Α.    Εξέταση των εμπιστευτικών εγγράφων που διαβιβάζονται στο Κοινοβούλιο

Διαδικασία που εφαρμόζεται για την εξέταση των εμπιστευτικών εγγράφων που διαβιβάζονται στο Κοινοβούλιο (1)

1.    Ως εμπιστευτικά έγγραφα νοούνται τα έγγραφα και οι πληροφορίες που είναι δυνατό να εξαιρεθούν από την πρόσβαση του κοινού δυνάμει του άρθρου 4 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001. Σε αυτά συμπεριλαμβάνονται τα ευαίσθητα έγγραφα, όπως ορίζονται στο άρθρο 9 του εν λόγω κανονισμού.

Οσάκις αμφισβητείται από κάποιο από τα θεσμικά όργανα ο εμπιστευτικός χαρακτήρας εγγράφων που παραλαμβάνονται από το Κοινοβούλιο, το θέμα παραπέμπεται στη διοργανική επιτροπή που συγκροτείται βάσει του άρθρου 15 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001.

Οσάκις εμπιστευτικά έγγραφα διαβιβάζονται στο Κοινοβούλιο με την επιφύλαξη του εμπιστευτικού χειρισμού τους, ο πρόεδρος της αρμόδιας επιτροπής του Κοινοβουλίου εφαρμόζει αυτοδικαίως την εμπιστευτική διαδικασία όπως προβλέπεται στο σημείο 3 κατωτέρω.

2.    Κάθε επιτροπή του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου μπορεί, μετά από γραπτή ή προφορική αίτηση ενός των μελών της, να επιβάλει την εφαρμογή της εμπιστευτικής διαδικασίας για πληροφορία ή έγγραφο που προσδιορίζει. Για να ληφθεί απόφαση περί εφαρμογής της εμπιστευτικής διαδικασίας απαιτείται πλειοψηφία των δύο τρίτων των παρόντων μελών.

3.    Όταν ο πρόεδρος της επιτροπής κηρύξει την εφαρμογή της εμπιστευτικής διαδικασίας, στη συζήτηση που ακολουθεί μπορούν να παραστούν μόνο τα μέλη της επιτροπής και οι απολύτως απαραίτητοι υπάλληλοι και εμπειρογνώμονες που έχουν ορισθεί από τον Πρόεδρο.

Τα αριθμημένα έγγραφα διανέμονται στην αρχή της συνεδρίασης και συγκεντρώνονται άμα τη λήξει της. Δεν λαμβάνονται σημειώσεις και, κατά μείζονα λόγο, δεν γίνονται φωτοαντίγραφα.

Τα συνοπτικά πρακτικά της συνεδρίασης ουδεμία λεπτομέρεια αναφέρουν όσον αφορά την εξέταση του σημείου ο χειρισμός του οποίου έγινε σύμφωνα με την εμπιστευτική διαδικασία. Μόνο η απόφαση, εφόσον υπάρξει, μπορεί να αναγράφεται στα πρακτικά.

4.    Η εξέταση των περιπτώσεων παραβιάσης του απορρήτου μπορεί να ζητηθεί από τρία μέλη της επιτροπής που κίνησε τη διαδικασία και να εγγραφεί στην ημερήσια διάταξη. Η πλειοψηφία των μελών της επιτροπής μπορεί να αποφασίσει ότι η εξέταση της παραβιάσης του απορρήτου θα περιλαμβάνεται στην ημερήσια διάταξη της πρώτης συνεδρίασης μετά από την κατάθεση της αίτησης αυτής ενώπιον του προέδρου της επιτροπής.

5.    Κυρώσεις: σε περίπτωση παραβίασης του απορρήτου, ο πρόεδρος της επιτροπής ενεργεί σύμφωνα με τα άρθρα 9 παράγραφος 2, 152, 153 και 154.

Β.    Πρόσβαση του Κοινοβουλίου σε ευαίσθητες πληροφορίες στον τομέα της πολιτικής ασφαλείας και άμυνας

Διοργανική Συμφωνία της 20ης Νοεμβρίου 2002 μεταξύ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου σχετικά με την πρόσβαση του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου σε ευαίσθητες πληροφορίες του Συμβουλίου στον τομέα της πολιτικής ασφαλείας και άμυνας (2)

ΤΟ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟ ΚΑΙ ΤΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ

Εκτιμώντας τα εξής:

(1)    Το άρθρο 21 της Συνθήκης για την Ευρωπαϊκή Ένωση ορίζει ότι η Προεδρία του Συμβουλίου ζητεί τη γνώμη του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου όσον αφορά τις κύριες πτυχές και τις βασικές επιλογές της κοινής εξωτερικής πολιτικής και πολιτικής ασφαλείας και μεριμνά ώστε να λαμβάνονται δεόντως υπόψη οι απόψεις του. Το εν λόγω άρθρο ορίζει επίσης ότι το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο ενημερώνεται τακτικά από την Προεδρία του Συμβουλίου και την Επιτροπή για τις εξελίξεις της κοινής εξωτερικής πολιτικής και πολιτικής ασφαλείας. Θα πρέπει να εισαχθεί μηχανισμός προκειμένου να διασφαλίζεται ότι οι εν λόγω αρχές εφαρμόζονται στον τομέα αυτό.

(2)    Λαμβανομένης υπόψη της ειδικής φύσης και του ιδιαίτερα ευαίσθητου περιεχομένου ορισμένων πληροφοριών υψηλής διαβάθμισης στον τομέα της πολιτικής ασφαλείας και άμυνας, θα πρέπει να εισαχθούν ειδικές ρυθμίσεις για το χειρισμό εγγράφων που περιέχουν τέτοιες πληροφορίες.

(3)    Σύμφωνα με το άρθρο 9 παράγραφος 7 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 30ής Μαΐου 2001 για την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συμβουλίου και της Επιτροπής (3), το Συμβούλιο ενημερώνει το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο για τα ευαίσθητα έγγραφα, όπως ορίζονται στο άρθρο 9, παράγραφος 1, του εν λόγω κανονισμού σύμφωνα με τους διακανονισμούς που συμφωνούνται μεταξύ των θεσμικών οργάνων.

(4)    Στα περισσότερα κράτη μέλη υφίστανται ειδικοί μηχανισμοί για τη διαβίβαση και το χειρισμό διαβαθμισμένων πληροφοριών μεταξύ κυβερνήσεων και εθνικών κοινοβουλίων. Η παρούσα Διοργανική Συμφωνία θα πρέπει να παράσχει στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο μεταχείριση εμπνευσμένη από τις βέλτιστες πρακτικές των κρατών μελών.

ΣΥΝΗΨΑΝ ΤΗΝ ΠΑΡΟΥΣΑ ΔΙΟΡΓΑΝΙΚΗ ΣΥΜΦΩΝΙΑ:

1.    Πεδίο εφαρμογής

1.1.    Η παρούσα Διοργανική Συμφωνία αφορά την πρόσβαση του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου σε ευαίσθητες πληροφορίες, δηλ. πληροφορίες διαβαθμισμένες ως «TRÈS SECRET/TOP SECRET», «SECRET» ή «CONFIDENTIEL» (ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΕΣ, ΑΠΟΡΡΗΤΕΣ ή ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΕΣ), ανεξάρτητα από προέλευση, υλικό φορέα ή βαθμό πληρότητας, τις οποίες κατέχει το Συμβούλιο στον τομέα της πολιτικής ασφαλείας και άμυνας, καθώς και το χειρισμό εγγράφων τέτοιας διαβάθμισης.

1.2.    Οι πληροφορίες που προέρχονται από τρίτο κράτος ή από διεθνή οργανισμό διαβιβάζονται μετά από συναίνεση του εν λόγω κράτους ή οργανισμού.

Οσάκις πληροφορίες που προέρχονται από κράτος μέλος διαβιβάζονται στο Συμβούλιο χωρίς ρητό περιορισμό για τη διανομή τους σε άλλα θεσμικά όργανα πέρα από τη διαβάθμισή τους, εφαρμόζονται οι κανόνες που περιέχονται στα μέρη 2 και 3 της παρούσας Διοργανικής Συμφωνίας. Αλλιώς, αυτές οι πληροφορίες διαβιβάζονται μετά από συναίνεση του εν λόγω κράτους μέλους.

Σε περίπτωση άρνησής του να διαβιβάσει πληροφορίες που προέρχονται από τρίτο κράτος, διεθνή οργανισμό ή κράτος μέλος, το Συμβούλιο αιτιολογεί την άρνηση αυτή.

1.3.    Οι διατάξεις της παρούσας Διοργανικής Συμφωνίας εφαρμόζονται σύμφωνα με την εφαρμοστέα νομοθεσία και με την επιφύλαξη της απόφασης 95/167/ΕΚ, Ευρατόμ, ΕΚΑΧ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συμβουλίου και της Επιτροπής της 19ης Απριλίου 1995 περί των λεπτομερών διατάξεων άσκησης του δικαιώματος εξέτασης των πραγμάτων από το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο (4) και με την επιφύλαξη των ισχυουσών ρυθμίσεων, ιδιαίτερα της Διοργανικής Συμφωνίας της 6ης Μαΐου 1999 μεταξύ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συμβουλίου και της Επιτροπής για τη δημοσιονομική πειθαρχία και τη βελτίωση της διαδικασίας του προϋπολογισμού (5).

2.    Γενικοί κανόνες

2.1.    Τα δύο θεσμικά όργανα ενεργούν σύμφωνα με τις αμοιβαίες υποχρεώσεις τους για ειλικρινή συνεργασία και σε πνεύμα αμοιβαίας εμπιστοσύνης, καθώς και σύμφωνα με τις αντίστοιχες διατάξεις της Συνθήκης. Κατά τη διαβίβαση και το χειρισμό των πληροφοριών που καλύπτει η παρούσα Διοργανική Συμφωνία πρέπει να λαμβάνονται δεόντως υπόψη τα συμφέροντα τα οποία αποσκοπεί να διαφυλάξει η διαβάθμιση, και ιδίως το δημόσιο συμφέρον όσον αφορά την ασφάλεια και άμυνα της Ευρωπαϊκής Ένωσης ή ενός ή περισσοτέρων κρατών μελών της ή τη στρατιωτική ή μη στρατιωτική διαχείριση κρίσεων.

2.2.    Μετά από αίτημα ενός από τα πρόσωπα που αναφέρονται κατωτέρω στο σημείο 3.1 η Προεδρία του Συμβουλίου ή ο Γενικός Γραμματέας/Ύπατος Εκπρόσωπος τα ενημερώνει αμελλητί για το περιεχόμενο κάθε ευαίσθητης πληροφορίας που απαιτείται για την άσκηση των εξουσιών που απονέμει στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο η Συνθήκη για την Ευρωπαϊκή Ένωση στον τομέα που καλύπτεται από την παρούσα Διοργανική Συμφωνία, λαμβάνοντας υπόψη το δημόσιο συμφέρον σε θέματα ασφαλείας και άμυνας της Ευρωπαϊκής Ένωσης ή ενός ή περισσοτέρων κρατών μελών της, ή τη στρατιωτική ή μη στρατιωτική διαχείριση κρίσεων, σύμφωνα με τις ρυθμίσεις που ορίζονται κατωτέρω στο μέρος 3.

3.    Ρυθμίσεις ως προς την πρόσβαση και το χειρισμό ευαίσθητων πληροφοριών

3.1.    Στα πλαίσια της παρούσας Διοργανικής Συμφωνίας, ο Πρόεδρος του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου ή ο Πρόεδρος της Επιτροπής Εξωτερικών Υποθέσεων, Δικαιωμάτων του Ανθρώπου, Κοινής Ασφαλείας και Αμυντικής Πολιτικής του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου μπορεί να ζητήσει τη διαβίβαση, από την Προεδρία του Συμβουλίου ή το Γενικό Γραμματέα/Ύπατο Εκπρόσωπο, πληροφοριών στην εν λόγω επιτροπή για εξελίξεις ως προς την ευρωπαϊκή πολιτική ασφαλείας και άμυνας, συμπεριλαμβανομένων ευαίσθητων πληροφοριών για τις οποίες εφαρμόζεται το σημείο 3.3.

3.2.    Οι πληροφορίες αυτές παρέχονται αμελλητί σε περίπτωση κρίσης ή μετά από αίτηση του Προέδρου του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου ή του Προέδρου της Επιτροπής Εξωτερικών Υποθέσεων, Δικαιωμάτων του Ανθρώπου, Κοινής Ασφαλείας και Αμυντικής Πολιτικής.

3.3.    Στο πλαίσιο αυτό, ο Πρόεδρος του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και ειδική επιτροπή, υπό την προεδρία του Προέδρου της Επιτροπής Εξωτερικών Υποθέσεων, Δικαιωμάτων του Ανθρώπου, Κοινής Ασφαλείας και Αμυντικής Πολιτικής, απαρτιζόμενη από τέσσερα μέλη που διορίζει η Διάσκεψη των Προέδρων, ενημερώνονται από την Προεδρία του Συμβουλίου ή από το Γενικό Γραμματέα/Ύπατο Εκπρόσωπο για το περιεχόμενο των ευαίσθητων πληροφοριών, όπου αυτό απαιτείται για την άσκηση των εξουσιών που απονέμει στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο η Συνθήκη για την Ευρωπαϊκή Ένωση στον τομέα που καλύπτει η παρούσα Διοργανική Συμφωνία. Ο Πρόεδρος του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και η ειδική επιτροπή μπορούν να ζητούν να ανατρέχουν στα εν λόγω έγγραφα στο κτίριο του Συμβουλίου.

