A     Bepalingen ter uitvoering van artikel 9, leden 5 t/m 8

Enig artikel : Toegangspasjes

1.    Het toegangspasje met een lange geldigheidsduur is een geplastificeerde kaart, voorzien van een pasfoto van de houder, zijn naam en voornamen en de naam van de firma, organisatie of persoon voor welke hij werkzaam is.

Op straffe van eventuele intrekking moet het toegangspasje in de gebouwen van het Parlement door de houder permanent en zichtbaar worden gedragen.

Het toegangspasje onderscheidt zich qua vorm en kleur van de pasjes voor bezoekers.

2.    Het toegangspasje wordt slechts verlengd indien de houder heeft voldaan aan de verplichtingen zoals bedoeld in artikel 9, lid 6, van het Reglement.

Op concrete feiten gebaseerde klachten die onder het toepassingsgebied van de als bijlage bij het akkoord over de invoering van het transparantieregister gevoegde gedragscode (1) vallen, worden naar het Gezamenlijke secretariaat van het Transparantieregister verwezen. De secretaris-generaal van het Parlement deelt de besluiten tot schrapping uit het register mede aan de quaestoren, die een besluit nemen over de intrekking van het toegangspasje.

In de besluiten waarbij de quaestoren kennis geven van de intrekking van een of meerdere toegangspasjes, worden de houders of de entiteiten die zij vertegenwoordigen of waarvoor zij werkzaam zijn verzocht deze toegangspasjes binnen een termijn van 15 dagen vanaf de datum van kennisgeving van het besluit aan het Parlement terug te geven.

3.    Het toegangspasje geeft in geen geval toegang tot andere dan als openbaar aangemerkte vergaderingen van het Parlement en zijn organen; er kunnen op grond hiervan geen uitzonderingen worden gemaakt op de voor alle andere burgers van de Unie geldende toegangsvoorschriften.

B     Akkoord tussen het Europees Parlement en de Europese Commissie over de invoering van een transparantieregister voor organisaties en als zelfstandige werkzame personen die betrokken zijn bij het maken en het uitvoeren van het EU-beleid (2)

Het Europees Parlement en de Europese Commissie (hierna "partijen" genoemd),

Gezien het Verdrag betreffende de Europese Unie, met name artikel 11, leden 1 en 2, het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, met name artikel 295, en het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie (hierna samen "de Verdragen" genoemd),

Overwegende dat de Europese beleidsmakers niet geïsoleerd van de maatschappij functioneren, maar een open, transparante en regelmatige dialoog voeren met vertegenwoordigende organisaties en met het maatschappelijk middenveld,

KOMEN HET VOLGENDE OVEREEN:

I.     Invoering van het Transparantieregister

1.     Overeenkomstig hun streven naar transparantie komen partijen overeen een gemeenschappelijk "Transparantieregister" (hierna "het register" genoemd) - in te voeren en te beheren voor de inschrijving van, en het toezicht op, de organisaties en als zelfstandige werkzame personen die betrokken zijn bij het maken en het uitvoeren van het EU-beleid.

II.     Beginselen van het register

2.     Bij de invoering en het beheer van het register wordt voortgebouwd op de bestaande registratiesystemen die door het Europees Parlement in 1996 en de Europese Commissie in juni 2008 zijn ingesteld en in gang gezet, en die een aanvulling hebben gekregen door de inspanningen van de gezamenlijke werkgroep van het Europees Parlement en de Europese Commissie en door de aanpassingen ervan als gevolg van de opgedane ervaring en de verzamelde informatie van belanghebbenden, zoals uiteengezet in de mededeling van de Europese Commissie "Europees transparantie-initiatief: het register van belangenvertegenwoordigers, een jaar later" van 28 oktober 2009 (3). Deze benadering laat onverlet en loopt niet vooruit op de doelstellingen van het Europees Parlement die zijn uiteengezet in zijn resolutie van 8 mei 2008 over de ontwikkeling van het kader voor de activiteiten van belangenvertegenwoordigers (lobbyisten) bij de instellingen van de Europese Unie. (4).

3.     Bij de invoering en het beheer van het register worden de algemene beginselen van het Unierecht, waaronder het evenredigheidsbeginsel en het non-discriminatiebeginsel, in acht genomen.

4.     De invoering en het beheer van het register eerbiedigt het recht van de leden van het Europees Parlement om hun parlementaire mandaat zonder beperkingen uit te oefenen en vormt geen belemmering voor de achterban van de leden om toegang te krijgen tot de gebouwen van het Europees Parlement.

