Špecializované články
 

Protokol EP – nesplniteľná úloha?

Inštitúcie - 28-08-2006 - 12:49
Zdieľať

Na svete nie je veľa miest, na ktorých nájdete toľko oficiálne pozvaných hostí a pracovných návštev ako v Európskom parlamente. Do EP prichádzajú počas plenárnych zasadnutí často hlavy štátov a zasadacie miestnosti a chodby v Štrasburgu a Bruseli sa len tak hemžia premiérmi, ministrami, poslancami či diplomatmi z celého sveta. Nič z toho by však nebolo možné bez profesionálneho a dobre fungujúceho parlamentného protokolu.

Pracovníci, ktorí zabezpečujú protokol, pomáhajú predsedovi Európskeho parlamentu, poslancom, generálnemu tajomníkovi a ostatným parlamentným predstaviteľom v otázkach protokolu od oficiálnych návštev hláv štátov, ktoré vystupujú počas plenárnych zasadnutí, až po pracovné alebo zdvorilostné návštevy a stretnutia spoločných výborov a delegácií. Spolu s kanceláriou predsedu EP pripravujú jeho oficiálne návštevy a zabezpečujú europoslancom víza potrebné na cesty mimo územia EÚ.
 
Vedúci protokolu, François Brunagel, vedie tím 13 ľudí, ktorí vo svojom pracovnom čase zabezpečujú stretnutia a uvítania, plánujú a zariaďujú programy, organizujú a zúčastňujú sa recepcií, regulujú prístup do budov EP, zabezpečujú víza, plánujú jedálne lístky, pripravujú oficiálne dary a zaoberajú sa aj finančnými otázkami.
 
V roku 2005 protokol prijal 113 návštev (z toho 5 oficiálnych), poslal 8178 pozvánok a vybavil 980 žiadostí o víza. Po rozšírení EÚ v roku 2004 vzrástol počet poslancov EP zo 626 na 732, kvôli čomu sa značne rozrástli aj aktivity smerom navonok . Počet žiadostí o víza (ktorých bolo v roku 2004 až 571)  exponenciálne vzrástol a v súčasnosti sa  2 zamestnanci zaoberajú vízami takmer na plný úväzok.
 
 
 
Odkaz: 20060728FCS09980

Červený koberec a ceremoniály

Začiatok stránkyNasledujúci
 
Červený koberec pre vzácne návštevy, Foto: EP

Červený koberec pre vzácne návštevy

Pre pracovníkov protokolu sú najdôležitejšími udalosťami oficiálne návštevy hláv štátov, keďže pri ich organizovaní je potrebná dôkladná príprava a mimoriadna presnosť. Hostí a ich delegácie vždy na letisku vyzdvihne vedúci protokolu v sprievode polície a následne ich pri vchode do EP oficiálne privíta predseda Európskeho parlamentu. No a samozrejme, nikdy sa to nesmie zaobísť bez červeného koberca. Parlament ako pozorný hostiteľ musí poznať obľúbené jedlá svojich hostí, musí vedieť, či sú fajčiari, a dokonca aj to, či budú používať schody alebo výťah.
 
Protokol EP zvyčajne už mesiace vopred koordinuje návštevu daného hosťa s pracovníkmi jeho protokolu. Neočakávané zmeny sa zväčša týkajú načasovania alebo zloženia delegácie a spravidla nie je veľmi náročné sa s nimi vysporiadať. Komplikovanejšia však bola nedávna návšteva prezidenta palestínskej národnej samosprávy Mahmouda Abbasa. Na dve po sebe idúce plenárne zasadnutia v Štrasburgu prišiel dvakrát, pretože svoju prvú návštevu musel kvôli domácej kríze prerušiť. Samozrejme, program sa musel zopakovať a znovu sa musel vyložiť aj červený koberec.
 
Parlament musí zosúladiť európsky i národný protokol. Na národnej úrovni je podľa protokolu na prvom mieste hlava štátu, no podľa európskych zmlúv je prvou inštitúciou EÚ Európsky parlament a až za ním nasledujú Rada a Komisia. To znamená, že jeho predseda má na európskej úrovni prednosť pred všetkými národnými a európskymi orgánmi a predstaviteľmi. To môže spôsobiť problémy, ak sú prítomné viaceré inštitúcie. Vedúci protokolu jednotlivých inštitúcií sa preto pravidelne stretávajú, aby diskutovali o spoločnom postupe EÚ pri určitých záležitostiach, akými sú napríklad ceremoniály, alebo aby sa uistili, že na pol žrde budú v rovnakom čase vztýčené rovnaké zástavy (európska a národná).
 
„Neoficiálne“ návštevy, pracovné návštevy, fotografovania a zdvorilostné návštevy sú menej formálne a pracovníci protokolu majú s nimi menej práce. Napriek tomu treba byť ku každému hosťovi rovnako zdvorilý a venovať mu rovnako dôkladnú pozornosť. Navyše, ministri členských štátov EÚ nie sú z formálneho hľadiska hosťami, pretože sú predstaviteľmi Rady.
 