Τα σχετικά έγγραφα ή πληροφορίες τίθενται στη διάθεση του Προέδρου του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου όποτε αυτό απαιτείται και είναι δυνατό λόγω της φύσης και του περιεχομένου τους. Ο Πρόεδρος επιλέγει μία από τις ακόλουθες δυνατότητες:

α)    πληροφορίες προοριζόμενες για τον Πρόεδρο της Επιτροπής Εξωτερικών Υποθέσεων, Δικαιωμάτων του Ανθρώπου, Κοινής Ασφαλείας και Αμυντικής Πολιτικής,

β)    πρόσβαση στις πληροφορίες μόνο για τα μέλη της Επιτροπής Εξωτερικών Υποθέσεων, Δικαιωμάτων του Ανθρώπου, Κοινής Ασφαλείας και Αμυντικής Πολιτικής,

γ)    συζήτηση κεκλεισμένων των θυρών στην Επιτροπή Εξωτερικών Υποθέσεων, Δικαιωμάτων του Ανθρώπου, Κοινής Ασφαλείας και Αμυντικής Πολιτικής, σύμφωνα με ρυθμίσεις που μπορεί να διαφέρουν ανάλογα με τον εκάστοτε βαθμό εμπιστευτικότητας,

δ)    διαβίβαση εγγράφων από τα οποία έχουν περικοπεί πληροφορίες λόγω του απαιτούμενου βαθμού απορρήτου.

Οι ανωτέρω δυνατότητες δεν ισχύουν στην περίπτωση που οι ευαίσθητες πληροφορίες έχουν διαβαθμισθεί ως «TRÈS SECRET/TOP SECRET».

Όσον αφορά τις πληροφορίες ή τα έγγραφα που έχουν διαβαθμισθεί ως «SECRET» ή «CONFIDENTIEL», η επιλογή από τον Πρόεδρο του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου μιας από τις ανωτέρω δυνατότητες συμφωνείται προηγουμένως με το Συμβούλιο.

Οι εν λόγω πληροφορίες ή έγγραφα δεν δημοσιεύονται ούτε διαβιβάζονται σε άλλο παραλήπτη.

4.    Τελικές διατάξεις

4.1.    Tο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και το Συμβούλιο, το καθένα κατ’ ιδίαν, λαμβάνουν όλα τα αναγκαία μέτρα για να διασφαλίσουν την εφαρμογή της παρούσας Διοργανικής Συμφωνίας, συμπεριλαμβανομένων των μέτρων που απαιτούνται για την εξουσιοδότηση των οικείων προσώπων για τη διαχείριση διαβαθμισμένου υλικού.

4.2.    Tα δύο θεσμικά όργανα είναι διατεθειμένα να συζητήσουν παρόμοιες διοργανικές συμφωνίες που θα καλύπτουν διαβαθμισμένες πληροφορίες σε άλλους τομείς δραστηριοτήτων του Συμβουλίου, υπό τον όρο ότι οι διατάξεις της παρούσας Διοργανικής Συμφωνίας δεν αποτελούν προηγούμενο για άλλους τομείς δραστηριοτήτων της Ένωσης ή της Κοινότητας και δεν θίγουν το περιεχόμενο οιασδήποτε άλλης διοργανικής συμφωνίας.

4.3.    Η παρούσα Διοργανική Συμφωνία αναθεωρείται μετά από δύο έτη ύστερα από αίτηση ενός από τα δύο θεσμικά όργανα με βάση την εμπειρία που θα αποκτηθεί κατά την εφαρμογή της.

Παράρτημα

Η παρούσα Διοργανική Συμφωνία εφαρμόζεται σύμφωνα με τους σχετικούς εφαρμοστέους κανονισμούς και ιδίως βάσει της αρχής ότι η συγκατάθεση του συντάκτη αποτελεί απαραίτητο όρο για τη διαβίβαση διαβαθμισμένων πληροφοριών όπως ορίζεται στο σημείο 1.2.

Τα μέλη της ειδικής επιτροπής του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου μπορούν να συμβουλεύονται ευαίσθητα έγγραφα σε ασφαλή αίθουσα εντός των χώρων του Συμβουλίου.

Η παρούσα Διοργανική Συμφωνία αρχίζει να ισχύει μετά τη θέσπιση από το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο εσωτερικών μέτρων ασφαλείας που είναι σύμφωνα με τις αρχές του σημείου 2.1 και ανάλογα προς εκείνα των λοιπών οργάνων, προκειμένου να διασφαλίζεται ισοδύναμο επίπεδο προστασίας των εκάστοτε ευαίσθητων πληροφοριών.

Γ.    Εφαρμογή της διοργανικής συμφωνίας που αφορά την πρόσβαση του Κοινοβουλίου σε ευαίσθητες πληροφορίες στον τομέα της πολιτικής ασφαλείας και άμυνας

Απόφαση του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου της 23ης Οκτωβρίου 2002 σχετικά με την εφαρμογή της διοργανικής συμφωνίας που αφορά την πρόσβαση του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου σε ευαίσθητες πληροφορίες του Συμβουλίου στον τομέα της πολιτικής ασφαλείας και άμυνας (6)

ΤΟ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟ,

έχοντας υπόψη το άρθρο 9 και, ειδικότερα, τις παραγράφους του 6 και 7 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 30ής Μαΐου 2001, σχετικά με την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συμβουλίου και της Επιτροπής (7),

έχοντας υπόψη το Παράρτημα VII (8) μέρος Α σημείο 1 του Κανονισμού του,

έχοντας υπόψη το άρθρο 20 της απόφασης του Προεδρείου της 28ης Νοεμβρίου 2001 σχετικά με την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου (9),

έχοντας υπόψη τη διοργανική συμφωνία μεταξύ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου σχετικά με την πρόσβαση του Κοινοβουλίου σε ευαίσθητες πληροφορίες του Συμβουλίου στον τομέα της πολιτικής ασφαλείας και άμυνας,

έχοντας υπόψη την πρόταση του Προεδρείου,

λαμβάνοντας υπόψη τον ειδικό χαρακτήρα και το ιδιαίτερα ευαίσθητο περιεχόμενο ορισμένων εξαιρετικά εμπιστευτικών πληροφοριών στον τομέα της πολιτικής ασφαλείας και άμυνας,

λαμβάνοντας υπόψη την υποχρέωση του Συμβουλίου να παρέχει στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο πληροφορίες σχετικά με τα ευαίσθητα έγγραφα, σύμφωνα με τους όρους που έχουν συμφωνηθεί μεταξύ των δύο θεσμικών οργάνων,

λαμβάνοντας υπόψη ότι οι βουλευτές του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου που αποτελούν μέλη της ειδικής επιτροπής η οποία δημιουργήθηκε βάσει της διοργανικής συμφωνίας πρέπει να διαθέτουν εξουσιοδότηση για πρόσβαση στις ευαίσθητες πληροφορίες σύμφωνα με την αρχή της «ανάγκης για ενημέρωση»,

λαμβάνοντας υπόψη την ανάγκη θέσπισης ειδικών μηχανισμών για τη λήψη, την επεξεργασία και τον έλεγχο ευαίσθητων πληροφοριών που προέρχονται από το Συμβούλιο, από κράτη μέλη ή τρίτες χώρες ή από διεθνείς οργανισμούς,

ΑΠΟΦΑΣΙΖΕΙ:

Άρθρο 1

Η παρούσα απόφαση αποβλέπει στην έγκριση συμπληρωματικών μέτρων που είναι αναγκαία για την εφαρμογή της διοργανικής συμφωνίας σχετικά με την πρόσβαση του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου σε ευαίσθητες πληροφορίες του Συμβουλίου στον τομέα της πολιτικής ασφαλείας και άμυνας.

Άρθρο 2

Το Συμβούλιο, τηρώντας τους ισχύοντες κανόνες του, εξετάζει τις αιτήσεις πρόσβασης του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου στις ευαίσθητες πληροφορίες του Συμβουλίου. Εάν τα ζητούμενα έγγραφα έχουν εκδοθεί από άλλα θεσμικά όργανα, κράτη μέλη, τρίτες χώρες ή διεθνείς οργανισμούς, διαβιβάζονται κατόπιν σύμφωνης γνώμης των εν λόγω οργάνων.

Άρθρο 3

Ο Πρόεδρος του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου είναι υπεύθυνος για την εφαρμογή της διοργανικής συμφωνίας εντός του θεσμικού οργάνου.

Στο πλαίσιο αυτό, λαμβάνει όλα τα επιβαλλόμενα μέτρα για να διασφαλίσει την εμπιστευτική επεξεργασία των πληροφοριών που λαμβάνονται απευθείας από τον Πρόεδρο του Συμβουλίου ή από το Γενικό Γραμματέα / Ύπατο Εκπρόσωπο, ή των πληροφοριών που λαμβάνονται κατά την εξέταση ευαίσθητων εγγράφων στους χώρους του Συμβουλίου.

Άρθρο 4

Όταν, μετά από αίτηση του Προέδρου του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου ή του προέδρου της Επιτροπής Εξωτερικών Υποθέσεων, Δικαιωμάτων του Ανθρώπου, Κοινής Ασφαλείας και Αμυντικής Πολιτικής, η Προεδρία του Συμβουλίου ή ο Γενικός Γραμματέας / Ύπατος Εκπρόσωπος καλούνται να παράσχουν ευαίσθητες πληροφορίες στην ειδική επιτροπή που δημιουργήθηκε από τη διοργανική συμφωνία, οι πληροφορίες αυτές διαβιβάζονται το συντομότερο δυνατό. Για το σκοπό αυτό, το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο εξοπλίζει μια αίθουσα ειδικού προορισμού. Η επιλογή της αίθουσας πραγματοποιείται με γνώμονα την εξασφάλιση ισοδύναμου επιπέδου προστασίας με εκείνο που προβλέπει η απόφαση 2001/264/ΕΚ της 19ης Μαρτίου 2001 (10), για την έγκριση των κανονισμών ασφαλείας του Συμβουλίου, όσον αφορά τη διεξαγωγή συνεδριάσεων αυτού του τύπου.

Άρθρο 5

Η ενημερωτική συνεδρίαση, της οποίας προεδρεύει ο Πρόεδρος του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου ή ο πρόεδρος της Επιτροπής Εξωτερικών Υποθέσεων, Δικαιωμάτων του Ανθρώπου, Κοινής Ασφαλείας και Αμυντικής Πολιτικής, διεξάγεται κεκλεισμένων των θυρών.

Εκτός των 4 βουλευτών που έχει ορίσει η Διάσκεψη των Προέδρων, πρόσβαση στην αίθουσα της συνεδρίασης έχουν μόνο οι υπάλληλοι οι οποίοι, λόγω των καθηκόντων τους ή των αναγκών της υπηρεσίας, είναι εξουσιοδοτημένοι και έχουν λάβει άδεια να εισέλθουν στην αίθουσα υπό την επιφύλαξη της «ανάγκης για ενημέρωση».

Άρθρο 6

Κατ’ εφαρμογή του σημείου 3.3 της προαναφερθείσας διοργανικής συμφωνίας, όταν ο Πρόεδρος του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου ή ο πρόεδρος της Επιτροπής Εξωτερικών Υποθέσεων, Δικαιωμάτων του Ανθρώπου, Κοινής Ασφαλείας και Αμυντικής Πολιτικής, αποφασίζουν να ζητήσουν την εξέταση των εγγράφων στα οποία περιέχονται ευαίσθητες πληροφορίες, η εξέταση αυτή πραγματοποιείται στους χώρους του Συμβουλίου.

Η επιτόπια εξέταση γίνεται στη διαθέσιμη μορφή των εγγράφων.

Άρθρο 7

Τα μέλη του Κοινοβουλίου που προβλέπεται να παραστούν στις ενημερωτικές συνεδριάσεις ή να λάβουν γνώση των ευαίσθητων εγγράφων υπόκεινται σε διαδικασία εξουσιοδότησης αντίστοιχη με εκείνη που ισχύει για τα μέλη του Συμβουλίου και τα μέλη της Επιτροπής. Για το σκοπό αυτό, ο Πρόεδρος του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου προβαίνει στα αναγκαία διαβήματα προς τις αρμόδιες εθνικές αρχές.

Άρθρο 8

Οι υπάλληλοι που χρειάζεται να λάβουν γνώση ευαίσθητων πληροφοριών εξουσιοδοτούνται σύμφωνα με τις διατάξεις που έχουν θεσπισθεί για τα άλλα θεσμικά όργανα. Οι υπάλληλοι που έχουν εξουσιοδοτηθεί κατ’ αυτό τον τρόπο και υπό την επιφύλαξη της «ανάγκης για ενημέρωση», προσκαλούνται να παρευρεθούν στις προαναφερθείσες ενημερωτικές συνεδριάσεις ή να λάβουν γνώση του περιεχομένου τους. Τη σχετική άδεια χορηγεί ο Γενικός Γραμματέας, αφού ζητήσει τη γνώμη των αρμόδιων εθνικών αρχών των κρατών μελών, βάσει της έρευνας ασφαλείας που διενεργείται από τις εν λόγω αρχές.

Άρθρο 9

Οι ευαίσθητες πληροφορίες που λαμβάνονται κατά τις ανωτέρω συνεδριάσεις ή κατά την εξέταση των σχετικών εγγράφων στους χώρους του Συμβουλίου δεν είναι δυνατό να αποτελέσουν αντικείμενο δημοσιοποίησης, διάδοσης και ολικής ή μερικής αναπαραγωγής, ανεξαρτήτως μέσου. Ομοίως, δεν επιτρέπεται η καταγραφή των ευαίσθητων πληροφοριών που παρέχονται από το Συμβούλιο.