5.     De invoering en het beheer van het register doet geen afbreuk aan de bevoegdheden of prerogatieven van partijen en heeft geen invloed op hun organisatorische bevoegdheden.

6.     Partijen streven ernaar alle actoren die gelijksoortige activiteiten verrichten, op dezelfde manier te behandelen, en voor de registratie van organisaties en als zelfstandige werkzame personen die betrokken zijn bij het maken en het uitvoeren van het EU-beleid, gelijke voorwaarden te scheppen.

III.     Structuur van het register

7.    Het register omvat het volgende:

a)    een aantal richtsnoeren voor het register:

-    het toepassingsgebied van het register, de in aanmerking komende activiteiten en de uitzonderingen;

-    de afdelingen die zijn opengesteld voor registratie (bijlage 1);

-    de door de inschrijvers te verstrekken informatie, waaronder vereisten inzake financiële informatie (bijlage 2);

b)    een gedragscode (bijlage 3);

c)    een klachtenregeling en maatregelen die moeten worden genomen in geval van niet-naleving van de gedragscode, waaronder de procedure voor het onderzoek en de behandeling van klachten (bijlage 4).

IV.     Toepassingsgebied van het register

Onder het toepassingsgebied vallende activiteiten

8.     Het toepassingsgebied van het register omvat alle activiteiten, met uitzondering van de in deel IV uitgesloten activiteiten, die erop gericht zijn de beleidsvorming, uitvoering van het beleid of de besluitvorming van de EU-instellingen direct of indirect te beïnvloeden, ongeacht het gebruikte communicatiekanaal of communicatiemiddel, zoals uitbesteding, media, overeenkomsten met professionele tussenpersonen, denktanks, platformen, fora, campagnes of burgerinitiatieven. Deze activiteiten omvatten onder meer het contacteren van leden van het Parlement, ambtenaren of andere personeelsleden van de EU-instellingen, het voorbereiden, laten circuleren of versturen van brieven, informatiemateriaal of discussiestukken en standpuntnota's, en het organiseren van evenementen, vergaderingen of promotionele activiteiten en sociale evenementen of conferenties door middel van uitnodigingen aan leden van het Parlement, ambtenaren of andere personeelsleden van de EU-instellingen. Hieronder vallen ook vrijwillige bijdragen en de deelname aan formele raadplegingen inzake voorgenomen EU-wet- of regelgeving en andere openbare raadplegingen.

9.     Van alle organisaties en als zelfstandige werkzame personen, ongeacht hun juridische status, die deelnemen aan de activiteiten die onder het toepassingsgebied van het register vallen, wordt verwacht dat zij zich in het register inschrijven. (5)

Uitgesloten activiteiten

10.     De volgende activiteiten zijn uitgesloten van het toepassingsgebied van het register:

a)    activiteiten op het gebied van juridisch en ander professioneel advies, voor zover deze betrekking hebben op het uitoefenen van het fundamentele recht van een cliënt of cliënte op een eerlijk proces, met inbegrip van het recht op verdediging in administratieve procedures, zoals gevoerd door advocaten of andere personen die hierbij beroepshalve zijn betrokken. De volgende activiteiten vallen niet onder het toepassingsgebied van het register (ongeacht welke partijen daaraan deelnemen): adviserende werkzaamheden en contacten met openbare instanties bedoeld om een cliënt of cliënte beter te informeren over een algemene rechtstoestand, over zijn of haar specifieke rechtspositie, of te adviseren over de vraag of bepaalde juridische of administratieve stappen al dan niet passend zijn of naar geldend recht zijn toegestaan; advies aan een cliënt of cliënte om hem of haar te helpen ervoor te zorgen dat zij bij hun activiteiten het recht naleven; vertegenwoordiging in het kader van een verzoenings- of bemiddelingsprocedure die is gericht op het voorkomen van voorlegging van een geschil aan een rechterlijke of administratieve instantie. Dit geldt voor alle bedrijfssectoren in de Europese Unie, en beperkt zich niet tot bepaalde specifieke procedures (mededinging). Activiteiten die een onderneming en haar adviseurs verrichten als betrokken partij bij een specifieke juridische of administratieve zaak die rechtstreeks verband houden met die zaak en die niet gericht zijn op wijziging van het bestaande juridische kader, vallen niet onder het toepassingsgebied van het register.

b)    activiteiten van de sociale partners als deelnemers aan de sociale dialoog (vakbonden, werkgeversverenigingen, enz.) bij het vervullen van de hun bij de Verdragen toegewezen taken. Dit is van overeenkomstige toepassing voor iedere entiteit die krachtens de Verdragen een institutionele rol heeft;

c)    activiteiten als antwoord op een direct en persoonlijk verzoek van een EU-instelling of lid van het Europees Parlement, zoals incidentele of regelmatige verzoeken om feitelijke informatie, data of expertise, en/of persoonlijke uitnodigingen voor openbare hoorzittingen of voor deelname aan de werkzaamheden van raadgevende comités of vergelijkbare fora.

