Fördjupning
 

Protokollet - omöjligt uppdrag?

Institutioner - 25-08-2006 - 12:44
Dela

Det är inte många ställen som har så många officiellt inbjudna och arbetsbesök som Europaparlamentet. Under plenarsammanträden tar parlamentet ofta emot statschefer och i mötesrum och korridorer i Strasbourg och Bryssel är det vanligt att se premiärministrar, ministrar, folkvalda och diplomater från hela världen. Inget av detta skulle vara möjligt utan Europaparlamentets kompetenta och väl fungerande protokollära enhet.

Protokollet bistår Europaparlamentets talman, ledamöter, generalsekreterare och andra parlamentsorgan med protokollära frågor. Från officiella besök av statschefer som talar inför kammaren, till arbets- eller artighetsvisiter och möten mellan gemensamma utskott och delegationer. Enheten ansvarar för planeringen av talmannens officiella besök, i samarbete med talmannens sekretariat, och tillhandahåller visum för ledamöter på uppdrag utanför EU.
 
Protokollchefen François Brunagel har tretton medarbetare som delar sin tid mellan att möta och välkomna, förbereda och organisera program, anordna och delta i mottagningar. De sysslar också med frågor som rör tillträde till Europaparlamentets byggnader, visum, planering av menyer, officiella gåvor och har hand om finansiering.
 
2005 tog protokollet emot 113 besök (varav fem officiella) och skickade ut 8 178 inbjudningar. Sedan EU:s utvidgning 2004 då antalet ledamöter ökade från 626 till 732 har parlamentets yttre förbindelser ökat markant. Begäran om visum har gått från 571 under 2004 till 980.   
 
 
Ref.: 20060728FCS09980

Röda mattan och ceremonier

Till sidans börjanNästa
 
Photo European Parliament

Alltid röd matta vid statsbesök

De allra viktigaste evenemangen för protokollet är statsbesök. Förberedelser och stor noggrannhet krävs. Gästerna och deras delegation hämtas på flygplatsen där de möts av protokollchefen, i sällskap av poliser. Talmannen välkomnar gästerna officiellt vid Europaparlamentets entré. Självklart måste det alltid finnas en röd matta. Som en uppmärksam värd måste parlamentet känna till vilken mat gästen föredrar, om han eller hon röker, och även om gästen föredrar att ta trapporna eller att åka hiss.
 
Protokollet samordnar vanligtvis besöket med gästens protokollära enhet månader i förväg. Oförutsedda förändringar handlar oftast om val av tidpunkt eller delegationens sammansättning. Sådana ändringar är inte så svåra. Mer komplicerat var det när presidenten för den palestinska myndigheten, Mahmoud Abbas, nyligen besökte Europaparlamentet. Han kom till två på varandra följande plenarsammanträden. Det första besöket var han nämligen tvungen att avbryta på grund av en kris på hemmaplan. Självfallet upprepades programmet andra besöket och röda mattan rullades ut igen.
 
Parlamentet måste anpassa sig till europeiska och nationella protokollära regler. På nationell nivå är statschefen först på den protokollära listan. Men enligt de europeiska fördragen räknas Europaparlamentet som EU:s första institution, före kommissionen och rådet. Det innebär att dess talman går före alla nationella och europeiska myndighetsrepresentanter på europeisk nivå. Vilket kan bli svårt när flera institutioner är närvarande. Institutionernas protokollchefer träffas därför regelbundet för att identifiera ett gemensamt EU-tillvägagångssätt i vissa frågor, exempelvis att se till att samma flaggor (europeiska och nationella) flaggas på halv stång samtidigt.
 
"Inofficiella" besök, arbetsbesök, fotograferingar och artighetsvisiter kräver mindre formalitet och mindre arbete för protokollet. Men alla gäster måste bemötas på samma vänliga sätt och få en grundlig uppmärksamhet. För övrigt är ministrar från EU:s medlemsstater formellt sett inte gäster eftersom de representerar rådet.
 
Till sidans börjanNästa

Gåvor

Till sidans börjanNästaFöregående
 
Foto: Europaparlamentet/Pietro Naj-Oleari

Vid officiella besök utbyts oftast gåvor

Ledare överöser inte längre varandra med dyrbara gåvor. De dagarna är förbi. Men gesten att utbyta presenter är fortsatt en vänskapssymbol mellan människor och länder. Att ge gåvor ingår i nästan varje officiellt besök och det är protokollet som ansvarar för organisationen. Gåvorna kan vara till statschefen eller till delegationens chaufför, så de varierar från en enkel penna eller nyckelring till mer prestigefyllda presenter. Det kan vara svårt att finna rätt balans. Gåvor från talmannen och utskottens ordförande representerar europeisk enighet och kulturell mångfald. Men ändå måste de vara neutrala för att inte stöta nationella eller religiösa känsligheter.
 
