Focus
 

Il servizio del protocollo del PE - missione impossibile?

Istituzioni - 28-08-2006 - 11:09
Condividi

Eccetto il Parlamento europeo, non ci sono molti posti nel mondo in cui potete incontrare altrettanti ospiti in visita ufficiale o di lavoro. Nelle sale di riunione e nei corridoi di Strasburgo e Bruxelles, soprattutto durante le sessioni plenarie, si possono incrociare capi di Stato, primi ministri, ministri, parlamentari e diplomatici del mondo intero. Questo è possibile grazie alla professionalità, ed agli ingranaggi ben lubrificati, del servizio del protocollo del Parlamento Europeo.

Il servizio del protocollo aiuta il Presidente del Parlamento, i parlamentari europei, il segretario generale e gli altri organi del parlamento a regolare le questioni di protocollo delle visite ufficiali dei capi di Stato. Si occupa sia delle visite di lavoro e di cortesia, che delle riunioni delle commissioni e delle delegazioni. È questo servizio che, inoltre, organizza le visite ufficiali del Presidente, in cooperazione con il gabinetto presidenziale, e che si incarica di ottenere i visti degli eurodeputati in missione fuori dell'Unione.
 
François Brunagel, il direttore del servizio del protocollo, è alla testa di un gruppo di 13 collaboratori che distribuiscono il loro tempo tra la pianificazione "delle riunioni e dell'accoglienza", la fissazione e l'instaurazione dei programmi, l'organizzazione del ricevimento e la presenza all'arrivo degli illustri ospiti, il conseguimento dei visti, la pianificazione del programma giornaliero, la gestione dei regali ufficiali e la gestione del bilancio.
 
Nel 2005, il servizio del protocollo ha ricevuto 113 visite (di cui 5 visite ufficiali), inviato 8.178 inviti e trattato 980 domande di visti. Con l'allargamento dell'Unione Europea del 2004 e l'aumento del numero di parlamentari, da 626 a 732, le attività di relazioni esterne del Parlamento sono considerevolmente aumentate. Le domande di visti sono quindi aumentate in modo esponenziale (erano già 571 nel 2004) ed oggi 2 persone del servizio sono esclusivamente incaricate, a tempo pieno, di occuparsi di queste.
 
 
RIF.: 20060728FCS09980

Tappeto rosso e cerimonie

Inizio paginaSeguente
 
Un gruppo di ospiti arriva al Parlamento Europeo - Photo European Parliament

Tappeto rosso durante le visite ufficiali

Le visite ufficiali dei capi di Stato sono gli eventi più importanti per il servizio del protocollo. Esigono una preparazione meticolosa ed una precisione estrema. Gli ospiti, e le loro delegazioni, sono accolti all'aeroporto dal capo del protocollo, accompagnati da una scorta di polizia fino ai palazzi dell'istituzione ed infine accolti ufficialmente dal Presidente del Parlamento europeo all'entrata principale del palazzo Spinelli sul tappeto rosso svolto per l'occasione.
 
L'attento protocollo deve conoscere le preferenze culinarie dei suoi ospiti, sapere se fumano o no o se preferiscono le scale all'ascensore. Il servizio del protocollo si coordina generalmente, qualche mese prima della visita, con il servizio del protocollo degli ospiti. I cambiamenti dell'ultimo minuto influiscono soprattutto sull'orario o la composizione della delegazione, ma non sono difficili da coordinare. La recente visita di Mahmoud Abbas, il Presidente dell'autorità nazionale palestinese, è stata più complicata del previsto. È venuto due volte a Strasburgo nel corso di due sessioni plenarie consecutive, poiché obbligato ad interrompere la sua prima visita a causa della crisi interna scoppiata nei territori palestinesi. Il programma ha dovuto essere cambiato  all'ultimo momento, ma il tappeto rosso è presto stato svolto una seconda volta in suo onore.
 
Il Parlamento deve organizzare il protocollo tanto a livello europeo che a livello nazionale. Se a livello nazionale è il capo di Stato ad essere considerato come la prima autorità, il Parlamento europeo, in tutti gli Stati membri, è classificato dai trattati europei quale prima istituzione dell'Europa - prima del Consiglio e della Commissione. Questo significa che il suo Presidente precede tutte le autorità nazionali ed europee. Dunque, possono sorgere complicazioni quando sono presenti più istituzioni europee allo stesso incontro. Per questo motivo i capi del protocollo delle istituzioni europee si riuniscono regolarmente per stabilire un approccio comune, europeo, su argomenti quali cerimonie o, ad esempio, per assicurarsi, se necessario, che le bandiere (europee o nazionali) siano issate a mezz'asta in contemporanea in tutte le istituzioni. 
 
Le visite "ufficiose", le visite di lavoro, le sedute fotografiche e gli appelli di cortesia implicano meno formalità e meno lavoro per il servizio, anche se ogni ospite deve essere oggetto della stessa cortesia e della stessa attenzione. D'altra parte, i ministri degli Stati membri dell'Unione non sono formalmente ospiti, poiché rappresentano il Consiglio Europeo.
 