Bijzondere bepalingen

11.     De kerken en religieuze gemeenschappen vallen niet onder het register. Van de vertegenwoordigende instanties of juridische lichamen, kantoren en netwerken bedoeld om hen bij contacten met de EU-instellingen te vertegenwoordigen, alsmede hun verenigingen wordt evenwel verwacht dat zij zich in het register inschrijven.

12.     De politieke partijen vallen niet onder het register. Van de door de politieke partijen opgerichte of ondersteunde organisaties die zich bezighouden met activiteiten die onder het toepassingsgebied van het register vallen, worden evenwel verwacht dat zij zich in register inschrijven.

13.     De plaatselijke, regionale en gemeentelijke autoriteiten vallen niet onder het register. Van de vertegenwoordigende instanties of juridische lichamen, kantoren en netwerken van deze autoriteiten, bedoeld om hen bij contacten met de EU-instellingen te vertegenwoordigen, alsmede hun verenigingen, wordt evenwel verwacht dat zij zich in het register inschrijven.

14.     Van netwerken, platformen of andere vormen van collectieve activiteit zonder juridische status of rechtspersoonlijkheid, maar die feitelijk een georganiseerde invloed uitoefenen en zich bezighouden met activiteiten die onder het toepassingsgebied van het register vallen, wordt verwacht dat zij zich in het register inschrijven. De leden ervan dienen in deze gevallen één van hen aan te wijzen als contactpersoon voor de contacten met de administratie van het register.

15.     Voor de financiële verklaring in het register, moeten de activiteiten in aanmerking worden genomen die zijn gericht op alle EU-instellingen, -agentschappen en -organen, en hun leden en ambtenaren en andere personeelsleden. Deze activiteiten omvatten ook activiteiten die gericht zijn op de organen van de lidstaten die op EU niveau betrokken zijn bij de besluitvorming van de EU.

16.     De Europese netwerken, federaties van organisaties, verenigingen of platformen worden aangemoedigd gemeenschappelijke, transparante richtsnoeren voor hun leden op te stellen, waarin de activiteiten worden vastgesteld die onder het toepassingsgebied van het register vallen. Van hen wordt verwacht dat zij deze richtsnoeren openbaar maken.

V.     Toepasselijke regels voor de inschrijvers

17.     Door de inschrijving geldt voor de betrokken organisaties en personen het volgende

-    zij stemmen ermee in, dat de door hen verstrekte en in het register op te nemen informatie openbaar is;

-    zij stemmen ermee in, te handelen in overeenstemming met de gedragscode, en indien nodig, de tekst te verstrekken van de beroepsgedragscode waaraan zij gebonden zijn;

-    zij garanderen, dat de verstrekte en in het register op te nemen informatie juist is;

-    zij aanvaarden, dat klachten tegen hen zullen worden behandeld op grond van de bepalingen in de gedragscode die het register ondersteunt;

-    zij stemmen ermee in, onderworpen te zijn aan maatregelen die moeten worden toegepast bij niet-naleving van de gedragscode en erkennen dat bij niet-nakoming van de in de gedragscode neergelegde bepalingen de in bijlage 4 vastgestelde maatregelen jegens hen kunnen worden toegepast;

-    zij nemen kennis van het feit dat partijen, op verzoek en met inachtneming van Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie (6), de briefwisseling en andere documenten met betrekking tot de activiteiten van de inschrijvers openbaar moeten maken.

VI.     Maatregelen in geval van niet-naleving van de gedragscode

18.     De niet-naleving van de gedragscode door de inschrijvers of hun vertegenwoordigers kan, na een onderzoek waarbij het evenredigheidsbeginsel en het recht van verdediging naar behoren in acht zijn genomen, leiden tot het nemen van de in bijlage 4 neergelegde maatregelen, zoals schorsing of schrapping uit het register en, in voorkomend geval, tot intrekking van de aan de betrokken persoon of diens organisatie uitgereikte toegangspasjes voor het Europees Parlement. Het besluit om deze maatregelen toe te passen kan op de website van het register worden gepubliceerd.