Άρθρο 10

Οι βουλευτές του Κοινοβουλίου που ορίζονται από τη Διάσκεψη των Προέδρων για να αποκτήσουν πρόσβαση στις ευαίσθητες πληροφορίες έχουν υποχρέωση εχεμύθειας. Όσοι παραβαίνουν την υποχρέωση αυτή αντικαθίστανται στο πλαίσιο της ειδικής επιτροπής με άλλο μέλος, που ορίζεται από τη Διάσκεψη των Προέδρων. Στην περίπτωση αυτή, το μέλος που υποπίπτει στο παράπτωμα δύναται, πριν αποκλεισθεί από την ειδική επιτροπή, να γίνει δεκτό σε ακρόαση από τη Διάσκεψη των Προέδρων, η οποία συνέρχεται σε ειδική συνεδρίαση κεκλεισμένων των θυρών. Εκτός του αποκλεισμού του από την ειδική επιτροπή, το μέλος που ευθύνεται για διαρροή πληροφοριών μπορεί, ενδεχομένως, να διωχθεί δικαστικώς κατ’ εφαρμογή της ισχύουσας νομοθεσίας.

Άρθρο 11

Οι δεόντως εξουσιοδοτημένοι υπάλληλοι που χρειάζεται να λάβουν γνώση ευαίσθητων πληροφοριών, κατ’ εφαρμογή της αρχής της «ανάγκης για ενημέρωση», έχουν υποχρέωση εχεμύθειας. Κάθε παράβαση του κανόνα αυτού αποτελεί αντικείμενο έρευνας που διενεργείται υπό την εποπτεία του Προέδρου του Κοινοβουλίου και, ενδεχομένως, πειθαρχικής διαδικασίας κατά τον Κανονισμό Υπηρεσιακής Κατάστασης. Σε περίπτωση δικαστικής δίωξης, ο Πρόεδρος λαμβάνει όλα τα αναγκαία μέτρα προκειμένου να έχουν οι αρμόδιες εθνικές αρχές τη δυνατότητα να κινήσουν τις προσήκουσες διαδικασίες.

Άρθρο 12

Το Προεδρείο είναι αρμόδιο να προβαίνει σε ενδεχόμενες προσαρμογές, τροποποιήσεις ή ερμηνείες οι οποίες καθίστανται απαραίτητες για την εφαρμογή της παρούσας απόφασης.

Άρθρο 13

Η παρούσα απόφαση προσαρτάται ως παράρτημα στον Κανονισμό του Κοινοβουλίου και τίθεται σε ισχύ κατά τη ημερομηνία της δημοσίευσής της στην Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων.

Δ.    Προσωπικές συγκρούσεις συμφερόντων

Με τη σύμφωνη γνώμη του Προεδρείου είναι δυνατόν να μην επιτραπεί, με αιτιολογημένη απόφαση, σε βουλευτή να εξετάσει έγγραφο του Κοινοβουλίου, εάν το Προεδρείο, κατόπιν ακροάσεως του βουλευτή, καταλήξει στο συμπέρασμα ότι η εξέταση θα οδηγούσε σε απαράδεκτη βλάβη των θεσμικών συμφερόντων του Κοινοβουλίου ή του δημοσίου συμφέροντος και ότι ο ενδιαφερόμενος βουλευτής επιδιώκει την εξέταση αυτή για ιδιωτικούς και προσωπικούς λόγους. Ο βουλευτής μπορεί να ασκήσει έγγραφη αιτιολογημένη ένσταση κατά της αποφάσεως αυτής εντός ενός μηνός από την κοινοποίηση της ένστασης. Επί της ενστάσεως αποφασίζει το Κοινοβούλιο χωρίς συζήτηση κατά τη διάρκεια της συνεδριάσεως που ακολουθεί την υποβολή της.

E.    Κανόνες που διέπουν την επεξεργασία των εμπιστευτικών πληροφοριών από το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο

Απόφαση του Προεδρείου του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου της 6ης Ιουνίου 2011 για τους κανόνες που διέπουν την επεξεργασία των εμπιστευτικών πληροφοριών από το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο (11)

ΤΟ ΠΡΟΕΔΡΕΙΟ ΤΟΥ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟΥ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟΥ,

έχοντας υπόψη το άρθρο 23 παράγραφος 12 του Κανονισμού του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου,

Εκτιμώντας τα εξής:

(1)    Δεδομένης της νέας συμφωνίας πλαίσιο για τις σχέσεις μεταξύ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και της Ευρωπαϊκής Επιτροπής (12), που υπεγράφη στις 20 Οκτωβρίου 2010 («συμφωνία πλαίσιο») καθίσταται απαραίτητη η αναθεώρηση της απόφασης του Προεδρείου με ημερομηνία 13 Νοεμβρίου 2006 σχετικά με τον διοικητικό χειρισμό των εμπιστευτικών εγγράφων.

(2)    Η Συνθήκη της Λισαβόνας αναθέτει νέα καθήκοντα στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και, προκειμένου να αναπτυχθούν πρωτοβουλίες του Κοινοβουλίου στους τομείς εκείνους που απαιτούν ένα βαθμό εμπιστευτικότητας, είναι απαραίτητο να θεσπισθούν βασικές αρχές, ελάχιστα πρότυπα ασφάλειας και κατάλληλες διαδικασίες για την επεξεργασία από το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο εμπιστευτικών αλλά και διαβαθμισμένων πληροφοριών.

(3)    Οι κανόνες που ορίζονται στην απόφαση αυτή αποσκοπούν να διασφαλίσουν ισοδύναμα πρότυπα προστασίας και συμβατότητα με τους κανόνες που έχουν θεσπίσει άλλα όργανα, οργανισμοί, γραφεία και υπηρεσίες που έχουν ιδρυθεί βάσει των Συνθηκών ή από τα κράτη μέλη, προκειμένου να καταστεί δυνατή η εύρυθμη λειτουργία της διαδικασίας λήψης αποφάσεων στην Ευρωπαϊκή Ένωση.

(4)    Οι διατάξεις της απόφασης αυτής δεν θίγουν το άρθρο 15 της Συνθήκης για τη Λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης (ΣΛΕΕ) και τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 30ής Μαΐου 2001, για την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συμβουλίου και της Επιτροπής (13).

(5)    Οι διατάξεις της απόφασης αυτής δεν θίγουν το άρθρο 16 ΣΛΕΕ και τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 45/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 18ης Δεκεμβρίου 2000 σχετικά με την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από τα όργανα και τους οργανισμούς της Κοινότητας και σχετικά με την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών (14),

ΕΞΕΔΩΣΕ ΤΗΝ ΠΑΡΟΥΣΑ ΑΠΟΦΑΣΗ:

Άρθρο 1  :  Σκοπός

Η παρούσα απόφαση διέπει τη δημιουργία, παραλαβή, διαβίβαση και αποθήκευση εμπιστευτικών πληροφοριών από το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο με στόχο την ενδεδειγμένη προστασία του εμπιστευτικού τους χαρακτήρα. Εφαρμόζει ιδίως το παράρτημα 2 της συμφωνίας πλαίσιο.

Άρθρο 2  :  Ορισμοί

Για τους σκοπούς της παρούσας απόφασης:

α)    ως «πληροφορία» νοείται κάθε προφορική ή γραπτή πληροφόρηση, ανεξάρτητα από το μέσο στο οποίο διατίθεται ή τον συντάκτη της·

β)    ως «εμπιστευτική πληροφορία» νοείται η «διαβαθμισμένη πληροφορία ΕΕ» (ΔΠΕΕ) και η μη διαβαθμισμένη «άλλη εμπιστευτική πληροφορία»·

γ)    ως «διαβαθμισμένη πληροφορία ΕΕ» (ΔΠΕΕ) νοείται κάθε πληροφορία και υλικό που έχει διαβαθμιστεί ως «TRÈS SECRET UE/ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ», «SECRET UE/ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ», «CONFIDENTIEL UE/ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ ΕΕ» ή «RESTREINT UE/ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΕΝΗΣ ΧΡΗΣΗΣ ΕΕ», και των οποίων η άνευ αδείας κοινολόγηση μπορεί να βλάψει σε ποικίλο βαθμό τα συμφέροντα της ΕΕ, ή ενός ή περισσότερων κρατών μελών της, είτε η πληροφορία αυτή προέρχεται από όργανα, οργανισμούς, γραφεία και υπηρεσίες που έχουν συσταθεί από ή με βάση τις Συνθήκες είτε έχει ληφθεί από κράτος μέλος, τρίτο κράτος ή διεθνή οργανισμό. Στο πλαίσιο αυτό:

-    «TRÈS SECRET UE/ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ» είναι η διαβάθμιση για πληροφορίες και υλικό, η άνευ αδείας κοινολόγηση των οποίων θα μπορούσε να βλάψει σοβαρότατα τα ζωτικά συμφέροντα της Ένωσης ή ενός ή περισσοτέρων κρατών μελών της,

-    «SECRET UE/ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ» είναι η διαβάθμιση για πληροφορίες και υλικό, η άνευ αδείας κοινολόγηση των οποίων θα μπορούσε να βλάψει σοβαρά τα ζωτικά συμφέροντα της Ένωσης ή ενός ή περισσοτέρων κρατών μελών της,

-    «CONFIDENTIEL UE/ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ ΕΕ» είναι η διαβάθμιση για πληροφορίες και υλικό, η άνευ αδείας κοινολόγηση των οποίων θα μπορούσε να βλάψει τα ζωτικά συμφέροντα της Ένωσης ή ενός ή περισσοτέρων κρατών μελών της,

-    «RESTREINT UE/ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΕΝΗΣ ΧΡΗΣΗΣ ΕΕ» είναι η διαβάθμιση για πληροφορίες και υλικό, η άνευ αδείας κοινολόγηση των οποίων θα μπορούσε να είναι αντίθετη προς τα συμφέροντα της Ένωσης ή ενός ή περισσοτέρων κρατών μελών της.

δ)    ως «άλλη εμπιστευτική πληροφορία» νοείται οποιαδήποτε άλλη μη διαβαθμισμένη εμπιστευτική πληροφορία, συμπεριλαμβανομένων των πληροφοριών που καλύπτονται από κανόνες περί προστασίας δεδομένων ή από υποχρέωση επαγγελματικής εχεμύθειας, που έχει δημιουργηθεί στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο ή έχει διαβιβασθεί στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο από άλλα όργανα, οργανισμούς, γραφεία και αρχές που έχουν συσταθεί από ή με βάση τις Συνθήκες ή από τα κράτη μέλη·

ε)    ως «έγγραφο» νοείται κάθε καταγεγραμμένη πληροφορία ανεξαρτήτως της φυσικής της μορφής ή των χαρακτηριστικών γνωρισμάτων της·

ζ)    ως «υλικό» νοείται κάθε έγγραφο ή αντικείμενο ή μηχανή ή εξοπλισμός που είτε έχει κατασκευασθεί ή βρίσκεται σε διαδικασία κατασκευής·

η)    ως «ανάγκη γνώσης» νοείται η ανάγκη ενός προσώπου να αποκτήσει πρόσβαση σε εμπιστευτική πληροφορία προκειμένου να μπορεί να ασκεί ένα επίσημο καθήκον ή μία εργασία·

θ)    ως «άδεια» νοείται μία απόφαση (απόφαση ελέγχου ασφάλειας) που εκδίδει ο Πρόεδρος προκειμένου για μέλη του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και ο Γενικός Γραμματέας προκειμένου για υπαλλήλους του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και λοιπό προσωπικό του Κοινοβουλίου που εργάζεται για τις πολιτικές ομάδες με την οποία χορηγείται ατομική πρόσβαση σε ΔΠΕΕ έως ένα συγκεκριμένο επίπεδο, βάσει του θετικού αποτελέσματος ενός ελέγχου ασφάλειας που διενεργείται από μία εθνική αρχή στο πλαίσιο του εθνικού δικαίου και βάσει των διατάξεων που θεσπίζονται στο παράρτημα Ι μέρος 2·

ι)    ως «υποχαρακτηρισμός» νοείται η μείωση του βαθμού ασφάλειας·

κ)    ως «αποχαρακτηρισμός» νοείται η άρση οποιασδήποτε διαβάθμισης·

λ)    ως «αρχικός συντάκτης» νοείται ο δεόντως εξουσιοδοτημένος συντάκτης ΔΠΕΕ ή οποιαδήποτε άλλης εμπιστευτικής πληροφορίας·

μ)    ως «οδηγίες ασφάλειας» νοούνται μέτρα τεχνικής εφαρμογής που θεσπίζονται στο παράρτημα ΙΙ (15).

Άρθρο 3  :  Βασικές αρχές και ελάχιστα πρότυπα

2.    Η επεξεργασία εμπιστευτικών πληροφοριών από το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο ακολουθεί τις βασικές αρχές και τους ελάχιστους κανόνες που θεσπίζονται στο παράρτημα Ι μέρος 1.

3.    Το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο συγκροτεί ένα σύστημα διαχείρισης της ασφάλειας των πληροφοριών (ΣΔΑΠ) σύμφωνα με τις βασικές αρχές και ελάχιστα πρότυπα το οποίο αποσκοπεί στο να διευκολύνει το κοινοβουλευτικό και διοικητικό έργο, διασφαλίζοντας συγχρόνως την προστασία κάθε εμπιστευτικής πληροφορίας που επεξεργάζεται το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, σεβόμενο πλήρως τους κανόνες που έχει θεσπίσει ο αρχικός συντάκτης των πληροφοριών αυτών, όπως καθορίζονται στις οδηγίες ασφάλειας.

Η επεξεργασία εμπιστευτικών πληροφοριών μέσω ενός αυτόματου συστήματος ενημέρωσης του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου εκτελείται σύμφωνα με το σύστημα ασφάλειας των πληροφοριών και θεσπίζεται στις οδηγίες ασφάλειας.

