Fokus
 

Parlamentarna služba za protokol - misija nemogoče?

Institucije - 25-08-2006 - 12:44
Objavi/Shrani
Socialna omrežja
Priljubljene
 

Le malokje se dogaja toliko uradnih obiskov in delovnih obiskov kot prav v Evropskem parlamentu. V času plenarnih zasedanj in sestankov po hodnikih vrvijo množice predsednikov držav, premierjev in ministrov, poslancev ter diplomatov z vsega sveta. Kaj takega ne bi bilo mogoče brez profesionalnega in dobro utečenega protokolarnega servisa.

Protokolarna služba je predsedniku , poslancem, generalnemu sekretarju in drugim organom Evropskega parlamenta v podporo pri dogodkih protokolarnega značaja med obiski predsednikov držav, ki se udeležijo plenarnega zasedanja, prijateljskih ali uradnih obiskov, srečanj delegacij in odborov. Organizira uradne obiske predsednika EP skupaj z njegovim uradom in ureja vizume za službena potovanja evropskih poslancev izven meja EU.
 
13-članska ekipa s svojim vodjo Françoisem Brunagelom časovno usklajuje, načrtuje in oblikuje programe in sprejeme, ureja dostop v zgradbe Evropskega parlamenta, zagotovlja vizume, načrtuje jedilnike, izbira uradna darila in poskrbi za finančno plat.
 
V letu 2005 je potokolarna služba sprejela 113 obiskov (5 od teh je bilo uradnih), razposlala 8178 vabil in uredila 980 prošenj za vizume. Po razširitvi Evropske unije v letu 2004, ko se je število evropskih poslancev zvišalo s 626 na 732, so se zelo povečale aktivnosti na področju zunanjih zadev. Povečanje števila prošenj za vizume s 571 v letu 2004 zahteva dve zaposleni osebi, ki se skoraj izključno posvečata temu.
 
 
 
REF.: 20060728FCS09980

Rdeče preproge in slovesnosti

Na vrh straniNaslednje
 
Skupina gostov ob prihodu v parlament; Foto: Evropski parlament

Rdeča preproga za najpomembnejše obiskovalce

Za protokolarno službo so najpomembnejši obiski vodij držav. Za organizacijo obiska je potrebno veliko priprav in izjemna natančnost. Vodja protokola gosta in njegove spremljevalce sprejme na letališču, v spremstvu policije prispejo do parlamenta, kjer jih uradno pozdravi predsednik Evropskega parlamenta. K temu seveda spada tudi rdeča preproga. Kot pozoren gostitelj mora parlament poznati gostove navade - njegovo najljubšo hrano, ali je kadilec ali ne, in celo, ali raje uporablja stopnice kot dvigalo.
 
Protokolarna služba Evropskega parlamenta navadno usklajuje program s protokolarno službo gosta že mesece vnaprej. Do nepredvidenih sprememb največkrat prihaja v zvezi z urniki ali sestavo delegacije, kar ne predsdtavlja prevelikih težav. Bolj zapleten pa je bil nedavni obisk vodje palestinskih oblasti Mahmuda Abasa. Prišel je namreč kar dvakrat, na dve zaporedni plenarni zasedanji v Strasbourgu, saj je moral zaradi krize v domovini prvi obisk prekiniti. Sledila je seveda ponovitev programa, vključno z rdečo preprogo.
 
Parlament mora zadostiti tako zahtevam evropskega kot državnega protokola. Na državni ravni je predsednik države njegov najvišji predstavnik, skladno z evropskimi pogodbami pa je najvišji evropski organ parlament pred svetom in komisijo. Tako je torej predsednik EP višji organ kot vsi drugi državni vodje in organi drugih evropskih inštitucij, kar pa lahko predstavlja težavo, ko gre za dogodke s prisotnostjo predstavnikov različnih inštitucij. Prav zato se vodje protokolarnih služb inštitucij redno sestajajo in usklajujejo skupni pristop za izvedbo slovesnosti ali pa na primer poskrbijo za to, da zastave (evropske ali državne) istočasno visijo na pol droga.
 
 
Na vrh straniNaslednje

Darila in obdarovanja

Na vrh straniNaslednjePrejšnje
 
Protokolarna darila za uradne obiske; Foto Evropski parlament/Pietro Naj-Oleari

Spominki za obiskovalce

Časi, ko so se vladarji medsebojno obsipavali z darili, so minili, gesta izmenjave daril pa je ostala simbol prijateljstva med ljudmi in državami. Tako je obdarovanje prisotno pri skoraj vsakem uradnem obisku in tudi to je naloga protokolarne službe. Darila so lahko namenjena predsedniku države ali pa vozniku delegacije, in so lahko vse od skromnega pisala ali obeska za ključe do bolj prestižnih daril. Izbira primernega darila je lahko težavna. Darila, ki jih izroči predsednik ali vodja delegacije, predstavljajo evropsko enotnost in kulturno raznolikost, seveda pa morajo ostati nevtralna, da ne bi užalili narodnih ali verskih čustev.
 