Var och en av parlamentets talmän bidrar med sin personliga prägel till gåvorna. Josep Borrell lämnar i samband med sina besök en kristallvas som har skapats av en konstnär från Barcelona. På vasen är delar av stadgan om de grundläggande rättigheterna ingraverade. Böcker och scarfar med reproduktioner av den spanska konstnären Joan Miró är exempel på andra gåvor Borrell brukar lämna.
 
Tyvärr finns det inte utrymme för stor spontanitet när gåvorna överlämnas. De är planerade väl i förväg, eftersom det krävs långa offentliga upphandlingsprocesser för att köpa in Europaparlamentets framtida gåvor. Vilket innebär att protokollet måste planera tre till fyra år i förväg. En kraftigt sänkt särskild budget ger emellertid visst utrymme för manöver.
 
Talmannen och delegationsordförandena får också ta emot gåvor från utländska delegationer. Det kan exempelvis vara konstitutioner, målningar eller statyer. Gåvorna tillhör institutionen Europaparlamentet och ställs ofta ut i parlamentets allmänna utrymmen.
 
Javisst, gåvor går sönder eller till och med försvinner under resor. I sådana fall kan en diskret kontakt mellan den andra partens protokoll undvika missförstånd. Vissa missöden kan emellertid alltid uppstå, trots protokollets och delegationens medarbetares noggranna arbete. Vid ett tillfälle lämnade till exempel en ordförande för en Europaparlamentsdelegation över en tom ask vid ett besök. Under resan hade medaljen som låg i asken ramlat ut!
 
Till sidans börjanNästaFöregående

Allt handlar om detaljer och kreativitet

Till sidans börjanFöregående
 
Foto: Europaparlamentet/Pietro Naj-Oleari

Protokollet har många viktiga uppgifter

Enligt protokollchefen François Brunagel finns det inga besvärliga besökare, men svåra situationer. Till exempel ville Europaparlamentets talman en gång överlämna en antik kinesisk pjäs till USA:s president Ronald Reagan. Men den amerikanska säkerhetstjänsten ville först undersöka gåvan, före ceremonin, vilket parlamentets talman inte kunde godta. Som tur var kunde talmannen och presidenten utbyta gåvor borta från säkerhetstjänstens kontroll.
 
Varje besökare är unik, och detta måste tas i beaktande för att ett besök ska avlöpa smidigt. Kungahusens protokollära enheter är exempelvis striktare än andra, förklarar Brunagel. Språk öppnar dörrar och det gör en stor skillnad att ta hänsyn till små detaljer när man har att göra med gäster på hög nivå. "Om en president tycker om att dricka en särskild sorts whisky i en speciell typ av glas, tänker man på det så gör det säkert presidentens dag bättre", sade Brunagel.
 
Protokollets medarbetare måste verkligen vara kreativa och duktiga på att improvisera. Exempelvis att klippa upp handdukar och värma dem i mikrougn för att kunna erbjuda en gäst fuktiga, varma servetter, att veta var man kan hitta ett extra par strumpbyxor eller att hålla besökare på rätt kurs i Europaparlamentets labyrintartade byggnader i Strasbourg och Bryssel. Kulturella skillnader så som tidsuppfattning måste också tas i beaktande. Vissa personer kanske bryter det officiella programmet för att tala med en EU-tjänsteman som råkar passera, eller vill gärna hinna med lite turism. "Vi har inte haft några diplomatiska incidenter än så länge", sade Brunagel.
 
Men hur klarar de av alla dessa detaljer? "Mycket är traditionella regler, erfarenhet och sunt förnuft", förklarar Brunagel. Det finns visserligen handböcker om titlar och etikett. Men ingen regelbok om europeisk etikett, som varierar från land till land. En gång i halvåret träffar Brunagel och hans medarbetare protokollchefer från EU:s medlemsstater för att diskutera tekniska frågor som exempelvis visum. Det är inte varje EU-medlem som sedan länge har etablerade protokollära regler och medlemsstaternas diplomatiska kårer varierar stort.       
 
Till sidans börjanFöregående