4.    Τα μέλη του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου μπορούν να συμβουλεύονται διαβαθμισμένες πληροφορίες μέχρι το επίπεδο CONFIDENTIEL UE/ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ ΕΕ χωρίς έλεγχο ασφάλειας. Για πληροφορίες με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE/ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ ΕΕ τα μέλη δηλώνουν υπεύθυνα να μην αποκαλύψουν το περιεχόμενο της πληροφορίας αυτής σε τρίτους. Οι πληροφορίες που διαβαθμίζονται πάνω από το επίπεδο CONFIDENTIEL UE/ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ ΕΕ διατίθενται μόνο σε βουλευτές που διαθέτουν το κατάλληλο επίπεδο ελέγχου ασφάλειας.

5.    Οι υπάλληλοι του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και το λοιπό προσωπικό του Κοινοβουλίου που εργάζεται για τις πολιτικές ομάδες μπορούν να συμβουλεύονται εμπιστευτικές πληροφορίες εφόσον έχουν διαπιστωμένη «ανάγκη γνώσης» και μπορούν να συμβουλεύονται διαβαθμισμένες πληροφορίες πάνω από το επίπεδο RESTREINT UE/ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΕΝΗΣ ΧΡΗΣΗΣ ΕΕ, εφόσον διαθέτουν το κατάλληλο επίπεδο ελέγχου ασφάλειας.

Άρθρο 4  :  Δημιουργία εμπιστευτικών πληροφοριών και διοικητική διαχείριση από το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο

1.    Ο Πρόεδρος του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, οι πρόεδροι των αρμόδιων κοινοβουλευτικών επιτροπών και ο Γενικός Γραμματέας και/ή κάθε πρόσωπο δεόντως εξουσιοδοτημένο από αυτόν εγγράφως μπορούν να αποτελούν τον αρχικό συντάκτη εμπιστευτικών πληροφοριών και/ή να διαβαθμίζουν πληροφορίες, όπως ορίζεται στις οδηγίες ασφάλειας.

2.    Κατά τη δημιουργία διαβαθμισμένης πληροφορίας, ο αρχικός συντάκτης εφαρμόζει το ενδεδειγμένο επίπεδο διαβάθμισης σύμφωνα με τα διεθνή πρότυπα και τους ορισμούς που εκτίθενται στο παράρτημα Ι της παρούσας απόφασης του Προεδρείου. Κατά κανόνα, ο αρχικός συντάκτης καθορίζει επίσης τους αποδέκτες που εξουσιοδοτούνται να συμβουλεύονται τις πληροφορίες που αντιστοιχούν στο επίπεδο διαβάθμισης. Οι πληροφορίες αυτές κοινοποιούνται στην Υπηρεσία Εμπιστευτικών Πληροφοριών (ΥΕΠ) όταν το έγγραφο κατατίθεται σε αυτήν.

3.    Οι εμπιστευτικές πληροφορίες που καλύπτονται από επαγγελματικό απόρρητο εξετάζονται σύμφωνα με τις οδηγίες χειρισμού που ορίζονται στις οδηγίες ασφάλειας.

Άρθρο 5  :  Παραλαβή εμπιστευτικών πληροφοριών από το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο

1.    Οι εμπιστευτικές πληροφορίες που παραλαμβάνει το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο γνωστοποιούνται όπως ακολούθως:

-    ΔΠΕΕ με διαβάθμιση RESTREINT UE/ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΕΝΗΣ ΧΡΗΣΗΣ ΕΕ και άλλη εμπιστευτική πληροφορία στη γραμματεία του κοινοβουλευτικού οργάνου/αξιωματούχου που υπέβαλε την αίτηση·

-    ΔΠΕΕ με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE/ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ ΕΕ και άνω στην ΥΕΠ.

2.    Την καταχώρηση, αποθήκευση και ανιχνευσιμότητα εμπιστευτικών πληροφοριών διασφαλίζεται είτε από τη γραμματεία του κοινοβουλευτικού οργάνου/αξιωματούχου που παρέλαβε την πληροφορία είτε από την ΥΕΠ.

3.    Σε περίπτωση γνωστοποίησης εμπιστευτικών πληροφοριών από την Επιτροπή βάσει της συμφωνίας πλαίσιο, οι συμφωνηθείσες ρυθμίσεις σύμφωνα με το σημείο 3.2 του παραρτήματος ΙΙ της συμφωνίας πλαίσιο (όπως ορίζονται με κοινή συμφωνία και αφορούν τους αποδέκτες, τη διαδικασία διαβούλευσης, δηλ. την ασφαλή αίθουσα ανάγνωσης και τις συνεδριάσεις κεκλεισμένων των θυρών ή άλλα θέματα) που αποσκοπούν να διαφυλάξουν την εμπιστευτικότητα των πληροφοριών, κατατίθενται μαζί με τις εμπιστευτικές πληροφορίες στη γραμματεία του κοινοβουλευτικού οργάνου/αξιωματούχου ή στην ΥΕΠ, εφόσον οι πληροφορίες έχουν διαβαθμιστεί ως CONFIDENTIEL UE/ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ ΕΕ και άνω.

4.    Οι ρυθμίσεις της παραγράφου 3 μπορούν επίσης να εφαρμοσθούν τηρουμένων των αναλογιών για τη γνωστοποίηση εμπιστευτικών πληροφοριών από άλλα όργανα, οργανισμούς, γραφεία και υπηρεσίες που έχουν συσταθεί από ή με βάση τις Συνθήκες ή από τα κράτη μέλη.

5.    ΔΠΕΕ που έχουν διαβαθμισθεί ως SECRET UE/ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ διαβιβάζονται στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο με επιφύλαξη περαιτέρω ρυθμίσεων που θα συμφωνηθούν μεταξύ του κοινοβουλευτικού οργάνου/του αξιωματούχου που υπέβαλε την αίτηση για πληροφόρηση και του οργάνου της ΕΕ ή των κρατών μελών από τα οποία γνωστοποιείται. Η Διάσκεψη των Προέδρων συγκροτεί μία επιτροπή ελέγχου. Στόχος της είναι η διασφάλιση ενός επιπέδου προστασίας αναλόγου του επιπέδου της διαβάθμισης αυτής.

Άρθρο 6  :  Γνωστοποίηση ΔΠΕΕ από το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο σε τρίτους

Το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο μπορεί, με τη συγκατάθεση του αρχικού συντάκτη, να διαβιβάσει ΔΠΕΕ σε άλλα όργανα, οργανισμούς, γραφεία και υπηρεσίες που έχουν συσταθεί από ή με βάση τις Συνθήκες ή στα κράτη μέλη, υπό την προϋπόθεση ότι διασφαλίζουν ότι, κατά την επεξεργασία ΔΠΕΕ, τηρούνται στις υπηρεσίες και τις εγκαταστάσεις τους κανόνες ισοδύναμοι προς τους κανόνες που ορίζονται στην παρούσα απόφαση.

Άρθρο 7  :  Αποθήκευση και εξέταση εμπιστευτικών πληροφοριών σε ασφαλείς χώρους (ασφαλείς αίθουσες ανάγνωσης)

1.    Οι ασφαλείς αίθουσες ανάγνωσης παρέχουν ασφαλή αποθήκευση και δεν περιέχουν φωτοαντιγραφικά μηχανήματα, τηλέφωνα, τηλεομοιοτυπικά μηχανήματα (fax), σαρωτές (scanner) ή άλλα τεχνικά μέσα αναπαραγωγής ή διαβίβασης εγγράφων.

2.    Οι ακόλουθοι κανόνες διέπουν την πρόσβαση σε ασφαλή αίθουσα ανάγνωσης:

-    μόνο τα ακόλουθα πρόσωπα έχουν πρόσβαση:

-    οι Βουλευτές του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, οι υπάλληλοι του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και το λοιπό προσωπικό του Κοινοβουλίου που εργάζεται για τις πολιτικές ομάδες που ταυτοποιούνται δεόντως, σύμφωνα με τις ρυθμίσεις του άρθρου 4 παράγραφος 2 ή του άρθρου 5 παράγραφος 3 και παράγραφος 4,

-    οι υπάλληλοι του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου που ασκούν διαχειριστικά καθήκοντα στην ΥΕΠ,

-    εφόσον απαιτείται, οι υπάλληλοι του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου που είναι αρμόδιοι για την ασφάλεια και την πυροπροστασία.

    Ο καθαρισμός του ασφαλούς χώρου διενεργείται παρουσία και υπό τη στενή επιτήρηση υπαλλήλου που εργάζεται στην ΥΕΠ·

β)    κάθε πρόσωπο που επιθυμεί να έχει πρόσβαση στις εμπιστευτικές πληροφορίες γνωστοποιεί εκ των προτέρων το όνομά του στην ΥΕΠ. Η ΥΕΠ ελέγχει την ταυτότητα κάθε προσώπου που υποβάλλει αίτηση για να συμβουλευθεί αυτές τις πληροφορίες και εξακριβώνει, κατά περίπτωση, εάν το πρόσωπο αυτό έχει το αναγκαίο επίπεδο ελέγχου ασφάλειας και έχει σχετική άδεια να εξετάσουν το υλικό σύμφωνα με τις ρυθμίσεις του άρθρου 4 παράγραφος 2 ή του άρθρου 5 παράγραφος 3 και παράγραφος 4·

γ)    η ΥΕΠ δικαιούται να αρνηθεί την πρόσβαση στην αίθουσα σε κάθε μη εξουσιοδοτημένο πρόσωπο δυνάμει των στοιχείων α) και β). Οιαδήποτε αμφισβήτηση της απόφασης της ΥΕΠ υποβάλλεται στον Πρόεδρο στην περίπτωση των Βουλευτών του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και στον Γενικό Γραμματέα στις άλλες περιπτώσεις.

3.    Οι ακόλουθοι κανόνες διέπουν την εξέταση εμπιστευτικών πληροφοριών στην ασφαλή αίθουσα ανάγνωσης:

α)    τα πρόσωπα που είναι εξουσιοδοτημένα να εξετάσουν πληροφορίες και έχουν υποβάλει την αίτηση που ορίζεται στο στοιχείο β της παραγράφου 2 οφείλουν να παρουσιάζονται αυτοπροσώπως στην ΥΕΠ.

    Με την επιφύλαξη εξαιρετικών συνθηκών (π.χ. όταν πολυάριθμες αιτήσεις εξέτασης υποβάλλονται σε βραχύ χρονικό διάστημα), μόνο ένα πρόσωπο κάθε φορά λαμβάνει άδεια για να εξετάσει εμπιστευτική πληροφορία στην ασφαλή αίθουσα ανάγνωσης, παρουσία ενός υπαλλήλου της ΥΕΠ.

    Ο εν λόγω υπάλληλος ενημερώνει το ούτως εξουσιοδοτημένο πρόσωπο σχετικά με τις υποχρεώσεις του και το καλεί, ιδίως, να υπογράψει υπεύθυνη δήλωση, η οποία το δεσμεύει να μην αποκαλύψει σε τρίτους το περιεχόμενο των πληροφοριών·

β)    κατά τη διαδικασία ανάγνωσης, οι εξωτερικές επαφές (συμπεριλαμβανομένης της χρήσης τηλεφώνων ή άλλων τεχνολογικών μέσων), η λήψη σημειώσεων και η φωτοαντιγραφική αναπαραγωγή ή φωτογράφηση των εμπιστευτικών πληροφοριών απαγορεύονται·

γ)    πριν επιτρέψει σε ένα πρόσωπο να εγκαταλείψει την ασφαλή αίθουσα ανάγνωσης, ο υπάλληλος της ΥΕΠ που αναφέρεται στο στοιχείο α, ελέγχει ότι τα έγγραφα που εξετάσθηκαν είναι ακόμη παρόντα, άθικτα και πλήρη.

4.    Σε περίπτωση παραβίασης των ανωτέρω κανόνων, ο αρμόδιος υπάλληλος για την ΥΕΠ ενημερώνει σχετικώς τον Γενικό Γραμματέα, ο οποίος παραπέμπει το θέμα στον Πρόεδρο σε περίπτωση που ο διαπράξας την παραβίαση είναι Βουλευτής του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου.

Άρθρο 8  :  Ελάχιστα πρότυπα για την εξέταση εμπιστευτικών πληροφοριών

1.    Όσον αφορά τη διοικητική επεξεργασία εμπιστευτικών πληροφοριών σε συνεδρίαση κεκλεισμένων των θυρών, η γραμματεία του κοινοβουλευτικού οργάνου/αξιωματούχου που έχει αρμοδιότητα για τη συνεδρίαση διασφαλίζει ότι:

-    μόνο τα πρόσωπα που προορίζονται να συμμετάσχουν στη συνεδρίαση και διαθέτουν το αναγκαίο επίπεδο ελέγχου ασφάλειας μπορούν να εισέλθουν στην αίθουσα συνεδρίασης·

-    όλα τα έγγραφα αριθμούνται, διανέμονται κατά την έναρξη της συνεδρίασης και συλλέγονται και πάλι μετά το πέρας της και δεν λαμβάνονται σημειώσεις, φωτοτυπίες ή φωτογραφίες των εγγράφων αυτών·

-    τα πρακτικά της συνεδρίασης δεν κάνουν καμία αναφορά στο περιεχόμενο της συζήτησης για τις πληροφορίες που εξετάστηκαν βάσει της εμπιστευτικής διαδικασίας·

-    οι εμπιστευτικές πληροφορίες που παρέχονται προφορικά σε αποδέκτες στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο υποβάλλονται στον ισοδύναμο βαθμό προστασίας με αυτόν που εφαρμόζεται για τις εμπιστευτικές πληροφορίες που παρέχονται σε γραπτή μορφή. Τούτο μπορεί να περιλαμβάνει και υπεύθυνη δήλωση των αποδεκτών των πληροφοριών αυτών ότι δεν θα αποκαλύψουν το περιεχόμενό τους σε κανένα τρίτο πρόσωπο.

