Analiza
 

Służba do spraw Protokołu Parlamentu Europejskiego - mission impossible?

Instytucje - 28-08-2006 - 12:49
Wyślij do znajomego

Mało jest na świecie miejsc takich jak Parlament Europejski, gdzie spotkać można tylu ważnych gości przyjeżdżających z oficjalną lub roboczą wizytą. W czasie sesji plenarnych PE odwiedzają często głowy państw a korytarze i sale w Strasbourgu i Brukseli pełne są premierów, ministrów, posłów i dyplomatów z całego świata. Nie byłoby to jednak możliwe bez profesjonalnej i dobrze działającej Służby do spraw Protokołu.

Służba do spraw Protokołu wspiera Przewodniczącego Parlamentu Europejskiego, posłów, Sekretarza Generalnego i inne organy Parlamentu w kwestiach protokolarnych: od oficjalnych wizyt głów państw przemawiających przed Izbą do grzecznościowych wizyt lub spotkań roboczych połączonych komisji i delegacji. Służba, wraz z gabinetem Przewodniczącego planuje wszystkie oficjalne wizyty szefa PE, dostarcza również posłom wizy, gdy jadą oni na misje w państwach spoza obszaru UE.
 
Szef Służby do spraw Protokołu, François Brunagel i jego trzynastoosobowy zespół dzielą czas pomiędzy oficjalne powitania, planowanie i organizację wizyt, wydawanie przyjęć i uczestniczenie w nich, ułatwianie dostępu do budynków PE, zapewnianie wiz, układanie menu, zarządzanie oficjalnymi podarunkami a także sprawami finansowymi.
 
W 2005 roku, Służba do spraw Protokołu przyjęła 113 wizyt (w tym 5 oficjalnych), wysłała 8178 zaproszeń i zajmowała się 980 zapytaniami o wizę. Od czasu rozszerzenia Unii Europejskiej w 2004 roku, kiedy liczba posłów wzrosła z 626 do 732, aktywność PE w sferze stosunków zewnętrznych znacznie się ożywiła. Zapotrzebowanie na wizy zauważalnie wzrosło (w 2004 roku złożono 571 wniosków). W dziale protokołu dwóch pracowników zajmuje się wizami przez większość czasu pracy.
 
 
 
Dot.: 20060728FCS09980

Czerwony dywan i ceremoniał

Początek stronyNastępny
 
Grupa ważnych gości wchodzi do Parlamentu stąpając po czerwonym dywanie. Foto: Parlament Europejski

Powitanie delegacji oficjalnej na czerwonym dywanie

Najważniejszymi wydarzeniami dla Służby do spraw Protokołu są oficjalne wizyty głów państw. Wymagają one długich przygotowań i niesłychanej precyzji. Gości i osoby im towarzyszące odbiera z lotniska szef Protokołu. Pod eskortą policji jadą oni do budynku Parlamentu, gdzie, przy wejściu następuje oficjalne powitanie przez Przewodniczącego PE. Oczywiście, nic nie może się odbyć bez czerwonego dywanu. Jako dobry gospodarz, Parlament musi znać ulubione potrawy gościa, wiedzieć, czy pali, a nawet to, czy woli wejść po schodach, czy pojechać windą.
 
Służba do spraw protokołu zazwyczaj koordynuje wizyty z wielomiesięcznym wyprzedzeniem. Nieprzewidziane zmiany dotyczą zwykle przesunięć czasowych albo składu delegacji i nietrudno sobie z nimi poradzić. Dużo bardziej skomplikowana była ostatnia wizyta Przewodniczącego Autonomii Palestyńskiej, Mahmouda Abbasa. Był on w Parlamencie dwukrotnie podczas następujących po sobie sesji w Strasburgu, gdyż musiał przerwać pierwszą wizytę ze względu na wydarzenia w kraju. Program wizyty trzeba było powtórzyć i jeszcze raz rozwinąć czerwony dywan.
 
Parlament musi trzymać się protokołu europejskiego jak i protokołów poszczególnych państw. Na poziomie krajowym, Głowa Państwa znajduje się pierwsza w hierarchii dyplomatycznej, jednakże według Traktatów, Parlament Europejski cieszy się pozycją pierwszej instytucji UE przed Radą i Komisją. Znaczy to, że jego Przewodniczący poprzedza na szczeblu europejskim wszystkich przedstawicieli władz, zarówno unijnych, jak i państwowych. Może to komplikować sytuację, gdy obecnych jest kilka instytucji jednocześnie. Dlatego też szefowie protokołów instytucji spotykają się regularnie wypracowując jednolite, unijne podejście do takich kwestii jak na przykład ceremoniał albo wywieszanie w tym samym czasie flag narodowych i unijnej do połowy masztu.
 
Wizyty "nieoficjalne", robocze, wspólne zdjęcia i grzecznościowe telefony są mniej formalne i tym samym słabiej angażują Służbę do spraw Protokołu. Każdego gościa jednak traktuje się z taką samą grzecznością i pieczołowitą uwagą. Na marginesie, ministrowie państw UE nie są traktowani jako oficjalni goście gdy reprezentują Radę UE.
 
