Dossier
 

Le service du protocole du PE : mission impossible ?

Institutions - 25-08-2006 - 12:44
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Hormis le Parlement européen, il y a peu d’endroits dans le monde où vous pourrez rencontrer autant d’invités en visite officielle ou en visite de travail. Le PE reçoit des chefs d’État lors de ses sessions plénières. Des Premiers ministres, des ministres, des parlementaires et des diplomates du monde entier se croisent dans les salles de réunions et dans les couloirs. Cette prouesse ne serait pas possible sans un service du protocole professionnel et bien rodé.

Le service du protocole aide le Président du Parlement, les parlementaires européens, le Secrétaire général et les autres organes du Parlement à régler les questions de protocole des visites officielles des chefs d’État qui prononcent une allocution en session plénière. Il prend en charge aussi bien les visites de travail ou de courtoisie que les réunions des commissions conjointes et des délégations. C’est ce service qui organise les visites officielles du Président, en coopération avec le cabinet de ce dernier, et se charge d’obtenir les visas des eurodéputés en mission hors de l’UE.
 
François Brunagel, le chef du service du protocole, est à la tête d’une équipe de 13 collaborateurs qui répartissent leur temps entre la planification « des rencontres et de l’accueil », l’établissement et la mise en place des programmes, l’organisation de l’accueil et la présence lors de cet accueil, la sélection de l’accès aux bâtiments du PE, l’obtention des visas, la planification des menus, la gestion des cadeaux officiels et la gestion du budget.
 
En 2005, le service du protocole a reçu 113 visites (dont 5 visites officielles), envoyé 8 178 invitations et traité 980 demandes de visas. Avec l’élargissement de l’UE en 2004 et l’accroissement du nombre de parlementaires européens, de 626 à 732, les activités de relations externes du Parlement ont considérablement augmenté. Les demandes de visas ont augmenté de façon exponentielle, alors qu’elles étaient de 571 en 2004. Désormais, 2 personnes du service sont chargées, à temps plein, des demandes de visas.
 
 
REF.: 20060728FCS09980

Tapis rouge et cérémonies

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Une délégation officielle  accueillie sur le tapis rouge au Parlement. Photo du Parlement européen/PS

Le tapis rouge déroulé sous les pieds d'une délégation officielle

Les visites officielles des chefs d’État sont les événements les plus importants pour le service du protocole. Elles exigent une préparation minutieuse et une extrême précision. Les invités et leurs délégations sont accueillis à l’aéroport par le Chef du protocole, accompagnés par une escorte de police et enfin accueillis officiellement par le Président du Parlement européen à l’entrée principale du PE. Et, bien sûr, il doit y avoir un tapis rouge. Hôte attentionné, le Parlement doit connaître les préférences culinaires de ses invités, savoir s’ils fument ou non ou bien encore s’ils préfèrent les escaliers ou l’ascenseur.
 
Le service du protocole coordonne généralement les visites en coopération avec le service du protocole des invités, des mois à l’avance. Les changements de dernière minute affectent principalement l’horaire ou la composition de la délégation et ne sont pas difficiles à régler. La récente visite de Mahmoud Abbas, le Président de l’Autorité nationale palestinienne, a été plus compliquée. Il est venu à deux reprises à Strasbourg, lors de deux sessions plénières consécutives, parce qu’il a été obligé d’interrompre sa visite en raison de la crise interne qui a éclaté dans les territoires palestiniens. Bien sûr, le programme a dû être renouvelé et le tapis rouge a été déroulé, une deuxième fois.
 
Le Parlement doit prendre en charge le protocole tant au niveau européen qu’au niveau national. Au niveau national, le chef d’État est considéré comme la première autorité du protocole, alors que le Parlement européen est classé, par les Traités européens, première institution de l’UE avant le Conseil et la Commission. Cela signifie qu’au niveau européen, son Président précède, dans l’ordre des préséances, toutes les autorités nationales et européennes. Cela peut se compliquer lorsque plusieurs institutions européennes sont présentes. C’est pourquoi les Chefs du protocole de ces institutions se réunissent régulièrement afin de dégager une approche européenne commune relativement à certains sujets comme les cérémonies ou, par exemple, afin de s’assurer que les mêmes drapeaux (européens ou nationaux) sont hissés à mi-hauteur en même temps.
 
Les visites « officieuses », les visites de travail, les séances de photographie et les appels de courtoisie impliquent moins de formalités et moins de travail pour le service du protocole, même si chaque invité doit faire l’objet de la même courtoisie et de la même attention. Par ailleurs, les ministres des États membres de l’UE ne sont pas formellement des invités, dans la mesure où ils sont les représentants du Conseil.
 