2.    Οι ακόλουθοι κανόνες διέπουν τη διοικητική επεξεργασία εμπιστευτικών πληροφοριών από τη γραμματεία του κοινοβουλευτικού οργάνου/αξιωματούχου εκτός της συνεδρίασης κεκλεισμένων των θυρών:

-    τα αντίγραφα των εγγράφων παραδίδονται προσωπικά στον προϊστάμενο της γραμματείας, ο οποίος τα καταχωρίζει και εκδίδει απόδειξη παραλαβής

-    τα έγγραφα αυτά, εφόσον δεν χρησιμοποιούνται, τηρούνται σε χώρο στον οποίο απαγορεύεται η πρόσβαση, υπό την ευθύνη της γραμματείας·

-    με την επιφύλαξη της διοικητικής επεξεργασίας εμπιστευτικών πληροφοριών σε συνεδρίαση κεκλεισμένων των θυρών όπως ορίζεται στην παράγραφο 1, απαγορεύεται απολύτως η αναπαραγωγή τους, η εγγραφή τους σε άλλο μέσο ή η διαβίβασή τους σε τρίτους·

-    η πρόσβαση στα έγγραφα αυτά περιορίζεται στους αποδέκτες τους και τελεί υπό την εποπτεία της γραμματείας, σύμφωνα με τις ρυθμίσεις που αναφέρονται στο άρθρο 4 παράγραφος 2 ή στο άρθρο 5 παράγραφος 3 ή παράγραφος 4·

-    η γραμματεία τηρεί μητρώο των προσώπων που εξέτασαν τα έγγραφα και την ημερομηνία και το χρόνο της εξέτασης αυτής. Το μητρώο αυτό διαβιβάζεται στην ΥΕΠ με σκοπό τη θέσπιση της ετήσιας έκθεσης που αναφέρεται στο άρθρο 12.

Άρθρο 9  :  Αρχειοθέτηση εμπιστευτικών πληροφοριών

1.    Δυνατότητες ασφαλούς αρχειοθέτησης παρέχονται στις εγκαταστάσεις του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου.

Εμπιστευτικές πληροφορίες που κατατίθενται οριστικά στην ΥΕΠ ή στη γραμματεία του κοινοβουλευτικού οργάνου/αξιωματούχου μεταφέρονται στο ασφαλές αρχείο της ΥΕΠ έξι μήνες μετά την τελευταία εξέτασή τους ή, το αργότερο, ένα έτος μετά την κατάθεσή τους.

2.    Η ΥΕΠ είναι αρμόδια για τη διαχείριση των ασφαλών αρχείων, σύμφωνα με καθιερωμένα κριτήρια αρχειοθέτησης.

3.    Οι εμπιστευτικές πληροφορίες που τηρούνται σε ασφαλή αρχεία μπορούν να εξετασθούν σύμφωνα με τους ακόλουθους κανόνες:

-    μόνον τα πρόσωπα των οποίων η ταυτότητα προσδιορίζεται ονομαστικώς ή με την ιδιότητά τους στο συνοδευτικό δελτίο που συμπληρώνεται κατά την κατάθεση του της εμπιστευτικής πληροφορίας έχουν άδεια να εξετάσουν την πληροφορία αυτή·

-    η αίτηση εξέτασης πρέπει να υποβάλλεται στην ΥΕΠ, η οποία διασφαλίζει τη μεταφορά του εν λόγω εγγράφου από τα αρχεία στην ασφαλή αίθουσα ανάγνωσης·

-    εφαρμόζονται οι διαδικασίες και οι κανόνες που ισχύουν για την εξέταση των εμπιστευτικών πληροφοριών οι οποίες καθορίζονται στο άρθρο 7.

Άρθρο 10  : Υποχαρακτηρισμός και αποχαρακτηρισμός των ΔΠΕΕ

1.    Οι ΔΠΕΕ μπορούν να υποχαρακτηρίζονται ή να αποχαρακτηρίζονται μόνο κατόπιν αδείας του αρχικού συντάκτη, και, εφόσον απαιτείται, αφού ζητηθεί η γνώμη των λοιπών ενδιαφερομένων. Ο υποχαρακτηρισμός ή αποχαρακτηρισμός επιβεβαιώνεται γραπτώς. Ο αρχικός συντάκτης ενημερώνει τους παραλήπτες του εγγράφου για τη μεταβολή της διαβάθμισης, οι δε παραλήπτες ενημερώνουν τους διαδοχικούς παραλήπτες στους οποίους έχουν διαβιβάσει το πρωτότυπο ή αντίγραφο του εγγράφου για τη μεταβολή. Ει δυνατόν, οι αρχικοί συντάκτες αναγράφουν επί των διαβαθμισμένων εγγράφων την ημερομηνία, την προθεσμία ή το γεγονός μετά τα οποία τα περιεχόμενά τους μπορούν να υποχαρακτηρίζονται ή αποχαρακτηρίζονται. Σε αντίθετη περίπτωση, επανεξετάζουν τα έγγραφα το αργότερο ανά πενταετία, ώστε να επιβεβαιώνεται ότι η αρχική διαβάθμιση εξακολουθεί να είναι αναγκαία.

1.    Ο αποχαρακτηρισμός εγγράφων που τηρούνται σε ασφαλή αρχεία λαμβάνει χώρα το αργότερο μετά την πάροδο 30 ετών σύμφωνα με τις διατάξεις του κανονισμού (ΕΟΚ, Euratom) αριθ. 354/83 του Συμβουλίου της 1ης Φεβρουαρίου 1983 για το άνοιγμα στο κοινό των ιστορικών αρχείων της Ευρωπαϊκής Οικονομικής Κοινότητας και της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Ατομικής Ενέργειας (16). Ο αποχαρακτηρισμός πραγματοποιείται από τον αρχικό συντάκτη του διαβαθμισμένου εγγράφου ή από την αρμόδια υπηρεσία σύμφωνα με το τμήμα 10 μέρος 1ο του παραρτήματος Ι.

Άρθρο 11  :  Παραβιάσεις των εμπιστευτικών πληροφοριών

1.    Οι παραβιάσεις της εμπιστευτικότητας εν γένει και της παρούσας απόφασης ειδικότερα επιφέρουν στην περίπτωση των Βουλευτών του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου την εφαρμογή των σχετικών περί κυρώσεων διατάξεων που θεσπίζονται στον Κανονισμό του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου.

1.    Παραβιάσεις που διαπράττει το προσωπικό επιφέρουν την εφαρμογή των διαδικασιών και των κυρώσεων που προβλέπονται, αντίστοιχα, στον Κανονισμό Υπηρεσιακής Κατάστασης των Υπαλλήλων και στο καθεστώς που εφαρμόζεται στο λοιπό προσωπικό της Ευρωπαϊκής Ένωσης, όπως ορίζονται στον Κανονισμό (ΕΟΚ, Ευρατόμ, ΕΚΑΧ) αριθ. 259/68 του Συμβουλίου (17) (ο «κανονισμός υπηρεσιακής κατάστασης»).

2.    Ο Πρόεδρος και ο Γενικός Γραμματέας οργανώνουν τυχόν απαραίτητες έρευνες.

Άρθρο 12  :  Προσαρμογή της παρούσας απόφασης και των κανόνων εφαρμογής και υποβολή ετήσιας έκθεσης σχετικά με την εφαρμογή της παρούσας απόφασης

1.    Ο Γενικός Γραμματέας προτείνει κάθε απαραίτητη προσαρμογή της παρούσας απόφασης και των παραρτημάτων εφαρμογής της και διαβιβάζει τις προτάσεις αυτές στο Προεδρείο με σκοπό τη λήψη απόφασης.

2.    Ο Γενικός Γραμματέας υποβάλλει ετήσια έκθεση στο Προεδρείο σχετικά με την εφαρμογή της παρούσας απόφασης.

Άρθρο 13  :  Τελικές και μεταβατικές διατάξεις

2.    Εμπιστευτικά έγγραφα που υπάρχουν στην ΥΕΠ ή στα αρχεία πριν από την εφαρμογή της παρούσας απόφασης διαβαθμίζονται καταρχήν ως RESTREINT UE/ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΕΝΗΣ ΧΡΗΣΗΣ ΕΕ, εκτός εάν ο αρχικός συντάκτης τους αποφασίσει είτε να μη τα διαβαθμίσει ή να τα διαβαθμίσει σε υψηλότερο επίπεδο διαβάθμισης ή να επιθέσει μία επισήμανση εντός ενός έτους από την ημερομηνία έναρξης εφαρμογής της παρούσας απόφασης.

3.    Εάν ο αρχικός συντάκτης αποφασίσει να δώσει σε αυτές τις εμπιστευτικές πληροφορίες υψηλότερο επίπεδο διαβάθμισης, το έγγραφο διαβαθμίζεται στο χαμηλότερο δυνατό επίπεδο από τον αρχικό συντάκτη ή τα εξουσιοδοτημένα από αυτόν πρόσωπα, σε συνεννόηση με την ΥΕΠ και σύμφωνα με τα κριτήρια που θεσπίζονται στο παράρτημα Ι.

4.    Η απόφαση του Προεδρείου της 13ης Νοεμβρίου 2006 σχετικά με τους κανόνες που διέπουν τη διοικητική επεξεργασία εμπιστευτικών εγγράφων καταργούνται.

5.    Η απόφαση του Προεδρείου της 24ης Οκτωβρίου 2005 με την οποία ανατίθεται στον Γενικό Γραμματέα να συγκροτήσει μία επιτροπή αποχαρακτηρισμού και να εγκρίνει αποφάσεις σχετικά με τον αποχαρακτηρισμό καταργείται.

Άρθρο 14  :  Έναρξη ισχύος

2.    Η παρούσα απόφαση τίθεται σε ισχύ την ημέρα δημοσίευσής της στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

3.    Εφαρμόζεται από την 1η Ιουλίου 2011.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ I    

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ I     ΒΑΣΙΚΕΣ ΑΡΧΕΣ ΚΑΙ ΕΛΑΧΙΣΤΕΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑ ΤΩΝ ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ

1.    ΕΙΣΑΓΩΓΗ

Οι παρούσες διατάξεις θεσπίζουν τις βασικές αρχές και τα ελάχιστα πρότυπα ασφάλειας που πρέπει να τηρούνται από το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, σε όλους τους τόπους δραστηριοτήτων του, καθώς και από όλους τους αποδέκτες ΔΠΕΕ και άλλων εμπιστευτικών πληροφοριών έτσι ώστε να περιφρουρείται η ασφάλεια και όλα τα εμπλεκόμενα πρόσωπα να βεβαιούνται ότι έχουν θεσπισθεί κοινά πρότυπα προστασίας. Οι διατάξεις αυτές συμπληρώνονται από κανόνες που διέπουν την επεξεργασία εμπιστευτικών πληροφοριών από κοινοβουλευτικές επιτροπές και άλλα όργανα/αξιωματούχους του Κοινοβουλίου.

2.    ΓΕΝΙΚΕΣ ΑΡΧΕΣ

Η πολιτική του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου για την ασφάλεια αποτελεί αναπόσπαστο τμήμα της γενικής πολιτικής του για την εσωτερική διαχείριση και, κατά συνέπεια, βασίζεται στις αρχές που διέπουν τη γενική πολιτική αυτή. Οι εν λόγω αρχές περιλαμβάνουν τη νομιμότητα, τη διαφάνεια, τη λογοδοσία και την επικουρικότητα και την αναλογικότητα.

Η αρχή της νομιμότητας συνεπάγεται την ανάγκη της παραμονής αυστηρά εντός του νομικού πλαισίου κατά την άσκηση των λειτουργιών ασφάλειας, καθώς και της τήρησης των εφαρμοστέων νομικών απαιτήσεων. Σημαίνει επίσης ότι οι αρμοδιότητες στον τομέα της ασφάλειας πρέπει να βασίζονται στις κατάλληλες νομικές διατάξεις. Οι διατάξεις του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης, ιδίως το άρθρο 17, σχετικά με την υποχρέωση του προσωπικού να απέχει από την χωρίς άδεια κοινολόγηση των πληροφοριών που περιέρχονται στην αντίληψή του εξαιτίας των καθηκόντων του, καθώς και ο τίτλος VI σχετικά με τα πειθαρχικά μέτρα, εφαρμόζονται πλήρως. Τέλος, σημαίνει ότι οι παραβιάσεις της ασφάλειας εντός της αρμοδιότητας του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου πρέπει να αντιμετωπίζονται κατά τρόπο συνεπή με την πολιτική του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου σχετικά με τη λήψη πειθαρχικών μέτρων.

Η αρχή της διαφάνειας συνεπάγεται την ανάγκη για σαφήνεια όσον αφορά όλους τους κανόνες και τις διατάξεις ασφάλειας, για να επιτευχθεί εξισορρόπηση μεταξύ των διαφόρων υπηρεσιών και των διαφόρων τομέων (φυσική ασφάλεια σε σύγκριση με την προστασία των πληροφοριών, κλπ) και την ανάγκη για μια συνεκτική και διαρθρωμένη πολιτική ευαισθητοποίησης σχετικά με την ασφάλεια. Σημαίνει επίσης ότι είναι αναγκαίες σαφείς γραπτές γενικές κατευθύνσεις για την εφαρμογή μέτρων ασφάλειας.

Η αρχή της λογοδοσίας σημαίνει ότι θα πρέπει να καθορίζονται σαφώς οι αρμοδιότητες στον τομέα της ασφάλειας. Επιπλέον, συνεπάγεται την ανάγκη να ελέγχεται τακτικά εάν οι εν λόγω αρμοδιότητες έχουν εκτελεσθεί ορθά.