 
Začiatok stránkyNasledujúci

Dary

Začiatok stránkyNasledujúciPredchádzajúci
 
Suveníry od hostí, ktorí navštívili EP. Foto: EP/Pietro Naj-Oleari

Suveníry od hostí, ktorí navštívili EP

Časy, keď sa panovníci navzájom zahŕňali drahými darmi, sú dávno preč, no výmena darov aj naďalej ostáva symbolom priateľstva medzi ľuďmi a krajinami. Dary sa vymieňajú takmer pri každej oficiálnej návšteve a zorganizovať ich výmenu je úlohou zamestnancov protokolu. Dary sa odovzdávajú hlavám štátov alebo aj vodičom delegácií, takže môžu byť rôzneho charakteru – od jednoduchého pera či kľúčenky až po prestížnejšie dary. Nájsť tú správnu rovnováhu môže byť náročná úloha. Dary od predsedu a vedúcich delegácií symbolizujú európsku jednotu a kultúrnu rôznorodosť, napriek tomu však musia byť neutrálne, aby sa nedotkli národného alebo náboženského cítenia hostí.
 
Dary jednotlivých predsedov EP vždy nesú ich osobitú pečať. Josep Borrell ponúka svojim kolegom krištáľový pohár od barcelonského umelca, na ktorom sú vyryté časti Charty základných práv. Medzi jeho dary patria aj knihy a šály s reprodukciami španielskeho umelca Joana Miró.
 
Žiaľ, obdarúvanie nemôže byť až príliš spontánne. Ak je potrebné na zabezpečenie budúcich darov EP vyhlásiť ponukové konania, dary sa plánujú v značnom časovom predstihu. To znamená, že pracovníci protokolu ich musia plánovať 3 – 4 roky vopred. Určitý priestor pre manévrovanie poskytuje značne obmedzený špeciálny rozpočet pre neočakávané dary.
 
Predseda a vedúci delegácií tiež dostávajú dary od zahraničných delegácií. Bývajú to ústavy, maľby a sochy, ktoré patria Inštitúcii a sú často vystavované na verejných priestranstvách Parlamentu.
 
Samozrejme sa stáva, že dary sa počas ciest rozbijú alebo dokonca stratia. V takom prípade pomáha predísť nedorozumeniam diskrétna komunikácia s pracovníkmi protokolu druhej strany. Akokoľvek svedomito však pracovníci protokolu a delegácie pracujú, nie je celkom možné predísť nešťastným náhodám. Pri jednej príležitosti daroval vedúci delegácie EP svojmu kolegovi prázdnu krabicu, pretože medaila z nej počas cesty vypadla.
 
 
Začiatok stránkyNasledujúciPredchádzajúci

Celé je to o detailoch a kreativite

Začiatok stránkyPredchádzajúci
 
Znak parlamentného protokolu.  Foto: EP/Pietro Naj-Oleari

Znak parlamentného protokolu

Brunagel hovorí, že problematickí návštevníci neexistujú, no môžu sa vyskytnúť problematické situácie. Predseda EP napríklad mienil darovať americkému prezidentovi Ronaldovi Reaganovi starožitný porcelán. Bezpečnostná služba USA ho však chcela pred ceremoniálom prekontrolovať, čo predseda EP nechcel akceptovať. Našťastie, obom sa dary podarilo vymeniť mimo dohľadu bezpečnostných zložiek.
 
Každý návštevník je jedinečný, a to je skutočnosť, ktorú treba v záujme hladkého priebehu návštevy zohľadniť. Protokol monarchov býva oveľa prísnejší, hovorí Brunagel. Schopnosť dorozumieť sa však otvára dvere a ak máme do činenia s hosťom na vysokej úrovni, potom dokáže spraviť divy pozornosť voči drobným detailom. „Ak o niektorom prezidentovi vieme, že má rád konkrétny druh whisky v špeciálnom pohári a my na to nezabudneme, určite mu spríjemníme deň,“ povedal Brunagel.
 
Zamestnanci musia byť skutočne kreatívni a musia vedieť improvizovať – napríklad postrihať uteráky a zohriať ich v mikrovlnnej rúre, aby mal hosť k dispozícii teplé vlhké obrúsky. Musia tiež vedieť zabezpečiť dodatočný pár pančúch či dokázať hosťom pomôcť pri orientácii v labyrinte budov EP v Štrasburgu a Bruseli. Ohľad treba brať aj na kultúrne rozdiely, napríklad odlišné vnímanie času. Niektorí ľudia porušia svoj oficiálny program, aby zastihli prechádzajúceho predstaviteľa EÚ, prípadne majú záujem o turistiku. Ide však o výnimky. „Doteraz sme nemali žiadny diplomatický incident,“ povedal Brunagel.
 
Ako je však možné všetky tieto detaily zvládnuť? „Často sú to zaužívané pravidlá, skúsenosti a zdravý rozum,“ vysvetľuje Brunagel. Hoci existujú príručky o titulovaní a etikete, neexistuje príručka o európskej etikete – ktorá je v každej krajine odlišná. Brunagelov tím sa stretáva každý polrok s vedúcimi protokolu členských štátov, aby diskutovali o technických otázkach, akými sú napríklad víza. Nie každý členský štát EÚ má dlhodobo zaužívané pravidlá protokolu a aj veľkosť diplomatických služieb jednotlivých členských štátov sa značne líši.
 
Začiatok stránkyPredchádzajúci