisi.
 
Jokainen EP:n puhemies lisää kädenjälkensä lahjoihin. Josep Borrellin lahja virkaveljilleen on barcelonalaisen taiteilijan luoma kristallimalja, johon on kaiverrettu osia EU:n perusoikeuskirjasta. Myös kirjat ja huivit espanjalaisen taiteilijan Joan Mirón töiden jäljennöksillä kuuluvat Borrellin antamiin lahjoihin.
 
Spontaanius ei valitettavasti ole juurikaan mahdollista lahjojen antamisessa. Ne suunnitellaan hyvissä ajoin etukäteen, sillä EP:n lahjojen hankinta edellyttää pitkiä julkisia tarjouspyyntömenettelyjä. Protokollayksikkö suunnitteleekin hankintoja 3-4 vuotta etukäteen. Hieman liikkumavaraa antaa ennakoimattomia lahjoja varten varattu hyvin rajallinen erityisbudjetti.
 
Puhemies ja valtuuskuntien puheenjohtajat myös saavat lahjoja ulkomaisilta valtuuskunnilta, perustuslaeista patsaisiin, ja niitä pidetään usein esillä parlamentin julkisissa tiloissa.
 
Lahjoja toki myös hajoaa tai jopa hukkuu matkalla. Tällöin hienovarainen yhteydenpito vastapuolen protokollan kanssa auttaa välttämään väärinymmärrykset. Mitä huolellisinkaan valmistelu ei aina voi estää vahinkoja. Eräs EP:n valtuuskuntapuheenjohtaja luovutti kerran  tyhjän rasian vastinparilleen, sillä siinä ollut mitali oli pudonnut matkan aikana.
 
 
Sivun alkuunSeuraavaEdellinen

Yksityiskohdat ja luovuus kaikki kaikessa

Sivun alkuunEdellinen
 
EP protokollakyltti. Kuva: EP/Pietro Naj-Oleari

Protokollaa

Brunagel kertoo, että hankalia vieraita ei olekaan, vaikkakin sellaisia tilanteita voi tulla vastaan. Parlamentin puhemies esimerkiksi suunnitteli aikoinaan lahjoittavansa antiikkista posliinia Yhdysvaltain presidentti Ronald Reaganille. Reaganin turvallisuuspalvelu halusi tutkia lahjan sen luovuttamisen edellä, mitä EP:n puhemies ei voinut hyväksyä. Lahjan luovutus onneksi onnistui turvallisuusmiesten silmien tavoittamattomissa.
 
Kukin vieras on ainutlaatuinen, mikä tulee ottaa huomioon sujuvan vierailun varmistamiseksi. Esimerkiksi monarkkien protokollat ovat yleensä jäykempiä kuin muiden, Brunagel kertoo. Kielitaito avaa kuitenkin ovia ja huomion kiinnittäminen pieniin yksityiskohtiin ratkaisee kun on kyseessä korkea-arvoinen vieras. « Jos presidentin tiedetään pitävän tietystä viskistä tietynlaisessa lasissa, pelastaa tämän huomioon ottaminen taatusti hänen päivänsä », Brunagel sanoo.
 
Henkilökunnan tulee kyetä luovuuteen ja improvisoimaan, esimerkiksi leikkaamaan pyyhkeitä ja lämmittämään niitä mikrossa, jotta vieraille saataisiin kosteita kuumia pyyhkeitä. On tiedettävä, mistä saadaan lisäpari sukkahousuja, ja osattava pitää vieraat reitillä EP:n Strasbourgin ja Brysselin rakennusten labyrinteissa. Kulttuuriset erot kuten ajantaju on otettava huomioon. Jotkut saattavat luistaa virallisesta ohjelmasta jutellakseen ohikulkevan EU-virkamiehen kanssa tai halutessaan mahduttaa ohjelmaan turismia. Nämä ovat kuitenkin poikkeuksia. « Meillä ei toistaiseksi ole ollut diplomaattisia välikohtauksia », Brunagel kertoo.
 
Kuinka protokollayksikkö sitten selviää kaikista näistä yksityiskohdista ? « Pitkälti tässä on kyse totunnaisista säännöistä, kokemuksesta ja maalaisjärjestä », Brunagel selvittää. Vaikkakin titteli- ja etikettikirjoja on olemassa, ei eurooppalaisesta etiketistä ole sääntöjä ja se vaihteleekin maasta toiseen. Brunagelin tiimi tapaa puolivuosittain jäsenvaltioiden protokollaosastoja keskustellakseen esimerkiksi viisumeista. Kaikilla jäsenvaltioilla ei ole pitkiä perinteitä protokollasta ja niiden diplomaattikuntien kokokin vaihtelee huomattavasti.
 
Sivun alkuunEdellinen