 
Inizio paginaSeguente

Regali

Inizio paginaSeguentePrecedente
 
Regali del protocollo del PE per visite ufficiali - Photo European Parliament/Pietro Naj-Oleari

Souvenir per i visitatori del Parlamento

L'epoca dove i sovrani si coprivano reciprocamente di presenti preziosi è passata, ma lo scambio di regali resta un simbolo d'amicizia tra i popoli ed i paesi. Questo avviene a quasi tutte le visite ufficiali e la sua organizzazione spetta sempre al servizio del protocollo. I regali possono essere offerti tanto a capi di Stato che a capi di delegazione e variano dalla semplice penna, o portachiavi, a regali più prestigiosi. È a volte difficile trovare il giusto compromesso. I regali offerti dal Presidente ed i capi delle delegazioni rappresentano l'unità europea e la sua diversità culturale e devono essere il più neutrale possibile per non rischiare di turbare le sensibilità nazionali o religiose.
 
Ogni presidente del PE ha scelto personalmente i tipi di doni. Josep Borrell offre ai suoi omologhi una coppa in cristallo, creazione di un artista di Barcellona, su cui sono incisi passaggi della carta dei diritti fondamentali. Libri e sciarpe con riproduzioni dell'artista spagnolo Joan Miró sono gli altri regali che ama offrire. Purtroppo, non ci può essere realmente spontaneità o scelta in questi doni. I regali sono studiati con lungo anticipo perché apposite gare d'appalto pubbliche sono necessarie per acquistarli. Ciò significa che il servizio del protocollo deve prevederli 3 o 4 anni in anticipo. Un bilancio speciale, molto ridotto, per i regali imprevisti lascia però un po' di margine di manovra.
 
Il Presidente ed i capi di delegazioni ricevono anche regali delle delegazioni straniere. Si tratta di dipinti o di statue che diventano di proprietà dell'istituzione e sono spesso esibite nei luoghi aperti al pubblico del Parlamento.
 
A volte, i regali si rompono o si perdono nel trasporto. In quei momenti, una comunicazione discreta con il servizio del protocollo dell'altra parte permette di evitare malintesi. Anche il lavoro più meticoloso dei gruppi del protocollo e delle delegazioni non può prevenire tutti gli incidenti di percorso. Ad esempio, è accaduto in passato che il capo di delegazione del PE ha offerto una scatola vuota al suo omologo, la medaglia era caduta dalla scatola durante il trasporto.
 
Inizio paginaSeguentePrecedente

È questione soltanto di dettagli e d'inventiva

Inizio paginaPrecedente
 
Protocollo del Parlamento europeo - Photo European Parliament/Pietro Naj-Oleari

Protocollo o Protokolla?

Brunagel afferma che non ci sono ospiti difficili, ma ci possono essere situazioni difficili. Brunagel ci ha raccontato che molto tempo fa il Presidente del Parlamento Europeo prevedeva di offrire una porcellana antica all'allora Presidente americano Ronald Reagan e che il servizio di sicurezza americano non voleva assolutamente permettere lo scambio senza preventivamente esaminare il contenuto del pacco, cosa naturalmente inaccettabile per il Presidente del Parlamento, fortunatamente, i presidenti sono riusciti a scambiarsi i regali lontano dagli occhi del servizio di sicurezza americano e tutto si è concluso nel migliore dei modi. 
 
Ogni ospite è unico e ciò deve essere preso in considerazione perché le visite si svolgano in armonia. I servizi del protocollo dei monarchi sono generalmente più rigidi di quelli degli altri ospiti, ha dichiarato Brunagel, tuttavia la conoscenza delle lingue straniere permette di aprire porte e l'attenzione portata ad alcuni piccoli dettagli può fare la differenza, quando si tratta di ospiti di tale livello. "Se si serve ad un Presidente il suo whisky preferito nel suo bicchiere preferito, ciò gli farà certamente piacere."
 
Il gruppo deve realmente essere inventivo e capace di improvvisare. Deve essere in grado di risolvere ogni piccolo inconveniente, ad esempio, deve essere pronto a tagliare asciugamani e farli riscaldare in un forno a microonde per poterli offrire umidi e caldi agli ospiti, o sapere dove trovare un paio di calzini extra, o sapere guidare gli ospiti nel labirinto degli edifici del Parlamento di Strasburgo e Bruxelles mostrandone le parti più suggestive. "Le differenze culturali devono essere sempre prese in considerazione e studiate preventivamente, è per questo che, fino ad oggi, non abbiamo avuto nessun incidente diplomatico", ha dichiarato Brunagel.
 
Ma come fanno ad organizzare questa miriade di dettagli? "Grazie alla consuetudine, il buon senso e l'esperienza", ha spiegato Brunagel. Si trovano molte guide sui titoli e le regole d'etichetta, ma non ne esiste nessuno sull'etichetta europea, poiché varia da paese in paese. Per questo, il gruppo di Brunagel incontra tutti i semestri i capi del protocollo degli Stati membri per discutere di tutte le questioni tecniche, poiché non tutti gli Stati membri dell'Unione hanno norme di protocollo stabilite da lungo tempo e la dimensione dei servizi diplomatici degli Stati può variare considerevolmente.
 
Inizio paginaPrecedente