 
 
Początek stronyNastępny

Upominki i prezenty

Początek stronyNastępnyPoprzedni
 
Prezenty dla gości Parlamentu zapakowane w niebieski papier. Zdjęcie: Parlament Europejski/PNO

Pamiątki z Parlamentu dla gości

Czasy, w których monarchowie obsypywali się prezentami już dawno minęły, niemniej jednak wymiana podarunków pozostaje symbolem przyjaźni między ludźmi i krajami. Wymiana prezentów jest elementem niemal każdej oficjalnej wizyty. Przygotowuje ją Serwis do spraw Protokołu Dyplomatycznego. Podarki są wręczane głowom państw albo szefom delegacji wizytującej, mogą więc przyjmować postać od skromnego pióra czy breloczka do bardziej prestiżowych prezentów. Trudny może okazać się jednak trafny dobór podarunku. Te wręczane przez Przewodniczącego czy szefów delegacji powinny reprezentować jedność Europy przy jej jednoczesnej różnorodności kulturalnej, należy więc uważać i tak dobrać prezent, aby nie uraził niczyich uczuć narodowych czy religijnych.
 
Każdy Przewodniczący PE wręczając podarunek dodaje "coś od siebie". Przewodniczący Borrell ofiarowuje swym gościom jedną z kryształowych kul zrobionych przez barcelońskiego artystę z wygrawerowanym na niej fragmentem Europejskiej Karty Praw Podstawowych. Oprócz tego Przewodniczący często wręcza książki i szale z reprodukcjami hiszpańskiego artysty Joana Miró.
 
Niestety nie można sobie pozwolić na zbyt wiele spontaniczności w kwestii prezentów. Każdy z nich musi być odpowiednio wcześnie zaplanowany, jako że ciągnące się przetargi publiczne są wymagane w procedurze kupna prezentów. Oznacza to, że serwis protokołu dyplomatycznego musi planować zakup prezentów aż z 3-4 letnim wyprzedzeniem. Pozostawiono jednak niewielkie pole manewru ustanawiając specjalny budżet na niezaplanowane podarki.
 
Przewodniczący i szefowie delegacji także otrzymują prezenty od przedstawicieli delegacji zagranicznych. Mogą to być elegancko oprawione egzemplarze konstytucji, obrazy czy rzeźby, które stają się własnością PE i są następnie eksponowane w Parlamencie Europejskim.
 
Może się zdarzyć, że prezent zaginie lub ulegnie zniszczeniu podczas podróży. W takim wypadku służby protokołu dyplomatycznego obu stron współpracują ze sobą tak, aby uniknąć nieporozumień. Nawet przy bardzo skrupulatnej pracy służb protokołu dyplomatycznego nie da się uniknąć "wpadek". Zdarzyło się, że przewodniczący jednej z delegacji PE wręczył gospodarzowi puste pudełko, jako że medal, który był w środku wypadł z niego w czasie podróży.
 
Początek stronyNastępnyPoprzedni

Diabeł tkwi w szczegółach

Początek stronyPoprzedni
 
Tablica z napisem "Protokół" w językach oficjalnych UE. Zdjęcie: Parlament Europejski/PNO

Protocol czy Protokolla?

Brunagel mówi, że nie ma "trudnych" gości, ale mogą się pojawić trudne sytuacje. Taka sytuacja miała miejsce, Przewodniczący PE planował wręczyć prezydentowi Stanów Zjednoczonych Ronaldowi Reaganowi antyczną chińską porcelanę. Amerykańskie służby bezpieczeństwa chciały przed ceremonią poddać prezent kontroli, co było nie do zaakceptowania dla Przewodniczącego Parlamentu Europejskiego. Na szczęście Przewodniczącemu i Prezydentowi udało się wymienić prezentami z dala od czujnych spojrzeń amerykańskich służb bezpieczeństwa.
 
Każdy gość jest wyjątkowy i specyfika każdego nich musi być wzięta pod uwagę, aby wizyta przebiegała sprawnie. Przykładowo zasady protokołu monarchów są zwykle bardziej surowe niż zasady innych protokołów. Tak czy inaczej, znajomość języków obcych i zwracanie uwagi na szczegóły są bardzo ważne jeśli chodzi o gości z wyższych sfer. "Jeśli wiadomo, że prezydent lubi określony rodzaj whisky w określonego rodzaju szklance, dbałość o takie szczegóły na pewno go ucieszy" - mówi Brunagel.
 
Pracownicy działu protokołu dyplomatycznego muszą być kreatywni i zdolni do improwizacji. Kiedy trzeba: pociąć ręczniki i podgrzać je w kuchence mikrofalowej, aby zapewnić gościowi gorącą serwetkę do wytarcia rąk, wiedzieć gdzie szybko znaleźć dodatkową parę rajstop czy też sprawnie przeprowadzić gościa skomplikowanym labiryntem budynków Parlamentu Europejskiego w Brukseli i Strasburgu. Pod uwagę należy brać także różnice kulturowe, takie jak chociażby różne podejście do czasu. Niektórzy goście nie trzymają się sztywno agendy, potrafią na przykład porozmawiać z przechodzącym pracownikiem, czy też w międzyczasie zwiedzić miejsce, do którego zostali zaproszeni. Takie sytuacje to jednak rzadkość. "Dotychczas nie mieliśmy dyplomatycznych wpadek" - powiedział Brunagel.
 
W jaki sposób jednak pracownicy protokołu dyplomatycznego radzą sobie z taką ilością szczegółów? "Ich duża część, to zasady zwyczajowe, doświadczenie i zdrowy rozsądek" - wyjaśnia Brunagel. Istnieją co prawda książki na temat tytułów i etykiety, ale nie ma takiego przewodnika dla etykiety europejskiej, która różni się w zależności od kraju. Członkowie zespołu Brunagela spotyka się co pół roku z głowami serwisów protokolarnych krajów członkowskich, aby przedyskutować sprawy techniczne, takie jak wizy. Nie wszystkie kraje Unii Europejskiej mają zasady protokołu z długą tradycją, różnią się także znacznie wielkością służb dyplomatycznych.
 
Początek stronyPoprzedni