Dossier
 

De protocoldienst van het Parlement - een onmogelijke opdracht?

Instellingen - 25-08-2006 - 11:10
Delen

Er zijn niet veel plaatsen ter wereld waar zoveel gasten op officieel bezoek of op werkbezoek komen als in het Europees Parlement. Het Parlement ontvangt regelmatig staatshoofden tijdens plenaire zittingen en de vergaderzalen en de gangen in Straatsburg en Brussel zijn vaak vol met eerste ministers, ministers, parlementsleden en diplomaten uit de hele wereld. Dit zou allemaal onmogelijk zijn zonder de professionele en goedgeoliede protocoldienst van het Parlement.

De protocoldienst helpt de Voorzitter van het Europees Parlement, de EP-leden, het secretariaat-generaal en andere organen van het Parlement met protocollaire zaken voor officiële bezoeken van staatshoofden die de plenaire zitting toespreken, tot werk- en beleefdheidsbezoeken en vergaderingen van delegaties en gemengde commissies. De dienst regelt de officiële bezoeken van de Voorzitter in samenwerking met zijn kabinet en ze voorziet de EP-leden van visa voor missies buiten de EU.
 
Het hoofd van de Protocoldienst, François Brunagel, heeft een team van 13 mensen die hun tijd verdelen tussen "ontmoeten en begroeten"; het opstellen van programma´s; het organiseren en bijwonen van recepties; het regelen van de toegang tot de gebouwen van het Parlement; het aanvragen van visa; het plannen van de menu's; het beheer van de officiële geschenken en het beheer van de financiering.
 
In 2005 ontving de protocoldienst 113 bezoeken (waaronder 5 officiële bezoeken) en verstuurde ze 8178 uitnodigingen. Sinds de uitbreiding van de EU in 2004 en met de stijging van het aantal EP-leden van 626 naar 732 zijn de activiteiten wat betreft buitenlandse betrekkingen van het Parlement behoorlijk gegroeid. Het aantal aanvragen voor visa is exponentieel gestegen van 571 aanvragen in 2004 tot 980 in 2005. Twee personeelsleden van de dienst zijn praktisch voltijds bezig met de aanvragen voor visa.
 
 
REF.: 20060728FCS09980

De rode loper en ceremonie

Begin paginaVolgende
 
Groep hoogwaardigheidsbekleders komt aan in het Parlement: Foto Europees Parlement

De rode loper wordt uitgerold.

De belangrijkste gebeurtenissen voor de protocoldienst zijn de officiële bezoeken van staatshoofden. Deze bezoeken worden met grote precisie voorbereid. De genodigden en hun delegaties worden opgehaald op de luchthaven door het hoofd van de protocoldienst, begeleid door de politie en zij worden officieel welkom geheten door de Voorzitter van het Europees Parlement bij de ingang van het EP. En de rode loper moet uiteraard altijd worden uitgerold. Als attente gastheer, moet het Parlement weten wat de bezoeker graag eet, of hij of zij al dan niet rookt en zelfs of hij of zij liever de trap of de lift neemt.
 
De protocoldienst coördineert de bezoeken gewoonlijk maanden van tevoren samen met de protocoldienst van de gast. Onvoorziene veranderingen zijn meestal te wijten aan timing of aan de samenstelling van de delegatie en zijn gemakkelijk op te lossen. Ingewikkelder was het bezoek onlangs van de president van de Palestijnse Nationale Autoriteit, Mahmoud Abbas. Hij kwam tweemaal in twee opeenvolgende plenaire zittingen naar Straatsburg, aangezien hij zijn eerste bezoek moest onderbreken voor een crisis in de Palestijnse Gebieden. Het programma moest uiteraard worden herhaald en de rode loper werd weer uitgerold.
 
Het Parlement moet zowel rekening houden met Europees als met nationaal protocol. Op nationaal niveau is het staatshoofd de eerst autoriteit op protocollair niveau maar in overeenstemming met Europese Verdragen wordt het Europees Parlement gerangschikt als de eerste instelling van de EU, voor de Raad en de Commissie. Dit betekent dat de Voorzitter voorgaat aan alle nationale en Europese autoriteiten op Europees niveau. Dit kan moeilijk worden wanneer meerdere instellingen aanwezig zijn. De hoofden van de protocoldiensten ontmoeten elkaar regelmatig om een gemeenschappelijke EU-aanpak af te spreken wat betreft bepaalde zaken zoals ceremonie of om er bijvoorbeeld voor te zorgen dat dezelfde vlaggen (Europees of nationaal) halfstok hangen op hetzelfde tijdstip.
 
"Onofficiële" bezoeken, werkbezoeken, het creëren van gelegenheden om foto´s te maken en beleefdheidszaken betekenen minder formaliteiten en minder werk voor de protocoldienst, hoewel dezelfde beleefdheid en precieze aandacht aan elke gast moet worden gegeven. Daarnaast zijn de ministers van EU-lidstaten geen formele gasten, aangezien zij vertegenwoordigers zijn van de Raad.
 