19.     Eenieder kan, overeenkomstig de in bijlage 4 neergelegde procedure, een met concrete feiten ondersteunde klacht indienen over vermeende niet-naleving van de gedragscode.

VII.     Uitvoering

20.     De Secretarissen-generaal van het Europees Parlement en de Europese Commissie dragen zorg voor het toezicht op het systeem en de belangrijkste operationele aspecten en nemen in onderlinge overeenstemming de nodige maatregelen voor de uitvoering van dit akkoord.

21.     Voor de uitvoering van het systeem voeren de diensten van het Europees Parlement en de Europese Commissie een onderlinge operationele structuur in genaamd "Gezamenlijk secretariaat van het Transparantieregister". Dit wordt overeenkomstig een regeling tussen de bevoegde diensten samengesteld uit ambtenaren van het Europees Parlement en de Europese Commissie. Het Gezamenlijke secretariaat van het Transparantieregister wordt gecoördineerd door een afdelingshoofd binnen het secretariaat-generaal van de Europese Commissie. Het heeft onder meer tot taak maatregelen uit te voeren die bijdragen tot de kwaliteit van de inhoud van het register.

22.     De afgifte van en de controle op toegangspasjes voor de gebouwen van het Europees Parlement met een lange geldigheidsduur blijven toekomen aan die instelling. Deze pasjes worden slechts afgegeven aan personen die optreden namens of werken voor organisaties die onder het toepassingsgebied van het register vallen wanneer deze organisaties of personen zich in het register hebben ingeschreven. De inschrijving geeft echter geen automatisch recht op een pasje.

23.     Hoewel het systeem gezamenlijk wordt beheerd, blijven de partijen vrij het register onafhankelijk voor hun eigen doeleinden te gebruiken, waaronder het geven van stimulansen, zoals het verstrekken van informatie aan de inschrijvers bij openbare raadplegingen of bij het organiseren van evenementen.

24.     Partijen organiseren passende projecten voor opleiding en interne communicatie om bij de leden en het personeel de bewustwording inzake het register en de klachtenprocedure te verhogen.

25.     Partijen nemen passende externe maatregelen ter verhoging van de bewustwording inzake het register en ter bevordering van het gebruik ervan.

26.     Een aantal uit de databank van het register afkomstige basisstatistieken wordt regelmatig op de Europa-website gepubliceerd en via een gebruikersvriendelijke zoekmachine toegankelijk gemaakt. De openbare inhoud van deze databank is op verzoek toegankelijk in een door een elektronische machine leesbare vorm.

27.     De Secretarissen-generaal van het Europees Parlement en de Europese Commissie dienen, na overleg met de belanghebbenden, een jaarverslag over de werking van het register in bij de verantwoordelijke ondervoorzitters van het Europees Parlement respectievelijk vicevoorzitters van de Europese Commissie.

VIII.     Betrokkenheid van andere instellingen en organen

28.     De Europese Raad en de Raad worden uitgenodigd zich bij het register aan te sluiten. De andere EU-instellingen, -organen en -agentschappen worden aangemoedigd het systeem te gebruiken als referentie-instrument voor hun eigen interactie met organisaties en als zelfstandige werkzame personen die betrokken zijn bij het maken en het uitvoeren van het EU-beleid.

IX.     Slotbepalingen

29.     De overgang van de bestaande registers van partijen naar het nieuwe gemeenschappelijke register vindt plaats gedurende een overgangsperiode van twaalf maanden vanaf de datum waarop het register in werking treedt. De organisaties en personen die thans in een van beide bestaande systemen zijn geregistreerd, worden uitgenodigd hun inschrijving te hernieuwen in het gemeenschappelijke systeem.

Wanneer het gemeenschappelijke register in werking is getreden:

-    kunnen de inschrijvers hun bestaande registratie op iedere gewenste datum wijzigen in een inschrijving in het gemeenschappelijke register, doch niet later dan de dag van hernieuwing van hun inschrijving bij de Europese Commissie of, wanneer zij uitsluitend zijn ingeschreven bij het Europees Parlement, aan het einde van een periode van twaalf maanden na de inwerkingtreding van het register;

-    is elke nieuwe inschrijving of bijwerking van bestaande gegevens uitsluitend mogelijk door middel van het gemeenschappelijke register.