Η αρχή της επικουρικότητας σημαίνει ότι η ασφάλεια οργανώνεται στο χαμηλότερο δυνατό επίπεδο και όσο το δυνατόν στενότερα σε συνεργασία με τις Γενικές Διευθύνσεις και τις υπηρεσίες του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου. Η αρχή της αναλογικότητας σημαίνει ότι οι δραστηριότητες ασφάλειας περιορίζονται αυστηρά στο απολύτως αναγκαίο και ότι τα μέτρα ασφάλειας είναι ανάλογα των συμφερόντων που πρέπει να προστατευθούν και της πραγματικής ή δυνητικής απειλής για τα εν λόγω συμφέροντα, ούτως ώστε να είναι δυνατή η προστασία τους με τρόπο που προκαλεί τις ελάχιστες δυνατές διαταραχές.

3.    ΘΕΜΕΛΙΑ ΤΗΣ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ

Η ορθή διαχείριση της ασφάλειας των πληροφοριών θεμελιώνεται στα εξής στοιχεία:

α)    Εντός του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, σε μια υπηρεσία ελέγχου της ασφάλειας των πληροφοριών (INFOSEC), υπεύθυνη για τη συνεργασία με την οικεία αρχή ασφάλειας προκειμένου να παρέχει πληροφορίες και συμβουλές σχετικά με τις απειλές τεχνικής φύσεως κατά της ασφάλειας και τα μέσα για την προστασία από αυτές·

β)    Στη στενή συνεργασία μεταξύ των αρμοδίων υπηρεσιών του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και τις υπηρεσίες ασφάλειας των άλλων οργάνων της ΕΕ.

4.    ΑΡΧΕΣ ΤΗΣ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ

4.1.     Στόχοι

Οι κύριοι στόχοι της ασφάλειας των πληροφοριών είναι οι εξής:

α)    η προστασία των ΔΠΕΕ και άλλων εμπιστευτικών πληροφοριών από κατασκοπεία, διαρροή ή κοινοποίηση άνευ αδείας·

β)    η προστασία των ΔΠΕΕ που διακινούνται στα συστήματα και στα δίκτυα επικοινωνιών και πληροφορικής από κάθε απειλή για την εμπιστευτικότητα, την αξιοπιστία και τη διαθεσιμότητά τους·

γ)    η προστασία των εγκαταστάσεων του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου στις οποίες αποθηκεύονται ΔΠΕΕ από το ενδεχόμενο δολιοφθοράς και κακόβουλης εκ προθέσεως φθοράς·

δ)    σε περίπτωση αποτυχίας της ασφάλειας, η εκτίμηση της ζημίας, ο περιορισμός των συνεπειών της, η διενέργεια ερευνών ασφάλειας και η λήψη των αναγκαίων επανορθωτικών μέτρων.

4.2.     Διαβάθμιση

4.2.1.     Όσον αφορά την εμπιστευτικότητα, απαιτείται μέριμνα και πείρα κατά την επιλογή των πληροφοριών και του υλικού που πρέπει να προστατεύονται και κατά την εκτίμηση του αναγκαίου βαθμού προστασίας. Είναι θεμελιώδες ο βαθμός προστασίας να ανταποκρίνεται στο βαθμό ευαισθησίας, ως προς την ασφάλεια, των συγκεκριμένων προστατευτέων πληροφοριακών στοιχείων ή υλικών. Για να διασφαλιστεί η ομαλή ροή των πληροφοριών, τόσο η υπερβολική όσο και η ανεπαρκής διαβάθμιση αποφεύγονται.

4.2.2.     Το σύστημα διαβάθμισης αποτελεί το μέσο διά του οποίου υλοποιούνται οι αρχές που ορίζονται στο τμήμα αυτό· παρόμοιο σύστημα διαβάθμισης εφαρμόζεται και κατά τον προγραμματισμό και την οργάνωση τρόπων αντιμετώπισης της κατασκοπείας, των δολιοφθορών, της τρομοκρατίας και άλλων απειλών, ούτως ώστε να παρέχεται ο μέγιστος βαθμός ασφάλειας στους κυριότερους χώρους εντός των οποίων αποθηκεύονται ΔΠΕΕ καθώς και στα πλέον ευαίσθητα σημεία των χώρων αυτών.

4.2.3.     Την ευθύνη για τη διαβάθμιση των πληροφοριών έχει αποκλειστικά ο αρχικός συντάκτης των εν λόγω πληροφοριών.

4.2.4.     Το επίπεδο διαβάθμισης δύναται να βασίζεται αποκλειστικά στο περιεχόμενο των εν λόγω πληροφοριών.

4.2.5.     Σε περίπτωση που ένας αριθμός πληροφοριακών στοιχείων αποτελεί μια ενότητα, το επίπεδο διαβάθμισης που πρέπει να εφαρμόζεται για το σύνολο, είναι τουλάχιστον ίσο με εκείνο της υψηλότερης διαβάθμισης που εφαρμόζεται ατομικά στα στοιχεία αυτά. Μια συλλογή πληροφοριών δύναται ωστόσο να έχει υψηλότερη διαβάθμιση σε σχέση με τα επιμέρους στοιχεία της.

4.2.6.     Οι διαβαθμίσεις καθορίζονται μόνον εφόσον είναι απαραίτητο και για τον απαιτούμενο χρόνο.

4.3.     Στόχοι των μέτρων ασφάλειας

Τα μέτρα ασφάλειας:

α)    καλύπτουν όλα τα πρόσωπα που έχουν πρόσβαση σε ΔΠΕΕ, τα μέσα που φέρουν ΔΠΕΕ και άλλες εμπιστευτικές πληροφορίες, καθώς και όλους τους χώρους όπου υπάρχουν τέτοιες πληροφορίες και τις σημαντικές εγκαταστάσεις·

β)    σχεδιάζονται κατά τρόπο που να επισημαίνονται τα πρόσωπα των οποίων η θέση ενδέχεται να διακινδυνεύσει την ασφάλεια των πληροφοριών αυτών και των σημαντικών εγκαταστάσεων στις οποίες αποθηκεύονται και να παρέχεται η δυνατότητα αποκλεισμού ή απομάκρυνσής τους·

γ)    εμποδίζουν κάθε μη εξουσιοδοτημένο πρόσωπο να έχει πρόσβαση στις πληροφορίες αυτές ή στις εγκαταστάσεις όπου αποθηκεύονται·

δ)    εξασφαλίζουν ότι οι πληροφορίες αυτές διανέμονται μόνο με βάση την αρχή της «ανάγκης γνώσης», αρχή θεμελιώδους σημασίας για όλες τις πτυχές της ασφάλειας·

ε)    εξασφαλίζουν την αξιοπιστία (δηλ. εμποδίζουν την αλλοίωση, την άνευ αδείας τροποποίηση ή διαγραφή στοιχείων) και τη διαθεσιμότητα (στα πρόσωπα που απαιτείται να έχουν γνώση αυτών και διαθέτουν σχετική άδεια) όλων των εμπιστευτικών πληροφοριών, διαβαθμισμένων ή μη, και όταν αποτελούν αντικείμενο αποθήκευσης, επεξεργασίας ή διαβίβασης με ηλεκτρομαγνητικά μέσα.

5.    ΚΟΙΝΑ ΕΛΑΧΙΣΤΑ ΠΡΟΤΥΠΑ

Το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο διασφαλίζει την τήρηση των κοινών ελάχιστων προτύπων ασφάλειας από όλους τους αποδέκτες των ΔΠΕΕ, τόσο μέσα στο θεσμικό όργανο όσο και στο πλαίσιο της ευθύνης του, συγκεκριμένα από όλες τις υπηρεσίες και τους συμβαλλόμενους, έτσι ώστε να είναι δυνατόν οι πληροφορίες αυτές να διαβιβάζονται με τη βεβαιότητα ότι θα αντιμετωπιστούν με την αντίστοιχη προσοχή. Τα εν λόγω ελάχιστα πρότυπα περιλαμβάνουν κριτήρια για τον έλεγχο των υπαλλήλων του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του λοιπού προσωπικού του Κοινοβουλίου που εργάζεται για τις πολιτικές ομάδες και διαδικασίες για την προστασία των εμπιστευτικών πληροφοριών.

Το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο επιτρέπει σε εξωτερικούς φορείς την πρόσβαση στις πληροφορίες αυτές μόνο υπό τον όρο ότι διασφαλίζουν ότι κατά τον χειρισμό τους τηρούνται διατάξεις που είναι τουλάχιστον αυστηρά ισοδύναμες με αυτά τα κοινά ελάχιστα πρότυπα.

Τα εν λόγω κοινά ελάχιστα πρότυπα εφαρμόζονται επίσης όταν το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, με βάση σύμβαση ή συμφωνία επιχορήγησης, μεταβιβάζει σε βιομηχανικές επιχειρήσεις ή άλλους φορείς καθήκοντα που αφορούν εμπιστευτικές πληροφορίες.

6.    ΑΣΦΑΛΕΙΑ ΓΙΑ ΤΟΥΣ ΥΠΑΛΛΗΛΟΥΣ ΤΟΥ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟΥ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟΥ ΚΑΙ ΤΟ ΛΟΙΠΟ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ ΤΟΥ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟΥ ΠΟΥ ΕΡΓΑΖΕΤΑΙ ΓΙΑ ΤΙΣ ΠΟΛΙΤΙΚΕΣ ΟΜΑΔΕΣ

6.1.     Οδηγίες ασφάλειας για τους υπαλλήλους του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και το λοιπό προσωπικό του Κοινοβουλίου που εργάζεται για τις πολιτικές ομάδες

Οι υπάλληλοι του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και το λοιπό προσωπικό του Κοινοβουλίου που εργάζεται για τις πολιτικές ομάδες που απασχολείται σε θέσεις που επιτρέπουν την πρόσβαση σε ΔΠΕΕ λαμβάνουν λεπτομερείς οδηγίες τόσο κατά την ανάληψη των καθηκόντων τους όσο και σε τακτικά διαστήματα στη συνέχεια για την ανάγκη ασφάλειας καθώς και για τις διαδικασίες επίτευξής της. Τα πρόσωπα αυτά καλούνται να πιστοποιούν εγγράφως ότι έχουν διαβάσει και κατανοήσει πλήρως τις εφαρμοστέες διατάξεις ασφάλειας.

6.2.     Ευθύνες της διεύθυνσης

Τα διευθυντικά στελέχη πρέπει να γνωρίζουν ποιοι από το προσωπικό τους εργάζονται σε επαφή με διαβαθμισμένες πληροφορίες ή έχουν πρόσβαση σε ασφαλή συστήματα επικοινωνιών ή επεξεργασίας πληροφοριών, καθώς και να καταγράφουν και να αναφέρουν όλα τα περιστατικά ή τα εμφανή τρωτά σημεία τα οποία ενδέχεται να έχουν επιπτώσεις στην ασφάλεια.

6.3.     Καθεστώς ασφάλειας για τους υπαλλήλους του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του λοιπού προσωπικού του Κοινοβουλίου που εργάζεται για τις πολιτικές ομάδες

Θεσμοθετούνται διαδικασίες που εξασφαλίζουν ότι, όταν υπάρχουν αρνητικές πληροφορίες για κάποιον υπάλληλο του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου ή λοιπό προσωπικό του Κοινοβουλίου που εργάζεται για τις πολιτικές ομάδες, πραγματοποιούνται ενέργειες για να εξετασθεί εάν το πρόσωπο αυτό εργάζεται σε επαφή με διαβαθμισμένες πληροφορίες ή έχει πρόσβαση σε ασφαλή συστήματα επικοινωνιών ή επεξεργασίας πληροφοριών και ενημερώνεται η αρμόδια υπηρεσία του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου. Εάν διαπιστωθεί ότι το πρόσωπο αυτό αποτελεί κίνδυνο για την ασφάλεια, τότε του απαγορεύεται η πρόσβαση ή απομακρύνεται από θέσεις στις οποίες θα μπορούσε να δημιουργήσει κίνδυνο για την ασφάλεια.

7.    ΦΥΣΙΚΗ ΑΣΦΑΛΕΙΑ

Ως «φυσική ασφάλεια» νοείται η εφαρμογή φυσικών και τεχνικών προστατευτικών μέτρων που παρεμποδίζουν την μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση σε ΔΠΕΕ.

7.1.     Ανάγκη προστασίας

Η αυστηρότητα των μέτρων φυσικής ασφάλειας που εφαρμόζονται για την προστασία των ΔΠΕΕ είναι ανάλογη με τη διαβάθμιση και τον όγκο των πληροφοριών και του υλικού και την υφισταμένη απειλή. Όλοι οι κάτοχοι ΔΠΕΕ ακολουθούν ομοιόμορφες διαδικασίες όσον αφορά τη διαβάθμιση των πληροφοριών αυτών και οφείλουν να εφαρμόζουν κοινές προδιαγραφές ασφάλειας σχετικά με τη φύλαξη, τη διαβίβαση και τη διάθεση πληροφοριών και υλικού που απαιτούν προστασία.

7.2.     Έλεγχος

Προτού εγκαταλείψουν αφύλακτους τους χώρους όπου αποθηκεύονται ΔΠΕΕ, τα πρόσωπα που είναι επιφορτισμένα με τη φύλαξή τους βεβαιώνονται ότι αυτές είναι ασφαλώς αποθηκευμένες και ότι έχουν ενεργοποιηθεί όλοι οι μηχανισμοί ασφάλειας (κλειδαριές, συναγερμοί, κ.λπ). Διεξάγονται περαιτέρω ανεξάρτητοι έλεγχοι μετά το πέρας των ωρών εργασίας.

7.3.     Ασφάλεια των κτιρίων

Τα κτίρια όπου στεγάζονται ΔΠΕΕ ή ασφαλή συστήματα επικοινωνιών και πληροφοριών προστατεύονται από το ενδεχόμενο εισόδου μη εξουσιοδοτημένων προσώπων.