Vsak predsednik evropskega parlamenta pri izboru daril doda svojo osebno noto. Josep Borrell obiskovalcem najraje podarja kristalno čašo barcelonskega umetnika z vtisnjenimi deli listine o človekovih pravicah, knjige in šale z motivi španskega umetnika Joana Mirója.
 
Na žalost pri izbiri daril ne more biti veliko spontanosti. Darila je potrebno izbrati vnaprej, saj je za nakup potreben javni razpis. To pomeni, da protokolarna služba načrtuje te nakupe 3 ali 4 leta vnaprej. Nekaj manevrskega prostora vendarle dopušča skromnejši poseben proračun za nenačrtovana darila.
 
Predsednik parlamenta in vodje delegacij pa darila tudi sprejemajo; med njimi se znajdejo na primer ustave, slike in kipi. Darila pripadajo ustanovi in so pogosto razstavljena na javnih mestih po parlamentu.
 
Lahko se zgodi, da se darilo uniči ali izgubi med potovanjem. V takem primeru je potrebno hitro in diskretno obvestiti protokolarno službo druge strani in se izogniti nesporazumu, vendar pa tudi najbolj vestno delo članov protokola in delegacij ne more preprečiti vseh zapletov. Zgodilo se je, da je vodja delegacije Evropskega parlamenta izročil prazno škatlo, saj se je medalja izgubila med potovanjem.
 
Na vrh straniNaslednjePrejšnje

Občutek za podrobnosti in izvirnost

Na vrh straniPrejšnje
 
Protokol Evropskega parlamenta; Foto Evropski parlament/Pietro Naj-Oleari

Protokol ali protokolla

Vodja protokola g. Brunagel pravi, da ni težavnih obiskovalcev - so pa težavne situacije. Tako se je na primer zgodilo, da je predsednik Evropskega parlamenta želel ameriškemu predsedniku Ronaldu Reaganu podariti starinski porcelan. Toda ameriška varnostna služba je hotela darilo pregledati pred slovesnostjo, kar pa je bilo za predsednika EP nesprejemljivo. Na srečo sta si predsednika uspela izmenjati darili brez nadzora ameriške varnostne službe.
 
Vsak obiskovalec je edinstven, kar je treba upoštevati, da bi obisk lahko potekal gladko. G. Brunagel pojasnjuje, da so kraljevske protokolarne službe običajno precej bolj toge. Vendar pa lepa beseda lepo mesto najde in drobne pozornosti lahko veliko pomenijo, ko gre za pomembne goste. "Če na primer vemo, da ima predsednik rad določeno vrsto viskija v posebnem kozarcu, ga bo to zagotovo razveselilo," pravi G. Brunagel.
 
Zaposleni morajo biti ustvarjalni in iznajdljivi, da se lahko domislijo česa takega kot na primer razrezati brisačo in jo ogreti v mikrovalovni pečici, da gostje dobijo tople vlažne prtičke, vedeti morajo, kje poiskati dodaten par nogavic ali pa kako goste obdržati na pravi poti po labirintu zgradb Evropskega parlamenta v Bruslju in Strasbourgu. Upoštevati morajo tudi kulturne razlike, kot na primer občutek za čas. Nekateri obiskovalci zanemarijo urnik na račun klepeta z mimoidočim EU uradnikom, drugi bi si radi privoščili turistični izlet. Toda to so izjeme. "Doslej še nismo imeli nobenega diplomatskega zapleta, " pravi g. Brunagel.
 
Kako jim vendar uspe, pri vsej tej množici podrobnosti? "Veliko pomenijo poznavanje navad, izkušnje in zdrava pamet," pojasnjuje g. Brunagel. Knjige o bontonu in pravilih obnašanja seveda obstajajo, vendar pa ni skupnega evropskega pravilnika, saj se ta pravila razlikujejo od države do države. Ekipa g. Brunagela se dvakrat letno sestala z vodji protokola držav članic in usklajuje tehnične podrobnosti, kot na primer vizume. Toda vse države članice še nimajo že ustaljenih pravil glede protokola, zelo različna pa je lahko tudi velikost diplomatskega servisa določene države.
 
 
Na vrh straniPrejšnje