Dossier
 

Serviço Protocolar do PE – missão impossível?

Instituições - 28-08-2006 - 12:54
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Não existem muitos locais no mundo onde se encontrem tantos convidados oficiais e visitantes em trabalho, como no Parlamento Europeu. O PE recebe, frequentemente, chefes de estado nas suas sessões plenárias; as salas de reuniões e os corredores de Estrasburgo e de Bruxelas agitam-se com primeiros-ministros, ministros, deputados e diplomatas de todo o mundo. Nada disto seria possível sem um serviço protocolar profissional e eficiente.

O serviço protocolar auxilia o Presidente, os Deputados, o Secretário Geral e outros organismos do Parlamento Europeu em questões protocolares, nomeadamente nas visitas oficiais de chefes de estado presentes no plenário, visitas de trabalho ou de cortesia e reuniões de comités mistos e delegações. O Serviço organiza as visitas oficiais do Presidente em colaboração com o seu gabinete e fornece os vistos para as missões externas dos Deputados.
 
O chefe do serviço protocolar, François Brunagel, dispõe de uma equipa de 13 elementos que distribuem o seu tempo entre “acolher e saudar”, planear e organizar os programas, agendar e acompanhar as recepções, tratar do acesso aos edifícios do PE, obter os vistos, planear os menus, gerir as ofertas oficiais e administrar os fundos.
 
Em 2005, o serviço protocolar acolheu 113 visitas (5 das quais oficiais), expediu 8178 convites e tratou de 980 pedidos de visto. Com o alargamento da UE, em 2004, e o correspondente acréscimo do número de Deputados de 626 para 732, as actividades de relacionamento externo do Parlamento aumentaram de forma considerável. A procura total de vistos (571 em 2004) cresceu exponencialmente e este serviço dispõe agora de 2 funcionários a trabalhar praticamente a tempo inteiro nos pedidos de visto.
 
 
REF.: 20060728FCS09980

Passadeira vermelha e solenidade

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Chegada ao Parlamento de um grupo de personalidades: Foto Parlamento Europeu

Passadeira vermelha estendida na recepção de uma delegação oficial

As visitas oficiais dos chefes de estado são os eventos de maior importância para o serviço protocolar e exigem uma preparação e uma precisão extremas. Os convidados e as respectivas delegações são acolhidos no aeroporto pelo Chefe de Protocolo, acompanhado pelas forças policiais, seguindo-se a recepção oficial pelo Presidente do Parlamento Europeu, à entrada do PE, sem faltar, obviamente, a passadeira vermelha. Na sua qualidade de anfitrião dedicado, o Parlamento deve conhecer as preferências culinárias do convidado, saber se é fumador ou não e até se utilizará as escadas ou o elevador.
 
O serviço protocolar costuma coordenar as visitas com meses de antecedência e em colaboração com o serviço protocolar dos convidados. As alterações inesperadas referem-se, geralmente, ao timing ou à composição da delegação e são de fácil resolução. Mais complicada foi a recente visita do Presidente da Autoridade Nacional Palestiniana, Mahmoud Abbas, que assistiu a duas sessões plenárias consecutivas de Estrasburgo, uma vez que teve de interromper a sua primeira visita devido a uma crise no seu país. O programa teve, obviamente, de ser repetido e a passadeira vermelha novamente estendida.
 
Cabe ao Parlamento aplicar o protocolo europeu e os protocolos nacionais. A nível nacional a primeira autoridade protocolar é o Chefe de Estado, mas a nível europeu os Tratados classificam o Parlamento Europeu como a primeira instituição da UE, antes do Conselho e da Comissão, pelo que o seu Presidente antecede todas as autoridades nacionais e europeias, tarefa que pode ser difícil quando se encontram presentes diversas instituições. Face a esta situação, os chefes de protocolo das instituições reúnem-se com regularidade, de forma a consolidar uma abordagem europeia comum sobre determinados aspectos, tais como a etiqueta ou, por exemplo, assegurar que as bandeiras (europeias ou nacionais) sejam içadas, ao mesmo tempo, a meia haste.
 
As visitas não-oficiais, as visitas de trabalho, os trabalhos fotográficos e os convites de cortesia requerem menos formalidades e trabalho ao serviço protocolar; contudo, deve ser prestada a mesma cortesia e atenção a todos os convidados. Os ministros dos Estados Membros da UE não são oficialmente convidados, uma vez que são representantes do Conselho. 
 
