Analiżi
 

Is-Servizz tal-Protokoll ta’ l-UE – missjoni impossibbli?

Istituzzjonijiet - 28-08-2006 - 11:09
Aqsam ma' ħaddieħor

M’hemmx wisq postijiet fid-dinja fejn issib daqstant mistiednin uffiċjali u viżitaturi fuq xogħol daqs kemm issib fil-Parlament Ewropew. Il-PE spiss jilqa’ kapijiet ta’ stat matul is-sessjonijet plenarji tiegħu u s-swali tal-laqgħat u l-kurituri fi Strasburg u fi Brussell ikunu miżgħuda bi prim ministri, ministri, MP u diplomati mid-dinja kollha. Dan kollu ma jkunx possibbli mingħajr is-Servizz tal-Protokoll professjonali u effiċjenti tal-PE.

Is-Servizz tal-Protokoll jgħin lill-President tal-Parlament Ewropew, il-MPE, is-Segretarjat Ġenerali u korpi oħrajn tal-Parlament fir-rigward ta’ kwistjonijiet ta’ protokoll, bħal fost oħrajn, żjarat uffiċjali minn kapijiet ta’ l-istat li jindirizzaw il-plenarja jew żjarat ta’ xogħol jew ta’ korteżija u laqgħat ta’ kumitati konġunti u delegazzjonijiet. Is-Servizz jagħmel arranġamenti ma’ l-uffiċċju tal-President, għaż-żjarat uffiċjali tiegħu, u jipprovdi lill-MPE b’viżas għal missjonijiet barra l-UE.
 
Il-kap tas-Servizz tal-Protokoll, François Brunagel għandu tim ta’ 13-il ruħ li jaqsmu l-ħin tagħhom bejn li ”jiltaqgħu u jagħtu merħba”, jabbozzaw u jħejju programmi, jorganizzaw l-aċċess għall-bini tal-PE, jirranġaw għal viżas, jippjanaw menus, jieħdu ħsieb rigali uffiċjali kif ukoll jiġġestixxu l-finanzi.
 
Fl-2005 is-Servizz tal-Protokoll irċieva 113-il żjara (5 minnhom uffiċjali), bagħat 8178 stedina u ħa ħsieb 980 talba għal viża. Minn meta l-UE kibret fl-2004 u l-għadd ta’ MPE żdied minn 626 għal 732, l-attivitajiet ta’ relazzjonijiet esterni ta’ l-UE żdiedu b’mod konsiderevoli. Id-domanda għal viżas żdied b’mod esponenzjali minn total ta’ 571 fl-2004, u s-servizz għandu tnejn min-nies jaħdmu kważi full-time fuq rikjesti għal viżas.
 
 
Ref.: 20060728FCS09980

Tapit aħmar u ċeremonji

Parti ta’ fuq tal-paġnaLi jmiss
 
Grupp ta' dinjitarji jaslu fil-Parlament - Ritratt: PE

Tapit aħmar għad-dinjitarji fuq żjara

L-aktar avvenimenti importanti għas-Servizz tal-Protokoll huma ż-żjarat uffiċjali minn kapijiet ta’ l-istat. Hija meħtieġa preparazzjoni u preċiżjoni estrema. Il-mistiednin u d-delegazzjonijiet tagħhom jinġabru mill-ajruport mill-Kap tal-Protokoll, akkumpanjat mill-pulizija u jingħataw merħba uffiċjali mill-President tal-Parlament Ewropew fid-daħla tal-PE. M’għandniex xi ngħidu, dejjem irid ikun hemm tapit aħmar. , Il-Parlament joqgħod attent għal kollox u għalhekk ikun irid ukoll isir jaf x’tippreferi tiekol il-persuna mistiedna, jekk tpejjipx jew le, u saħansitra jekk hux ser tuża t-taraġ jew il-lift.
 
Is-Servizz tal-Protokoll normalment jikkoordina żjarat mas-servizz tal-protokoll tal-persuna mistiedna xhur minn qabel. Xi bidliet mhux imbassra jirrigwardaw l-aktar iż-żmien meta tasal id-delegazzjoni u f’min tkun tikkonsisti, u b’hekk m’humiex daqshekk diffiċli biex jiġu solvuti. Aktar ikkumplikata kienet iż-żjara reċenti tal-President ta’ l-Awtorità Nazzjonali Palestinjana, Mahmoud Abbas. Huwa ġie darbtejn f’żewġ seduti plenarji konsekuttivi fi Strasburgu, billi kellu jtemm ħesrem l-ewwel żjara tiegħu minħabba kriżi domestika. Naturalment, il-programm kellu jiġi rrepetut u t-tapit aħmar kellu jerġà jinfirex.
 
Il-Parlament jakkomoda protokoll kemm Ewropew kif ukoll nazzjonali. Fuq livell nazzjonali, il-Kap ta’ l-Istat huwa l-ewwel awtorità tal-protokoll iżda skond it-Trattati Ewropej il-Parlament Ewropew huwa kklassifikat bħala l-ogħla istituzzjoni ta’ l-UE, qabel il-Kunsill u l-Kummissjoni. Dan ifisser illi l-President tiegħu jiġi qabel l-awtoritajiet nazzjonali u Ewropej kollha fuq livell Ewropew. Dan jista’ jsir diffiċli meta jkunu preżenti diversi istituzzjonijiet. Il-kapijiet tal-protokoll ta’ l-istituzzjonijiet b’hekk jiltaqgħu regolarment biex jiftiehmu dwar strateġija komuni għall-UE dwar ċerti kwistjonijiet bħal ċeremonja jew, per eżempju, biex jagħmlu ċert illi l-istess bnadar (Ewropej jew nazzjonali) jittajjru mezz’asta fl-istess ħin.
 
Żjarat “mhux uffiċjali”, żjarat ta’ xogħol, opportunitajiet ta’ ritratti u żjarat ta’ korteżija jfissru anqas formalità u anqas xogħol għas-Servizz tal-Protokoll, għalkemm l-istess korteżija u attenzjoni dettaljata trid tingħata lil kull mistieden. Barraminnhekk, il-ministri ta’ l-Istati Membri ta’ l-UE m’humiex meqjusa uffiċjalment bħala mistiedna, billi huma rappreżentanti tal-Kunsill.
 
Parti ta’ fuq tal-paġnaLi jmiss

Rigali

Parti ta’ fuq tal-paġnaLi jmissPreċedenti
 
Ritratt: European Parliament/Pietro Naj-Oleari

Suvernier mill-Parlament għall-viżitaturi

Iż-żmien meta s-sovrani kienu jimlew lil xulxin b’rigali prezzjużi għadda, iżda l-ġest ta’ skambju ta’ rigal għadu simbolu ta’ ħbiberija bejn nies u pajjiżi. L-iskambju ta’ rigali huwa realtà ta’ kważi kull żjara uffiċjali u hija r-responsabbiltà tas-servizz tal-protokoll biex jorganizza dan. Ir-rigali jistgħu jingħataw lill-kapijiet ta’ l-istat jew lix-xufiera tad-delegazzjonijiet, u b’hekk ivarjaw minn pinna modesta jew key ring għal rigali aktar prestiġjużi. Huwa diffiċli biex jinsab il-bilanċ. Ir-rigali mill-President u l-Presidenzi tad-delegazzjonijiet jirrappreżentaw l-għaqda u d-diversità kulturali Ewropea; madanakollu, iridu jkunu newtrali biex ma jagħtux fastidju minħabba punti sensittivi fuq livell ta’ nazzjonalità jew reliġjon.
 
Kull president tal-PE iżid l-istil personali tiegħu għar-rigali. Josep Borrell joffri lill-kollegi tiegħu tazza tal-kristall maħluqa minn artist f’Barċellona b’partijiet mill-Karta tad-Drittijiet Fundamentali mnaqqxa fiha. Fost ir-rigali li jħobb jagħti nsibu wkoll kotba u xalpi b’riproduzzjonijiet ta’ l-artist Spanjol Joan Miró.
 
Sfortunatament, ma tantx jista’ jkun hemm spontanjetà fl-għoti ta’ rigali. Ir-rigali jiġu ppjanati ħafna bil-quddiem, billi sejħiet pubbliċi għal offerti fuq medda ta’ żmien twil huma meħtieġa biex jinxtraw ir-rigali futuri tal-PE. Dan ifisser illi s-Servizz tal-Protokoll irid jippjana 3-4 snin bil-quddiem. Baġit speċjali li ġie mnaqqas ħafna għal rigali mhux mistennija jħallu xi ftit spazju ta’ manuvrar.
 
Il-President u l-Presidenzi tad-delegazzjonijiet jirċievu wkoll rigali mingħand delegazzjonijiet barranin, li jvarjaw minn kostituzzjonijiet għal pitturi u statwi, li jappartjenu lill-istituzzjoni, u huma spiss murija f’żoni pubbliċi tal-Parlament.
 