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Cadeaux

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Présents emballés dans du papier cadeau bleu préparés par le service du protocole. Photo Parlement européen/PNO

Souvenirs du Parlement pour les hôtes de prestige

L’époque où les souverains se couvraient mutuellement de présents précieux est révolue, mais l’échange de cadeaux reste un symbole d’amitié entre les peuples et les pays. L’échange de présents est une réalité de presque toutes les visites officielles et son organisation incombe au service du protocole. Des présents peuvent être offerts aussi bien à des chefs d’État qu’à des chefs de délégation et varient du simple stylo ou porte-clés aux cadeaux plus prestigieux. Il est parfois difficile de trouver le juste milieu. Les cadeaux offerts par le Président et les chefs des délégations représentent l’unité européenne et sa diversité culturelle ; ils doivent aussi être neutres afin de ne pas froisser les sensibilités nationales ou religieuses.
 
Chaque président du PE apporte sa touche personnelle aux cadeaux. Josep Borrell offre à ses homologues une coupe en cristal, création d’un artiste de Barcelone et gravée avec des passages de la Charte des droits fondamentaux. Des livres et des foulards avec des reproductions de l’artiste espagnol Joan Miró figurent aussi parmi les cadeaux qu’il offre.
 
Malheureusement, il ne peut y avoir vraiment de spontanéité dans ces présents. Les cadeaux sont prévus longtemps à l’avance parce que des appels d’offres publics sont requis pour acquérir les futurs cadeaux du PE. Cela signifie que le service du protocole doit les prévoir 3 ou 4 ans à l’avance. Un budget spécial, très réduit, pour des cadeaux imprévus laisse un peu de marge de manœuvre.
 
Le Président et les chefs de délégations reçoivent également des cadeaux des délégations étrangères. Il s’agit de compositions, de peintures ou de statues qui appartiennent à l’Institution et sont souvent présentées dans les lieux du Parlement ouverts au public.
 
Et parfois, les cadeaux se cassent ou même se perdent lors de leur transport. Alors, une communication discrète avec le service du protocole de l’autre partie permet d’éviter les malentendus. Même le travail le plus méticuleux des équipes du protocole et des délégations ne peut prévenir toutes les déconvenues. Le chef d’une délégation du PE a, un jour, offert une boîte vide à son homologue, la médaille était tombée de sa boîte pendant son transport.
 
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Il n’est question que de détails et d’inventivité

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Écriteau du Protocol du Parlement européen en 20 langues officielle. Photo Parlement européen/PNO

Protocol ou Protokolla ?

M. Brunagel affirme qu’il n’y a pas de visiteurs difficiles, mais il peut y avoir des situations difficiles. Par exemple, le Président du PE envisageait d’offrir une porcelaine antique au Président américain Ronald Reagan. Mais, le service de sécurité américain voulait examiner le cadeau avant la cérémonie, ce qui était inacceptable pour le Président du PE. Heureusement, les Présidents ont réussi à échanger les cadeaux loin des yeux du service de sécurité américain.
 
Chaque visiteur est unique et cela doit être pris en considération pour que les visites se déroulent dans l’harmonie. Par exemple, les services du protocole des monarques sont généralement plus rigides que ceux des autres visiteurs, déclare M. Brunagel. Mais la connaissance des langues étrangères permet d’ouvrir des portes et l’attention portée à certains petits détails peut faire la différence, lorsqu’il s’agit d’un hôte de haut niveau. « Si l’on sert, à un Président, le whisky qu’il aime dans un verre qu’il préfère, cela lui fera certainement plaisir », ajoute M. Brunagel.
 
L’équipe doit vraiment être inventive et capable d’improviser. Par exemple, elle doit savoir couper des serviettes et les faire chauffer dans un four à micro-ondes pour offrir des serviettes humides et chaudes à un invité, trouver une paire de bas supplémentaire ou guider les visiteurs dans le dédale des bâtiments du Parlement, à Strasbourg et à Bruxelles. Les différences culturelles, telle l’idée qu’on se fait du temps, doivent être prises en compte. Certaines personnes délaissent leur agenda officiel pour rejoindre un fonctionnaire de l’UE qui vient à passer ou pour faire du tourisme. Mais cela arrive très exceptionnellement. « Nous n’avons, jusqu’à présent, pas eu d’incident diplomatique », déclare M. Brunagel.
 
Mais comment font-ils, malgré cette multitude de détails ? « Pour beaucoup, les usages, l’expérience et le bon sens », explique M. Brunagel. On trouve beaucoup de guides sur les titres et les étiquettes, il n’y en a aucun sur l’étiquette européenne qui varie d’un pays à l’autre. L’équipe de M. Brunagel rencontre tous les semestres les chefs du protocole des États membres pour discuter des questions techniques comme les visas. Tous les États membres de l’UE n’ont pas de règles de protocole établies de longue date et la taille des services diplomatiques des États membres peut varier considérablement.
 
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