 
 
 
Begin paginaVolgende

Geschenken

Begin paginaVolgendeVorige
 
Geschenken voor officiële bezoeken: Foto Europees Parlement/Pietro Naj-Oleari

Een aandenken aan het Parlement voor bezoekers

De dagen dat vorsten elkaar onder kostbare geschenken bedolven zijn voorbij, maar het gebaar van een geschenkenuitwisseling blijft een symbool van vriendschap tussen mensen en landen. De uitwisseling van geschenken gebeurt bij bijna elk officieel bezoek en de protocoldienst moet dit organiseren. Geschenken kunnen aan staatshoofden worden gegeven of aan de chauffeurs van de delegaties, dus ze variëren van een eenvoudige pen of sleutelhanger tot meer prestigieuze geschenken. Het kan soms moeilijk zijn om een goede balans te vinden. Geschenken van de Voorzitter en de voorzitters van delegaties stellen de Europese eenheid en culturele diversiteit voor. Zij moeten echter neutraal zijn om rekening te houden met nationale of religieuze gevoeligheden.
 
Elke Voorzitter van het EP voegt zijn persoonlijke smaak toe aan geschenken. Josep Borrell biedt zijn gasten een kristallen coupe aan, die gemaakt is door een artiest uit Barcelona met delen van het Handvest van de grondrechten erin gegraveerd. Boeken en dassen met reproducties van de Spaanse artiest Joan Miró zijn ook geschenken die hij geeft.
 
Helaas kan er niet veel spontaniteit komen kijken bij het geven van geschenken. Geschenken moeten ver van tevoren worden gepland zolang openbare aanbestedingen worden gebruikt om toekomstige geschenken van het Parlement aan te kopen. Dit betekent dat de protocoldienst 3 tot 4 jaar vooruit moet plannen. Een kleine speciale begroting voor onverwachte cadeaus biedt wat bewegingsruimte.
 
De Voorzitter en de voorzitters van delegaties krijgen ook geschenken van buitenlandse delegaties, die variëren van grondwetten tot schilderijen en standbeelden. Deze geschenken komen dan in het bezit van het Parlement en worden vaak tentoongesteld in de publieke ruimtes van het Parlement.
 
En ja, geschenken breken soms of kunnen zelfs zoekraken tijdens een reis. Door op discrete wijze contact op te nemen met de protocoldienst van de andere partij, kunnen misverstanden vaak worden voorkomen. Zelfs het meest zorgvuldige werk van de protocoldienst en de delegatiestaf kan niet alle ongelukken voorkomen. Bij een bepaalde gelegenheid gaf de voorzitter van een EP-delegatie een lege doos aan de tegenpartij omdat de medaille uit de doos was gevallen tijdens de reis.
 
 
Begin paginaVolgendeVorige

Het gaat allemaal om details en creativiteit

Begin paginaVorige
 
Teken van de protocoldienst in het Europees Parlement: Foto Europees Parlement/Pietro Naj-Oleari

Protocol of Protokolla?

Mijnheer Brunagel zegt dat er geen moeilijke bezoekers zijn maar er kunnen wel moeilijke situaties zijn. De Voorzitter van het EP was bijvoorbeeld van plan om een stuk antiek van porselein aan de president van de Verenigde Staten, Ronald Reagan, te geven. De veiligheidsdienst van de VS wilden het geschenk echter voor de ceremonie onderzoeken, en dat was onacceptabel voor de Voorzitter van de EP. Gelukkig lukte het de twee om geschenken uit te wisselen ver weg van de ogen van de Amerikaanse veiligheidsdienst.
 
Elke bezoeker is uniek en hier moet rekening mee worden gehouden om bezoeken soepel te laten verlopen. De protocoldiensten van vorsten zijn meestal strikter dan anderen, zegt mijnheer Brunagel. Talen openen echter deuren en aandacht voor kleine bijzonderheden maakt meestal een echt verschil wanneer met een hooggeplaatste gast wordt omgegaan. "Als we weten dat een president graag een bepaald soort whisky in een speciaal soort glas drinkt, dan kan zijn dag niet meer stuk als hier aandacht aan wordt besteed", zegt mijnheer Brunagel.
 
Het personeel moet creatief zijn en in staat om te improviseren: door bijvoorbeeld handdoeken in stukken te knippen en ze te verwarmen in een magnetron om zo hete natte doekjes aan een bezoeker te geven; om te weten waar een extra paar panty's kan worden gevonden; om de bezoekers niet te laten verdwalen in de EP-gebouwen in Straatsburg en Brussel, die op het eerste gezicht als doolhoven kunnen overkomen. Er moet ook rekening worden gehouden met culturele verschillen zoals verschillend tijdsbesef. Sommige mensen laten hun officiële agenda vallen om met een EU-functionaris te spreken die toevallig voorbij komt of ze zijn wel in voor wat toeristische attracties. Maar dit zijn uitzonderingen. "We hebben nog geen diplomatische incidenten gehad," zei mijnheer Brunagel.
 
Maar hoe redden ze het, met deze veelvoud aan details? "Veel wordt gedaan met een beroep op gangbare regels, ervaring en gezond verstand," legt mijnheer Brunagel uit. Hoewel er boeken over etiquette bestaan, is er geen boek over Europese etiquette: die verschilt van land tot land. Het team van mijnheer Brunagel heeft elk half jaar een ontmoeting met de hoofden van de protocoldiensten van de lidstaten om technische zaken zoals visumafgifte door te spreken. Niet elke EU-lidstaat heeft al een lange historie van regels over protocol en de grootte van de diplomatieke diensten van de lidstaten kan aanzienlijk verschillen.
 
Begin paginaVorige