Iva, ir-rigali fil-fatt ġieli jinkisru jew jintilfu waqt l-ivjaġġar. Meta jiġri hekk, issir komunikazzjoni diskreta mas-servizz tal-protokoll tal-pajjiż l-ieħor biex jiġi evitat nuqqas ta’ ftehim. Lanqas l-aktar xogħol skrupluż mill-personal tal-Protokoll u tad-Delegazzjoni ma jista’ jevita kull problema. F’okkażjoni minnhom President ta’ delegazzjoni tal-PE ta kaxxa vojta lil kontroparti, billi l-medalja kienet waqgħet mill-kaxxa matul il-vjaġġ.
 
Parti ta’ fuq tal-paġnaLi jmissPreċedenti

Id-dettalji u l-kreattività huma kollox

Parti ta’ fuq tal-paġnaPreċedenti
 
Ritratt: European Parliament/Pietro Naj-Oleari

Protokoll jew Protokolla?

Is-Sur Brunagel jgħid illi ma jeżistux mistiednin diffiċli, iżda jista’ jkun hemm sitwazzjonijiet diffiċli. Per eżempju, il-President tal-PE kien qed jippjana li jippreżenta antikità tal-kina lill-President ta’ l-Istati Uniti Ronald Raegan. Madanakollu, is-servizz tas-Sigurtà ta’ l-Istati Uniti xtaqu jeżaminaw ir-rigal qabel iċ-ċeremonja, ħaġa li ma kienitx aċċettabbli għall-President ta’ l-UE. B’xorti tajba, il-presidenti rnexxielhom ipartu r-rigali ‘il bogħod mill-għajnejn tas-servizz ta’ sigurtà Amerikana.
 
Kull viżitatur huwa uniku, u dan għandu jiġi kkunsidrat sabiex iż-żjarat jimxu fuq ir-rubini. Per eżempju, is-servizzi tal-protokoll tar-rejiet huma normalment aktar riġidi minn oħrajn, jgħid is-Sur Brunagel. Madanakollu, il-lingwi jiftħu l-bibien, u l-attenzjoni għal dettalji żgħar tagħmel differenza kbira meta jkunu qed jittrattaw ma’ mistiden ta’ livell għoli.“Jekk President ikun magħruf illi jħobb xi wiski speċjali f’tazza speċifika, jekk wieħed joqgħod attent għal dawn l-affarijiet żgur li tferraħlu l-ġurnata,” qal is-Sur Brunagel.
 
Il-personal iridu jkunu ferm kreattivi u kapaċi jimprovizzaw, per eżempju billi jaqtgħu xugamani u jsaħħnuhom fil-microwave biex jiġu pprovduti srievet sħan u mxarrbin għal viżitatur, ikunu jafu fejn isibu par kalzetti żejda jew jippruvaw iżommu l-viżitaturi milli jintilfu fil-bini tal-PE fi Strasburgu u Brussell, li qishom labirinti. Id-differenzi kulturali bħas-sens ta’ ħin għandhom jiġu kkunsidrati. Xi persuni jbiddlu l-aġenda uffiċjali tagħhom biex jiltaqgħu ma’ uffiċjal ta’ l-UE li jkun jinzerta għaddej minn ħdejhom, jew ikunu akkaniti li jagħmluha ta’ turisti. Iżda dawn huma l-eċċezzjonijiet. “Ma kellniex inċidenti diplomatiċi s’issa,” qal is-Sur Brunagel.
 
Kif jirnexxielhom jimmaniġġjaw din il-multitudni ta’ dettalji? “Regoli ta’ drawwa, esperjenza u sens komun,” jispjega s-Sur Brunagel. Għalkemm jeżistu kotba ta’ gwida dwar titoli u etikett, m’hemmx ktieb ta’ regoli dwar l-etikett Ewropew – li tvarja minn pajjiż għal pajjiż. It-tim tas-Sur Brunagel jiltaqa’ kull sitt xhur ma’ kapijiet tal-protokoll ta’ l-Istati Membri biex jiddiskutu kwistjonijiet tekniċi bħal viżas. Mhux kull Stat Membru għandu regoli dwar il-protokoll li ilhom stabbiliti u d-daqs tas-servizzi diplomatiċi ta’ l-Istati Membri jvarja ħafna.
 
Parti ta’ fuq tal-paġnaPreċedenti