 
 
 
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Ofertas

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Ofertas do serviço protocolar do PE a visitas oficiais: Foto Parlamento Europeu/Pietro Naj-Oleari

Ofertas do Parlamento

Apesar dos soberanos já não se presentearem com ofertas valiosas, a troca de presentes permanece um símbolo de amizade entre povos e países em quase todas as visitas oficiais, cabendo a sua organização ao serviço protocolar. As ofertas podem destinar-se a chefes de estado ou até aos motoristas das delegações, pelo que incluem desde uma humilde caneta ou porta-chaves aos mais prestigiosos presentes, o que torna difícil encontrar um equilíbrio. As ofertas do Presidente e dos presidentes das delegações representam a unidade e a diversidade cultural da Europa e devem ser neutras, para não ferirem susceptibilidades nacionais ou religiosas.
 
Todos os presidentes do PE conferem o seu toque pessoal aos presentes. Josep Borrell oferece aos seus homólogos uma taça de cristal criada por um artista de Barcelona, que tem gravados trechos da Carta dos Direitos Fundamentais. Entre as suas ofertas salientam-se, igualmente, livros e cachecóis com reproduções do artista espanhol Joan Miró.
 
Infelizmente, as ofertas de presentes não podem ser demasiado espontâneas e são planeadas com bastante antecedência, em virtude dos processos de concursos públicos exigidos para a aquisição das futuras ofertas do PE, pelo que o serviço protocolar tem de as planear com uma antecipação de 3 a 4 anos. Existe um orçamento especial destinado a fazer face a ofertas inesperadas e que, apesar de reduzido, permite alguma margem de manobra.
 
O Presidente e os presidentes das delegações também recebem ofertas das delegações estrangeiras, desde constituições a pinturas e estátuas e que, sendo pertença da Instituição, são frequentemente expostas nas áreas comuns do Parlamento.
 
Tal como seria de prever, os presentes podem partir-se ou perder-se durante as viagens, mas uma comunicação discreta ao serviço protocolar homólogo pode evitar possíveis mal entendidos. Com efeito, nem mesmo o trabalho mais meticuloso por parte das equipas do Protocolo e da Delegação pode evitar todos os percalços. Em certa ocasião, um Presidente de uma delegação do PE ofereceu a um homólogo uma caixa vazia, uma vez que a medalha caíra do estojo durante a viagem.
 
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Tudo depende dos pormenores e da criatividade

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Sinalética do Serviço Protocolar do PE: Foto Parlamento Europeu/Pietro Naj-Oleari

Protocolo ou Protocolos?

O Sr. Brunagel afirma que não existem visitantes difíceis, apenas situações difíceis. Quando o Presidente do PE pretendia presentear o Presidente dos EUA, Ronald Regan, com uma peça antiga de porcelana, o serviço de segurança norte-americano quis analisar o presente antes da cerimónia, situação inaceitável para o Presidente do PE. Felizmente, os presidentes conseguiram trocar os presentes longe dos olhares do serviço de segurança norte-americano.
 
Cada visitante é único e este facto deve ser levado em consideração para que as visitas decorram sem incidentes. O Sr. Brunagel refere o exemplo dos serviços protocolares dos monarcas, geralmente mais inflexíveis do que os restantes. Contudo, o conhecimento de línguas estrangeiras abre portas e a atenção aos pequenos detalhes faz a diferença, quando se está a lidar com um convidado de alto-nível. O Sr. Brunagel afirmou que “Se se souber que um Presidente aprecia um determinado whisky servido num copo específico, a atenção a estes pormenores irá certamente satisfazê-lo”.
 
Os funcionários têm de ser verdadeiramente criativos para serem capazes de improvisar e, por exemplo, cortar toalhas e aquecê-las no microondas, de forma a providenciar guardanapos húmidos e quentes a uma visita; saber onde encontrar um par de meias adicional ou tentar manter os visitantes no caminho certo ao longo dos edifícios labirínticos do PE, em Estrasburgo ou em Bruxelas. As diferenças culturais, tais como o sentido do tempo, devem ser tomadas em consideração. Algumas pessoas abandonam a sua agenda oficial para acompanhar um funcionário da UE que esteja a passar ou para fazer algum turismo, mas estas são as excepções. O Sr. Brunagel afirma que “Até ao momento ainda não tivemos quaisquer incidentes diplomáticos”.
 
Mas como é possível gerir esta quantidade de pormenores? “Em grande parte recorrendo a práticas habituais, experiência e senso comum”, explica o Sr. Brunagel. Apesar dos guias relativos a títulos e etiqueta, não existe nenhum código para a etiqueta europeia – que varia de país para país. A equipa do Sr. Brunagel reúne-se, semestralmente, com os chefes de protocolo dos Estados-Membros para debater aspectos técnicos, tais como os vistos. Nem todos os Estados-Membros da UE têm regras de protocolo instituídas há muito tempo e a dimensão dos serviços diplomáticos varia bastante de país para país.
 
 
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