Η φύση της προστασίας των ΔΠΕΕ, π.χ. κάγκελα στα παράθυρα, κλειδαριές στις πόρτες, φύλακες στις εισόδους, αυτόματα συστήματα ελέγχου των εισερχομένων, έλεγχοι ασφάλειας και περίπολοι, συστήματα συναγερμού, συστήματα ανίχνευσης εισβολών και σκύλοι-φύλακες, εξαρτάται από:

α)    τη διαβάθμιση, τον όγκο και τη θέση εντός του κτιρίου των προστατευτέων πληροφοριών και υλικού·

β)    την ποιότητα των φωριαμών ασφάλειας όπου φυλάσσονται αυτές οι πληροφορίες και το υλικό· και

γ)    τη φύση της κατασκευής και τη θέση του κτιρίου.

Η φύση της προστασίας των συστημάτων επικοινωνιών και πληροφοριών εξαρτάται και αυτή από την εκτίμηση της αξίας των συγκεκριμένων περιουσιακών στοιχείων, από το μέγεθος της ενδεχόμενης ζημίας σε περίπτωση παραβίασης της ασφάλειας, από τη φύση της κατασκευής και τη θέση του κτιρίου στο οποίο στεγάζεται το σύστημα και από τη θέση του συστήματος αυτού εντός του κτιρίου.

7.4.     Σχέδια έκτακτης ανάγκης

Εκπονούνται εκ των προτέρων αναλυτικά σχέδια προστασίας των διαβαθμισμένων πληροφοριών για τις περιπτώσεις έκτακτης ανάγκης.

8.    ΕΝΔΕΙΞΕΙΣ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ, ΣΗΜΑΝΣΕΙΣ, ΘΕΣΕΙΣ ΚΑΙ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΗΣ ΔΙΑΒΑΘΜΙΣΗΣ

8.1.     Ενδείξεις ασφάλειας

Δεν επιτρέπονται άλλες διαβαθμίσεις εκτός από εκείνες που ορίζονται στο άρθρο 2, στοιχείο γ) της παρούσας απόφασης.

Μπορεί να χρησιμοποιείται μια συμφωνημένη ένδειξη ασφάλειας για τον περιορισμό της ισχύος της διαβάθμισης (που σημαίνει για τις διαβαθμισμένες πληροφορίες αυτόματο υποχαρακτηρισμό ή αποχαρακτηρισμό). Η ένδειξη αυτή είναι είτε «ΕΩΣ... (ώρα/ημερομηνία)» είτε «ΕΩΣ... (γεγονός)».

Στις περιπτώσεις που υπάρχει ανάγκη περιορισμένης διανομής και ειδικού χειρισμού, πέραν των όσων απαιτούνται βάσει της διαβάθμισης ασφάλειας, τίθενται πρόσθετες ενδείξεις ασφάλειας, όπως CRYPTO (κρυπτογράφηση) ή άλλες αναγνωρισμένες από την ΕΕ ενδείξεις ασφάλειας.

Οι ενδείξεις ασφάλειας χρησιμοποιούνται μόνο σε συνδυασμό με μια διαβάθμιση.

8.2.     Σημάνσεις

Μία σήμανση μπορεί να χρησιμοποιείται για να υποδηλώνεται ο τομέας που καλύπτεται από ένα συγκεκριμένο έγγραφο ή ορισμένη διανομή του με βάση την ανάγκη γνώσης ή (για τις μη διαβαθμισμένες πληροφορίες) για να δηλώνεται η λήξη της απαγόρευσης κυκλοφορίας.

Μια σήμανση δεν αποτελεί διαβάθμιση και δεν πρέπει να χρησιμοποιείται στη θέση αυτής.

8.3.     Θέση της διαβάθμισης και των ενδείξεων ασφαλείας

Οι διαβαθμίσεις τίθενται ως εξής:

α)    σε έγγραφα με διαβάθμιση RESTREINT UE/ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΕΝΗΣ ΧΡΗΣΗΣ ΕΕ, με μηχανικά ή ηλεκτρονικά μέσα·

β)    σε έγγραφα με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE/ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ ΕΕ, με μηχανικά μέσα ή ιδιοχείρως ή με εκτύπωση σε προσφραγισμένο ταξινομημένο χαρτί·

γ)    σε έγγραφα με διαβάθμιση SECRET UE/ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ και TRÈS SECRET UE/ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ, με μηχανικά μέσα ή ιδιοχείρως.

Οι ενδείξεις ασφάλειας τίθενται αμέσως κάτω από τη διαβάθμιση, με τα ίδια μέσα που χρησιμοποιούνται και για τη θέση των διαβαθμίσεων.

8.4.     Διαχείριση της διαβάθμισης

8.4.1     Γενικά

Οι πληροφορίες διαβαθμίζονται μόνον εφόσον αυτό είναι απαραίτητο. Η διαβάθμιση επισημαίνεται σαφώς και καταλλήλως και διατηρείται μόνο για όσο χρονικό διάστημα οι συγκεκριμένες πληροφορίες απαιτείται να προστατευθούν.

Αποκλειστικός υπεύθυνος για τη διαβάθμιση των πληροφοριών και για τον τυχόν μεταγενέστερο υποχαρακτηρισμό ή αποχαρακτηρισμό τους είναι ο αρχικός συντάκτης του εγγράφου.

Οι υπάλληλοι του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου διαβαθμίζουν, υποχαρακτηρίζουν ή αποχαρακτηρίζουν πληροφορίες κατόπιν εντολής του Γενικού Γραμματέα ή κατόπιν εξουσιοδοτήσεως από αυτόν.

Οι αναλυτικές ρυθμίσεις για τον χειρισμό των διαβαθμισμένων εγγράφων εκπονούνται κατά τρόπο που να εξασφαλίζει ότι τυγχάνουν προστασίας ανάλογα με τις πληροφορίες που περιέχουν.

Ο αριθμός των προσώπων που επιτρέπεται να συντάσσουν έγγραφα TRÈS SECRET UE/ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ περιορίζεται στο ελάχιστο, τα δε ονόματά τους συμπεριλαμβάνονται σε κατάλογο που καταρτίζεται από την ΥΕΠ.

8.4.2     Εφαρμογή των διαβαθμίσεων

Η διαβάθμιση ενός εγγράφου καθορίζεται από το επίπεδο ευαισθησίας του περιεχομένου του σύμφωνα με όσα ορίζονται στο άρθρο 2, στοιχείο γ. Είναι σημαντικό η διαβάθμιση να χρησιμοποιείται σωστά και με φειδώ, ιδίως όσον αφορά τη διαβάθμιση TRÈS SECRET UE/ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ.

Η διαβάθμιση μιας επιστολής ή ενός σημειώματος που περιλαμβάνει επισυναπτόμενα έγγραφα καθορίζεται στο επίπεδο της υψηλότερης διαβάθμισης που εφαρμόζεται σε ένα από τα επισυναπτόμενα έγγραφα. Ο αρχικός συντάκτης επισημαίνει σαφώς σε ποιο επίπεδο πρέπει να διαβαθμιστεί η επιστολή ή το σημείωμα όταν αποχωριστεί από τα επισυναπτόμενα έγγραφα.

Ο αρχικός συντάκτης ενός εγγράφου το οποίο πρόκειται να λάβει διαβάθμιση οφείλει να έχει πάντοτε κατά νου τους προαναφερόμενους κανόνες και να αποφεύγει την τάση προς υπερβολικά υψηλή ή χαμηλή διαβάθμιση.

Επί μέρους σελίδες, παράγραφοι, τμήματα, παραρτήματα και προσαρτήματα ενός εγγράφου καθώς και τα επισυναπτόμενα και εσωκλειόμενα σε αυτό έγγραφα ενδέχεται να απαιτούν διαφορετικές διαβαθμίσεις και πρέπει να διαβαθμίζονται αναλόγως. Η διαβάθμιση του όλου εγγράφου αντιστοιχεί σε εκείνη του τμήματός του με την υψηλότερη διαβάθμιση.

9.    ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΕΙΣ

Η αρμόδια για την ασφάλεια διεύθυνση του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, η οποία μπορεί να επικουρείται στο έργο της από την ΥΕΠ, διενεργεί περιοδικές επιθεωρήσεις των ρυθμίσεων ασφάλειας για την προστασία των ΔΠΕΕ.

Η αρμόδια για την ασφάλεια διεύθυνση του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και οι υπηρεσίες ασφάλειας των άλλων οργάνων, οργανισμών, γραφείων και υπηρεσιών που έχουν συσταθεί από ή με βάση τις Συνθήκες που κατέχουν ΔΠΕΕ, μπορούν επίσης να συμφωνήσουν να διεξάγουν αξιολογήσεις των ρυθμίσεων ασφάλειας για την προστασία των ΔΠΕΕ από ομοτίμους.

10.    ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΑΠΟΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΜΟΥ

10.1.     Η ΥΕΠ εξετάζει τις ΔΠΕΕ και υποβάλλει προτάσεις για τον αποχαρακτηρισμό στον αρχικό συντάκτη ενός εγγράφου σε κάθε περίπτωση το αργότερο το 25ο έτος που έπεται της ημερομηνίας σύνταξής του. Τα έγγραφα που δεν έχουν αποχαρακτηρισθεί κατά την πρώτη εξέταση επανεξετάζονται περιοδικά και τουλάχιστον ανά πενταετία.

10.2.     Επιπλέον της εφαρμογής της σε έγγραφα που τηρούνται σε ασφαλή αρχεία και έχουν δεόντως διαβαθμισθεί, η διαδικασία αποχαρακτηρισμού μπορεί επίσης να καλύπτει και άλλες εμπιστευτικές πληροφορίες που υπάρχουν είτε σε ασφαλή αρχεία είτε στο Κέντρο Αρχειοθέτησης και Τεκμηρίωσης του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου (CARDOC).

10.3.     Η ΥΕΠ είναι αρμόδια να ενημερώσει για λογαριασμό του αρχικού συντάκτη τους παραλήπτες του εγγράφου για τη μεταβολή στη διαβάθμιση, οι δε παραλήπτες είναι με τη σειρά τους αρμόδιοι να ενημερώσουν τους διαδοχικούς παραλήπτες στους οποίους έχουν διαβιβάσει το πρωτότυπο ή αντίγραφο του εγγράφου.

10.4.     Ο αποχαρακτηρισμός δεν επηρεάζει τυχόν σημάνσεις που μπορεί να φέρει το έγγραφο.

10.5.     Η αρχική διαβάθμιση στο άνω και στο κάτω μέρος κάθε σελίδας διαγράφεται. Η πρώτη σελίδα του εγγράφου σφραγίζεται και συμπληρώνεται με κωδικό της ΥΕΠ.

10.6.     Το κείμενο του αποχαρακτηρισμένου εγγράφου επισυνάπτεται στο ηλεκτρονικό φύλλο ή στο ισοδύναμο σύστημα στο οποίο έχει καταχωρηθεί.

10.7.     Σε περίπτωση εγγράφων που καλύπτονται από την εξαίρεση που αφορά την ιδιωτικότητα και την ακεραιότητα του ατόμου ή τα επαγγελματικά συμφέροντα ενός φυσικού ή νομικού προσώπου και στην περίπτωση ευαίσθητων εγγράφων, εφαρμόζονται οι διατάξεις του άρθρου 2 του κανονισμού (ΕΟΚ, Ευρατομ) αριθ. 354/83 του Συμβουλίου.

10.8    Επιπλέον των διατάξεων των σημείων 10.1 έως 10.7, εφαρμόζονται οι ακόλουθοι κανόνες:

α)    όσον αφορά έγγραφα τρίτων, η ΥΕΠ συνεννοείται με τον ενδιαφερόμενο τρίτο πριν προβεί στη διαδικασία αποχαρακτηρισμού. Οι τρίτοι διαθέτουν οκτώ εβδομάδες κατά τη διάρκεια των οποίων υποβάλλουν παρατηρήσεις·

β)    όσον αφορά την εξαίρεση σχετικά με την ιδιωτικότητα και την ακεραιότητα του ατόμου, η διαδικασία αποχαρακτηρισμού λαμβάνει ιδίως υπόψη τη συμφωνία του ενδιαφερομένου προσώπου, την αδυναμία ταυτοποίησης του ενδιαφερομένου προσώπου και/ή το γεγονός ότι το πρόσωπο αυτό δεν βρίσκεται πλέον στη ζωή·

γ)    όσον αφορά την εξαίρεση σχετικά με τα επαγγελματικά συμφέροντα ενός φυσικού ή νομικού προσώπου, το ενδιαφερόμενο πρόσωπο μπορεί να ενημερωθεί μέσω δημοσίευσης στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης με μία προθεσμία τεσσάρων εβδομάδων από την ημέρα της δημοσίευσης αυτής κατά τη διάρκεια των οποίων υποβάλλει παρατηρήσεις.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Iα     ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΕΛΕΓΧΟΥ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ

11.    ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΕΛΕΓΧΟΥ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΓΙΑ ΤΟΥΣ ΒΟΥΛΕΥΤΕΣ ΤΟΥ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟΥ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟΥ

11.1.     Υπό το πρίσμα των προνομίων και αρμοδιοτήτων του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, οι Βουλευτές του δύνανται να αποκτήσουν πρόσβαση σε ΔΠΕΕ μέχρι και το επίπεδο CONFIDENTIEL UE/ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ ΕΕ χωρίς έλεγχο ασφάλειας. Για πληροφορίες που διαβαθμίζονται ως CONFIDENTIEL UE/ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ ΕΕ υπογράφουν μια υπεύθυνη δήλωση ότι δεν θα γνωστοποιήσουν το περιεχόμενο των πληροφοριών αυτών σε τρίτους.

11.2.     Για να έχουν πρόσβαση σε πληροφορίες με τη διαβάθμιση TRÈS SECRET UE/ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ και SECRET UE/ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ, οι Βουλευτές του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, πρέπει να έχουν λάβει σχετική άδεια, σύμφωνα με τη διαδικασία των σημείων 11.3 και 11.4.