30.     Het gemeenschappelijke register wordt uiterlijk twee jaar na zijn inwerkingtreding herbezien

Bijlage 1 :    Transparantieregister – Organisaties en als zelfstandige werkzame personen die betrokken zijn bij het maken en het uitvoeren van het EU-beleid

Afdeling I - Professionele adviesbureaus/advocatenkantoren/als zelfstandige werkzame raadgevers

-    Onderafdeling: Professionele adviesbureaus

    Bijzonderheden/opmerkingen: Ondernemingen die op contractbasis lobbyen of zich bezighouden met belangenbehartiging, overheidszaken of betrekkingen met de overheid.

-    Onderafdeling: Advocatenkantoren

    Bijzonderheden/opmerkingen: Advocatenkantoren die op contractbasis lobbyen of zich bezighouden met belangenbehartiging, overheidszaken of betrekkingen met de overheid.

-    Onderafdeling: Als zelfstandige werkzame raadgevers

    Bijzonderheden/opmerkingen: Als zelfstandige werkzame raadgevers of advocaten die op contractbasis lobbyen of zich bezighouden met belangenbehartiging, overheidszaken of betrekkingen met de overheid.

Afdeling II - In huis- lobbyisten en bedrijfs-/beroepsverenigingen.

-    Onderafdeling: Ondernemingen en groepen ondernemingen

    Bijzonderheden/opmerkingen: Ondernemingen of groepen ondernemingen (met of zonder rechtspersoonlijkheid) die zich, voor eigen rekening, bezighouden met in huis-acitiviteiten als lobbying, belangenbehartiging, overheidszaken of betrekkingen met de overheid.

-    Onderafdeling: Bedrijfs-, branche- en beroepsverenigingen

-    Onderafdeling: Vakbonden

-    Onderafdeling: Overige soortgelijke organisaties

___________________________________________________________________

Afdeling III - Niet-gouvernementele organisaties

-    Onderafdeling: niet-gouvernementele organisaties, platformen en netwerken e.d.

    Bijzonderheden/opmerkingen: Organisaties zonder winstoogmerk, met of zonder rechtspersoonlijkheid, onafhankelijk van de overheid, politieke partijen of commerciële organisaties. Met inbegrip van stichtingen, liefdadigheidsorganisaties, enz.

Afdeling IV - Denktanks, universitaire en onderzoeksinstellingen

-    Onderafdeling: Denktanks en onderzoeksinstellingen

    Bijzonderheden/opmerkingen: Gespecialiseerde denktanks en onderzoeksinstellingen op het gebied van de activiteiten en het beleid van de Europese Unie.

-    Onderafdeling: Universitaire instellingen

    Bijzonderheden/opmerkingen: Instellingen met als hoofddoel onderwijs, die zich tevens bezighouden met de activiteiten en het beleid van de Europese Unie.

Afdeling V - Organisaties die kerken of religieuze gemeenschappen vertegenwoordigen (NB: Kerken zelf vallen niet onder het register)

-    Onderafdeling: Organisaties die kerken of religieuze gemeenschappen vertegenwoordigen

    Bijzonderheden/opmerkingen: Rechtspersonen, kantoren of netwerken die zijn opgezet met het oog op representatiewerkzaamheden

Afdeling VI - Vertegenwoordigende organisaties van plaatselijke, gewestelijke en gemeentelijke autoriteiten, andere openbare of gemengde entiteiten, enz. (NB: Overheidsinstanties zelf vallen niet onder het register)

-    Onderafdeling: Plaatselijke, gewestelijke en gemeentelijke autoriteiten (op subnationaal niveau)

    Bijzonderheden/opmerkingen: Rechtspersonen, vertegenwoordigingen, verenigingen of netwerken, opgezet om plaatselijke, gewestelijke en gemeentelijke autoriteiten te vertegenwoordigen (op subnationaal niveau)

-    Onderafdeling: Andere openbare of gemengde entiteiten, enz.

    Bijzonderheden/opmerkingen: Omvat andere organisaties met een openbare of gemengde (publiek/private) status.

Bijlage 2 :    Door de inschrijvers te verstrekken informatie

I. ALGEMENE EN BASISGEGEVENS

-    Naam/namen, adres, telefoon, e-mailadres, website van de organisatie.

-    a) De identiteit van de voor de organisatie juridisch verantwoordelijke persoon, alsmede b) de naam van de directeur of leidinggevende vennoot van de organisatie, of, indien van toepassing, het belangrijkste aanspreekpunt voor de activiteiten die onder het register vallen; namen van personen voor wie een toegangspasje voor de gebouwen van het EP wordt gevraagd; (7)

-    Aantal personen (leden, personeel, enz.) die zich bezighouden met activiteiten die onder het toepassingsgebied van het register vallen.

-    Doelstellingen/taken – interessegebied – activiteiten – landen waar men actief is – lidmaatschap van netwerken - algemene informatie die onder het register valt.

-    Indien van toepassing: Aantal leden (personen of organisaties).

II. SPECIFIEKE INFORMATIE

A. ACTIVITEIT

Belangrijkste wetgevingsvoorstellen waarop het afgelopen jaar activiteiten van de inschrijver, die onder het transparantieregister vallen van toepassing waren

B. FINANCIËLE INFORMATIE

Alle verstrekte financiële gegevens dienen een volledig jaar te omvatten en dienen betrekking te hebben op het meest recente afgesloten boekjaar, gerekend vanaf de datum van inschrijving of verlenging.

Dubbeltelling wordt niet uitgesloten: Het feit dat professionele adviesbureaus en advocatenkantoren ten aanzien van hun cliënten een financiële verklaring opstellen (lijst en schema) ontslaat deze cliënten niet van de verplichting deze contractuele activiteiten ook zelf in hun eigen verklaring op te nemen. Dit voorkomt onderschatting van hun aangegeven financiële inspanningen.

-    Professionele adviesbureaus/ advocatenkantoren/als zelfstandige werkzame raadgevers (Afdeling I van bijlage 1): Nadere gegevens dienen te worden verstrekt over de omzet die kan worden toegerekend aan de activiteiten die onder het register vallen, alsmede over het relatieve gewicht van hun klanten overeenkomstig onderstaand schema:

    Omzet in EUR: 0 – 499 999 – Omvang van de schijf in EUR 50 000

    Omzet in EUR: 500 000 – 1 000 000 – Omvang van de schijf in EUR: 100 000

    Omzet in EUR > 1 000 000 – Omvang van de schijf in EUR: 250 000.

-    In huis- lobbyisten en bedrijfs-/beroepsverenigingen (Afdeling II van bijlage 2)

-    Niet-gouvernementele organisaties, denktanks, universitaire en onderzoeksinstellingen – Organisaties die kerken of religieuze gemeenschappen vertegenwoordigen– Vertegenwoordigende organisaties van plaatselijke, gewestelijke en gemeentelijke autoriteiten, andere publieke of gemengde entiteiten, enz (Afdelingen III, IV, V en VI van bijlage 1): De totale begroting moet worden aangegeven, met een verdeling over de belangrijkste financieringsbronnen

Ter aanvulling voor alle inschrijvers: bedrag en bronnen van de financiële middelen afkomstig van de EU-instellingen in het meest recente afgesloten boekjaar, vanaf de datum van inschrijving of verlenging.

Bijlage 3 :    Gedragscode

In het kader van hun betrekkingen met de EU-instellingen en hun leden, ambtenaren en ander personeelsleden nemen degenen die in het register zijn ingeschreven, de volgende regels in acht:

a)    zij geven te allen tijde hun naam op en die van de instantie en instanties waarvoor zij werken of die zij vertegenwoordigen; zij geven op welke belangen, doelstellingen en behartigde doelstellingen, en indien van toepassing welke cliënten of leden, zij vertegenwoordigen;

b)    zij onthouden zich van oneerlijke handelingen, van het uitoefenen van ongepaste druk of ongepast gedrag om informatie of een beslissing te verkrijgen of pogingen daartoe;

c)    zij beroepen zich in hun betrekkingen met derden niet op enigerlei officiële relatie met de EU of een van haar instellingen en geven geen verkeerd beeld van de gevolgen van inschrijving om zo derden en/of ambtenaren of ander personeel van de EU te misleiden;

d)    zij zorgen ervoor, dat naar hun beste weten, de gegevens die zij bij de inschrijving en vervolgens in het kader van de onder het register vallende activiteiten verstrekken, volledig, actueel en niet misleidend zijn;

e)    zij verkopen geen kopieën van documenten aan derden die zijn verkregen van enige EU-instelling;

f)    zij zetten leden van de EU-instellingen, ambtenaren of andere personeelsleden van de EU, dan wel medewerkers of stagiairs van die leden er niet toe aan inbreuk te plegen op de voor hen geldende gedragsregels en -normen;

g)    wanneer zij voormalige ambtenaren of andere personeelsleden van de EU, of medewerkers of stagiairs van leden van de EU-instellingen in dienst hebben, respecteren zij de verplichting van deze werknemers om zich te houden aan de voor hen geldende regels en vertrouwelijkheidsvereisten;

h)    zij leven alle regels met betrekking tot de rechten en verantwoordelijkheden van oud-leden van het Europees Parlement en de Europese Commissie na;

i)    zij informeren iedere partij die zij vertegenwoordigen over hun verplichtingen jegens de instellingen van de EU;

Personen die instanties vertegenwoordigen of voor instanties werkzaam zijn die zich bij het Europees Parlement hebben ingeschreven om een persoonlijk, niet-overdraagbaar toegangspasje voor de gebouwen van het Europees Parlement te verkrijgen, nemen de volgende regels in acht:

j)    zij houden zich strikt aan artikel 9 en bijlage X, alsmede aan artikel 2, tweede alinea (8), van bijlage I van het Reglement van het Europees Parlement;

k)    zij vergewissen zich ervan, dat van elke assistentie die wordt verstrekt in het kader van artikel 2 (9) van bijlage I van het Reglement van het Europees Parlement, opgave wordt gedaan in het desbetreffende register;

l)    ter voorkoming van mogelijke belangenconflicten, zorgen zij voor voorafgaande toestemming van het betrokken lid of de betrokken leden van het Europees Parlement voor elke contractuele verbintenis met of indienstneming van een medewerker van een lid en doen hiervan opgave in het register.

BIJLAGE 4 :     Procedure voor het onderzoek en de behandeling van klachten

Fase 1: Indiening van een klacht

1.     Klachten kunnen worden ingediend op de website van het gemeenschappelijke register door een standaardformulier in te vullen. Dat formulier bevat informatie over de inschrijver op wie de klacht betrekking heeft, de naam en contactgegevens van de klager, bijzonderheden over de klacht, waaronder, in beginsel, documenten of ander bewijsmateriaal ter ondersteuning van de klacht. Anonieme klachten worden niet behandeld.

2.     De klager geeft aan welke bepaling of bepalingen van de gedragscode naar zijn mening is of zijn geschonden. Klachten met betrekking tot in het register opgenomen informatie worden behandeld als een beweerde schending van punt d) van de gedragscode (10).

3.     De klager verstrekt in beginsel documenten en/of ander bewijsmateriaal ter staving van zijn klacht.

Fase 2: Beslissing over de ontvankelijkheid

4.     Het Gezamenlijke secretariaat van het Transparantieregister

a)    onderzoekt, of de klacht door voldoende bewijsmateriaal wordt gestaafd, zoals documenten, andere schriftelijke stukken of persoonlijke verklaringen; om ontvankelijk te zijn moet dit bewijsmateriaal in beginsel afkomstig zijn van de organisatie waartegen de klacht zich richt of van een derde partij.

b)    beslist op de grondslag van dit onderzoek over de ontvankelijkheid van de klacht;

c)    registreert de klacht, indien het deze ontvankelijk acht, en stelt de termijn (20 werkdagen) vast voor de beslissing over de gegrondheid van de klacht.

5.     Wanneer de klacht niet-ontvankelijk wordt verklaard, wordt de klager hierover per brief ingelicht, onder opgave van de redenen voor deze beslissing. Wanneer de klacht ontvankelijk wordt geacht, volgt een onderzoek overeenkomstig de hieronder uiteengezette procedure.

Fase 3: Onderzoek

6.     Na registratie van de klacht stelt het Gezamenlijke secretariaat van het Transparantieregister de inschrijver in het register tegen wie een klacht is ingediend schriftelijk in kennis van deze klacht en de inhoud daarvan en nodigt het de inschrijver uit, binnen tien werkdagen uitleg, argumenten of andere elementen ter verdediging over te leggen.

7.     Alle tijdens het onderzoek verzamelde informatie wordt door het Gezamenlijke secretariaat van het Transparantieregister onderzocht.

8.     Het Gezamenlijke secretariaat van het Transparantieregister kan beslissen de inschrijver tegen wie een klacht is ingediend of de klager te horen.

Fase 4: Beslissing over de klacht

9.     Wanneer na onderzoek wordt vastgesteld dat de klacht ongegrond is, stelt het Gezamenlijke secretariaat van het Transparantieregister beide partijen van deze beslissing in kennis. Wanneer de klacht gegrond wordt verklaard, kan de inschrijving tijdelijk worden geschorst, in afwachting van maatregelen ter opheffing van het probleem (zie de punten 10 tot 14 hieronder) of kunnen de inschrijver maatregelen worden opgelegd, variërend van langdurige schorsing van de inschrijving tot schrapping uit het register en, in voorkomend geval, tot intrekking van de toegangspasjes voor het Europees Parlement (zie fase 6 en 7 hieronder).

Fase 5: Maatregelen in geval van niet-naleving van de gedragscode

10.     Bij niet-naleving van de gedragscode kunnen maatregelen worden opgelegd, variërend van tijdelijke schorsing van de inschrijving tot schrapping uit het register (zie schema hieronder).

11.     Wanneer wordt vastgesteld dat het register foutieve of onvolledige informatie bevat, wordt de inschrijver uitgenodigd, die binnen acht weken te corrigeren. Gedurende die periode wordt de inschrijving van de inschrijver geschorst. Eventuele toegangspasjes voor het EP worden tijdens deze schorsingsperiode niet ingetrokken.

12.     Wanneer de inschrijver de gegevens binnen de in punt 11 genoemde termijn van acht weken corrigeert, wordt zijn inschrijving gereactiveerd. Gaat de organisatie binnen de in punt 11 genoemde termijn van acht weken hiertoe niet over, dan kan een maatregel worden opgelegd.

13.     De schorsingsperiode kan worden verlengd, indien de inschrijver om uitstel verzoekt om de informatie overeenkomstig punt 11 te corrigeren, en voor dit uitstel voldoende redenen aanvoert.

14.     Bij niet-naleving van de gedragscode om andere redenen, wordt de inschrijving van de betrokken inschrijver gedurende acht weken geschorst. In deze periode nemen het Europees Parlement en de Europese Commissie het uiteindelijke besluit over het al dan niet opleggen van een of meer maatregelen.

15.     Het besluit een entiteit uit het register te schrappen, omvat tevens het verbod op een toekomstige inschrijving van deze entiteit binnen een periode van één of twee jaar.

Fase 6: Besluit over de toe te passen maatregel

16.     De bevoegde diensten van het Europees Parlement en de Commissie stellen gezamenlijk een ontwerpbesluit betreffende de op te leggen maatregel op, dat vervolgens voor een definitief besluit wordt toegezonden aan de secretarissen-generaal van die instellingen. De verantwoordelijke ondervoorzitters van het Europees Parlement respectievelijk vicevoorzitters van de Europese Commissie worden daarvan in kennis gesteld.

17.     Het Gezamenlijke secretariaat van het Transparantieregister stelt beide partijen (de klager en de inschrijver tegen wie de klacht is gericht) onverwijld in kennis van de maatregel waartoe is besloten en voert deze uit.

Fase 7: Intrekking (indien van toepassing) van het toegangspasje voor het Europees Parlement

18.     Wanneer een besluit inzake de schrapping uit het register intrekking van een of meer toegangspasjes voor het Europees Parlement tot gevolg heeft, dan zendt de secretaris-generaal van het Europees Parlement het besluit toe aan de verantwoordelijke quaestor, die wordt verzocht zijn toestemming te geven voor de intrekking van alle toegangspasjes voor het Europees Parlement die de desbetreffende organisatie of persoon in bezit heeft.

19.     De inschrijver wordt verzocht, alle of enkele toegangspasjes voor het Europees Parlement die hij in bezit heeft, binnen 15 dagen terug te geven.

Schema van mogelijke maatregelen in geval van niet-naleving van de gedragscode

Aard van de niet-naleving 1: Onopzettelijke niet-naleving die onverwijld wordt hersteld

    Maatregel: Schriftelijke kennisgeving waarin de feiten worden erkend en gecorrigeerd

    Opname van de maatregel in het register: Nee

    Toegangspasje EP ingetrokken: Nee

Aard van de niet-naleving 2: Opzettelijke niet-naleving van de gedragscode waarbij gedragswijziging of correctie van gegevens in het register binnen de vastgestelde termijn noodzakelijk is

    Maatregel: Tijdelijke schorsing gedurende maximaal zes maanden, of totdat de gevraagde correctie is uitgevoerd binnen de daarvoor gestelde termijn

    Opname van de maatregel in het register: Ja, gedurende de schorsingsperiode

    Toegangspasje EP ingetrokken: Nee

Aard van de niet-naleving 3: Blijvende niet-naleving van de gedragscode (geen gedragswijziging/achterwege blijven van correctie van gegevens binnen de gestelde termijn)

    Maatregel: Schrapping uit het register gedurende één jaar

    Opname van de maatregel in het register: Ja

    Toegangspasje EP ingetrokken: Ja

Aard van de niet-naleving 4: Ernstige, opzettelijke niet-naleving van de gedragscode

    Maatregel: Schrapping uit het register gedurende twee jaar

    Opname van de maatregel in het register: Ja

    Toegangspasje EP ingetrokken: Ja