11.3.     Η άδεια χορηγείται μόνο σε Βουλευτές του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, οι οποίοι έχουν υποβληθεί σε έλεγχο ασφάλειας από τις αρμόδιες εθνικές αρχές των κρατών μελών, σύμφωνα με τη διαδικασία των σημείων 11.9 έως 11.14. Ο Πρόεδρος είναι αρμόδιος για τη χορήγηση της άδειας στους βουλευτές.

11.4.     Ο Πρόεδρος μπορεί να χορηγήσει την άδεια αφού λάβει τη γνώμη των αρμόδιων εθνικών αρχών των κρατών μελών, βάσει του ελέγχου ασφάλειας που διενεργείται σύμφωνα με τα σημεία 11.8 έως 11.13.

11.5.     Η αρμόδια για την ασφάλεια διεύθυνση του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου τηρεί ένα επικαιροποιημένο κατάλογο όλων Βουλευτών του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου στους οποίους έχει χορηγηθεί άδεια, συμπεριλαμβανομένης και της προσωρινής άδειας κατά την έννοια του σημείου 11.5.

11.6.     Η άδεια έχει ισχύ για το συντομότερο εκ των δύο: για πέντε έτη ή για τη διάρκεια των καθηκόντων βάσει των οποίων χορηγείται. Μπορεί να ανανεωθεί σύμφωνα με τη διαδικασία του σημείου 11.4.

11.7.     Ο Πρόεδρος ανακαλεί την άδεια όταν πιστεύει ότι υπάρχουν βάσιμοι προς τούτο λόγοι. Κάθε απόφαση για την ανάκληση της άδειας κοινοποιείται στον ενδιαφερόμενο Βουλευτή του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, ο οποίος ζητεί ακρόαση από τον Πρόεδρο προτού η ανάκληση τεθεί σε εφαρμογή καθώς και από την αρμόδια εθνική αρχή.

11.8.     Ο έλεγχος ασφάλειας διενεργείται με τη συνδρομή του ενδιαφερομένου Βουλευτή του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και κατόπιν αιτήσεως του Προέδρου. Η αρμόδια για τον έλεγχο εθνική αρχή είναι η αρχή του κράτους μέλους του οποίου είναι υπήκοος ο ενδιαφερόμενος βουλευτής.

11.9.     Ως μέρος της διαδικασίας ελέγχου, μπορεί να ζητηθεί από τον ενδιαφερόμενο Βουλευτή του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου να συμπληρώσει έντυπο με προσωπικές πληροφορίες.

11.10.     Ο Πρόεδρος προσδιορίζει στην αίτησή του στις αρμόδιες εθνικές αρχές το επίπεδο των διαβαθμισμένων πληροφοριών που πρόκειται να τεθούν στη διάθεση του ενδιαφερομένου βουλευτή, ώστε αυτές να μπορέσουν να διενεργήσουν τη διαδικασία ελέγχου.

11.11.     Ολόκληρη η διαδικασία ελέγχου ασφάλειας που διενεργούν οι αρμόδιες εθνικές αρχές μαζί με τα πορίσματα που προκύπτουν, υπόκειται στους σχετικούς κανόνες και ρυθμίσεις που ισχύουν στο οικείο κράτος μέλος, περιλαμβανομένων των αυτών που αφορούν διαδικασίες προσφυγής.

11.12.     Όταν οι αρμόδιες εθνικές αρχές του κράτους μέλους διατυπώνουν θετική γνώμη, ο Πρόεδρος μπορεί να χορηγήσει άδεια στον ενδιαφερόμενο Βουλευτή του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου.

11.13.     Η αρνητική γνώμη των αρμόδιων εθνικών αρχών γνωστοποιείται στον ενδιαφερόμενο Βουλευτή του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, ο οποίος μπορεί να ζητήσει ακρόαση από τον Πρόεδρο. Εφόσον το θεωρήσει απαραίτητο, ο Πρόεδρος μπορεί να ζητήσει από τις αρμόδιες εθνικές αρχές περαιτέρω διευκρινίσεις. Εάν επιβεβαιωθεί η αρνητική γνώμη, η άδεια δεν χορηγείται.

11.14.    Όλοι οι Βουλευτές του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου που λαμβάνουν άδεια κατά την έννοια του σημείου 11.3 λαμβάνουν, κατά τη χορήγηση της άδειας και στη συνέχεια σε τακτικά διαστήματα, τις τυχόν αναγκαίες κατευθυντήριες γραμμές σχετικά με την προστασία διαβαθμισμένων πληροφοριών και με τα μέσα για τη διασφάλιση της προστασίας αυτής. Οι βουλευτές αυτοί υπογράφουν δήλωση με την οποία αναγνωρίζουν την παραλαβή αυτών των κατευθυντήριων γραμμών.

11.15.     Σε εξαιρετικές περιπτώσεις, ο Πρόεδρος, αφού ειδοποιήσει τις αρμόδιες εθνικές αρχές και υπό τον όρο ότι αυτές δεν απαντήσουν εντός ενός μηνός, μπορεί να χορηγήσει προσωρινή άδεια σε ένα Βουλευτή του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου για περίοδο που δεν υπερβαίνει τους έξι μήνες, εν αναμονή του αποτελέσματος του ελέγχου που αναφέρεται στο σημείο 11.11. Οι ούτως χορηγούμενες προσωρινές άδειες δεν επιτρέπουν την πρόσβαση σε πληροφορίες με διαβάθμιση TRÈS SECRET UE/ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ.

12.    ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΕΛΕΓΧΟΥ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΓΙΑ ΥΠΑΛΛΗΛΟΥΣ ΤΟΥ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟΥ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟΥ ΚΑΙ ΤΟ ΛΟΙΠΟ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ ΤΟΥ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟΥ ΠΟΥ ΕΡΓΑΖΕΤΑΙ ΓΙΑ ΤΙΣ ΠΟΛΙΤΙΚΕΣ ΟΜΑΔΕΣ

12.1.     Μόνο οι υπάλληλοι του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και το λοιπό προσωπικό του Κοινοβουλίου που εργάζεται για τις πολιτικές ομάδες, οι οποίοι, λόγω των καθηκόντων τους και για τις ανάγκες της υπηρεσίας, απαιτείται να λάβουν γνώση ή να κάνουν χρήση διαβαθμισμένων πληροφοριών, δύνανται να έχουν πρόσβαση στις πληροφορίες αυτές.

12.2.     Για να έχουν πρόσβαση σε πληροφορίες με τη διαβάθμιση TRÈS SECRET UE/ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ, SECRET UE/ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ και CONFIDENTIEL UE/ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ ΕΕ, τα πρόσωπα που μνημονεύονται στο σημείο 12.1, πρέπει να έχουν λάβει σχετική άδεια, σύμφωνα με τη διαδικασία που ορίζεται στα σημεία 12.3 και 12.4.

12.3.     Η άδεια χορηγείται μόνο στα πρόσωπα που αναφέρονται στο σημείο 12.1 τα οποία έχουν υποστεί έλεγχο ασφάλειας από τις αρμόδιες εθνικές αρχές των κρατών μελών, σύμφωνα με τη διαδικασία των σημείων 12.9 έως 12.14. Ο Γενικός Γραμματέας είναι αρμόδιος για τη χορήγηση της άδειας στους υπαλλήλους του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και το λοιπό προσωπικό του Κοινοβουλίου που εργάζεται για τις πολιτικές ομάδες.

12.4.     Ο Γενικός Γραμματέας μπορεί να χορηγήσει την άδεια αφού λάβει τη γνώμη των αρμόδιων εθνικών αρχών των κρατών μελών, βάσει του ελέγχου ασφάλειας που διενεργείται σύμφωνα με τα σημεία 12.8 έως 12.13.

12.5.     Η αρμόδια για την ασφάλεια διεύθυνση του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου τηρεί ενημερωμένο κατάλογο όλων των θέσεων που απαιτούν έλεγχο ασφάλειας, όπως προβλέπονται από τις σχετικές υπηρεσίες του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, καθώς και όλων των προσώπων στα οποία έχει χορηγηθεί άδεια, συμπεριλαμβανομένης της προσωρινής άδειας σύμφωνα με το σημείο 12.15.

12.6.     Η άδεια έχει ισχύ για το συντομότερο εκ των δύο: για πέντε έτη ή για τη διάρκεια των καθηκόντων βάσει των οποίων χορηγείται. Μπορεί να ανανεωθεί σύμφωνα με τη διαδικασία του σημείου 12.4.

12.7.     Ο Γενικός Γραμματέας ανακαλεί την άδεια όταν πιστεύει ότι υπάρχουν βάσιμοι προς τούτο λόγοι. Κάθε απόφαση για την ανάκληση της άδειας κοινοποιείται στον υπάλληλο του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου ή στο λοιπό προσωπικό του Κοινοβουλίου που εργάζεται για τις πολιτικές ομάδες, που μπορεί να ζητήσει ακρόαση από το Γενικό Γραμματέα προτού η ανάκληση τεθεί σε εφαρμογή, καθώς και από την αρμόδια εθνική αρχή.

12.8.     Ο έλεγχος ασφάλειας διενεργείται με τη συνδρομή του ενδιαφερομένου προσώπου και με αίτηση του Γενικού Γραμματέα. Η αρμόδια για τον έλεγχο εθνική αρχή είναι η αρχή του κράτους μέλους του οποίου είναι υπήκοος το πρόσωπο το οποίο αφορά η άδεια. Όταν επιτρέπεται από την εθνική νομοθεσία και κανονιστικές ρυθμίσεις, οι αρμόδιες εθνικές αρχές μπορούν να διεξαγάγουν έρευνες ασφάλειας σχετικά με μη υπηκόους που ζητούν πρόσβαση σε πληροφορίες με διαβάθμιση CONFIDENTIEL UE/ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ ΕΕ ή ανώτερη.

12.9.     Ως μέρος της διαδικασίας ελέγχου, μπορεί να ζητηθεί από τον ενδιαφερόμενο υπάλληλο του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου ή από το λοιπό προσωπικό του Κοινοβουλίου που εργάζεται για μία πολιτική ομάδα να συμπληρώσει έντυπο με προσωπικές πληροφορίες.

12.10.     Ο Γενικός Γραμματέας προσδιορίζει στην αίτησή του προς τις αρμόδιες εθνικές αρχές το επίπεδο των διαβαθμισμένων πληροφοριών που πρόκειται να τεθούν στη διάθεση του ενδιαφερομένου προσώπου, ώστε αυτές να μπορέσουν να διενεργήσουν τη διαδικασία ελέγχου και να δώσουν τη γνώμη τους ως προς το επίπεδο της άδειας που θα ήταν κατάλληλο να χορηγηθεί στο εν λόγω πρόσωπο.

12.11.     Ολόκληρη η διαδικασία ελέγχου ασφάλειας που διενεργούν οι αρμόδιες εθνικές αρχές μαζί με τα πορίσματα που προκύπτουν, υπόκειται στους κανόνες και τις ρυθμίσεις που ισχύουν εν προκειμένω στο οικείο κράτος μέλος, περιλαμβανομένων αυτών που αφορούν διαδικασίες προσφυγής.

12.12.     Όταν οι αρμόδιες εθνικές αρχές του κράτους μέλους δίνουν θετική γνώμη, ο Γενικός Γραμματέας μπορεί να χορηγήσει άδεια στο ενδιαφερόμενο πρόσωπο.

12.13.     Η αρνητική γνώμη των αρμόδιων εθνικών αρχών γνωστοποιείται στον υπάλληλο του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και το λοιπό προσωπικό του Κοινοβουλίου που εργάζεται για μία πολιτική ομάδα που μπορεί να ζητήσει ακρόαση από τον Γενικό Γραμματέα. Εφόσον το κρίνει αναγκαίο, ο Γενικός Γραμματέας μπορεί να ζητήσει από τις αρμόδιες εθνικές αρχές οποιαδήποτε περαιτέρω διευκρίνιση μπορούν να παράσχουν. Εάν επιβεβαιωθεί η αρνητική γνώμη, η άδεια δεν χορηγείται.

12.14.     Όλοι οι υπάλληλοι του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και το λοιπό προσωπικό του Κοινοβουλίου που εργάζεται για τις πολιτικές ομάδες, στους οποίους χορηγείται άδεια κατά την έννοια των σημείων 12.4 και 12.5, λαμβάνουν, κατά τη στιγμή χορήγησης της άδειας και στη συνέχεια σε τακτικά διαστήματα, τις τυχόν αναγκαίες οδηγίες σχετικά με την προστασία διαβαθμισμένων πληροφοριών και με τα μέσα για τη διασφάλιση της προστασίας αυτής. Αυτοί οι υπάλληλοι και το λοιπό προσωπικό υπογράφουν δήλωση με την οποία αναγνωρίζουν την παραλαβή των οδηγιών αυτών και δεσμεύονται ότι θα τις τηρήσουν.

12.15.     Σε εξαιρετικές περιπτώσεις, ο Γενικός Γραμματέας, αφού ειδοποιήσει τις αρμόδιες εθνικές αρχές και υπό τον όρο ότι αυτές δεν απαντήσουν εντός ενός μηνός, μπορεί να χορηγήσει προσωρινή άδεια σε ένα υπάλληλο του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου ή στο λοιπό προσωπικό του Κοινοβουλίου που εργάζεται για μία πολιτική ομάδα για μία περίοδο που δεν υπερβαίνει τους έξι μήνες, εν αναμονή του αποτελέσματος του ελέγχου που αναφέρεται στο σημείο 12.11 αυτού του μέρους. Οι ούτως χορηγούμενες προσωρινές άδειες δεν επιτρέπουν την πρόσβαση σε πληροφορίες με διαβάθμιση TRÈS SECRET UE/ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΕΕ.